إن وضع
واعتماد المواد القياسية التي يمكن استخدامها كمرجعية لعمليات الاقتراع أمر مطلوب
لأداء عدد من الوظائف، منها:
·
ترجمة أطر العمل القانونية والتنظيمية لعمليات
الاقتراع لعبارات سهلة مفهومة،
·
إيجاز إجراءات قياسية وممارسات صالحة لنشاطات
عمليات الاقتراع،
·
قاعدة مضمونة ودقيقة يمكن لكادر عمليات الاقتراع
أن يؤمنوا من خلالها خدمات للناخبين،
·
قاعدة لتدريب كادر عمليات اقتراع،
·
قاعدة رصد يمكن حسبها تفقد حجم، توقيت، ونوعية
تنفيذ المهام المطلوبة،
·
مخزن معلومات مشتركة حول عمليات الاقتراع،
·
سجل شفاف للطرق التي تقدم فيها هيئة إدارة
الانتخابات خدمات اقتراع للعامة.
ينتج
عن اعتماد مواد قياسية/مرجعية دقيقة وموضوعة بشكل جيد، وتوفيرها لجميع العاملين بحيث
تركز على مهامهم المخصصة، ينتج عنها خدمة أفضل للناخبين. إذ يمكن لكادر الاقتراع
أن يكون واثقا أن لديه إرشادات صحيحة لجميع النشاطات إذا تم تزويدهم بمواد جيدة.
يمكن للناخبين بدورهم أن يكونوا واثقين أنه تتم
معاملتهم بطريقة منصفة وفقا للإجراءات والممارسات النظامية.
المواد
المرجعية المزودة من قبل هيئة إدارة الانتخابات لمشاركين آخرين في الانتخابات، على
سبيل المثال، الأحزاب أو المرشحين وممثليهم، المراقبين المستقلين، قوى الأمن،
ووسائل الإعلام، ستساعد في ضمان أن جميع المشاركين على إطلاع تام بأدوارهم،
حقوقهم، ومسؤولياتهم في العمليات الانتخابية.
الأدلة/الكتيبات
يفضل
استخدام الكتيبات/الأدلة الرسمية التي تحتوي على مواد مرجعية أساسية (راجع الكتيبات) للتعليمات الظرفية. فالتعليمات
الظرفية غير الرسمية أكثر عرضة للخطأ وقد تنقصها الشمولية. وينصح خلال فترة
الانتخابات بأن يبقى مدراء الانتخابات على اتصال رسمي منتظم مع كادر عمليات
الاقتراع لمراقبة:
·
التقدم الإجمالي للأعمال،
·
أي تغييرات بإجراءات أو ممارسات رُتبت سابقا (خاصة
حيث قد تنشأ تغييرات محلية)،
·
تنفيذ النشاطات المجدولة زمنيا الحالية ووشيكة
التنفيذ.
يُعد
التواصل على شكل نشرة إعلامية منتظمة خلال فترة عمليات الاقتراع ملحقا مفيدا
للمواد المرجعية الموجودة.
لوائح التفقد/قوائم الجرد
قد يتم
استكمال الكتيبات أيضا ( أو من أجل مهام أقل تعقيدا، استبدالها) بلوائح تفقد
للمهام (راجع لوائح
التفقد وبطاقات التلقين). فتبسيط الإجراءات والمهام لصيغة لوائح تفقد
يعزز من سهولة الفهم ويوفر سجل مراقبة ذاتية لإنجاز المهام. إذ أنه يمكن تدعيم المعلومات
الواردة في الكتيبات والتي تظهر شروحات عن المهام الموصوفة باستخدام مواد مرجعية
بصرية أخرى مثل أجهزة فيديو، ملصقات إعلانية، أو شرائح.
تأليف الكتيبات/الأدلة
عند
تأليف الكتيبات/الأدلة لعمليات اقتراع، يجب مراعاة المسائل الأساسية التالية:
مرونة التصميم: العمر المتوقع للدليل والجمهور المستهدف منه يحتاجان
لأن يؤخذا بعناية بعين الاعتبار. فإذا كان هناك احتمال لحدوث تعديلات لاحقة على
سبيل المثال، فمن المفضل استخدام تصميم الأوراق المفككة بحيث يمكن استبدال أي منها
بسهولة في الدليل. ويُشكل تقسيم وترتيب المواضيع ضمن الدليل أو سلسلة منها لأقسام
ملائمة لكادر معين أو مهام منفصلة أمرا فعالا.
التحقق من دقة مواصفات إطار العمل، وشمولية، ملاءمة، ومدى عملية الإجراءات
والممارسات المشروحة. يُعد القيام بمراجعات متخصصة للمواد المشمولة في الدليل
أمراً ضرورياً. فبما أن الأدلة موضوعة لاستخدام كادر العمليات الميدانية من الأفضل
معرفة ما إذا كان التصميم والتعليمات قابلة للفهم بسرعة وأن الإجراءات والممارسات
المتبناة قابلة للتطبيق وملائمة لحجم الظروف الميدانية التي قد يتم اختباراها.
من
الممارسات الجيدة أن يتم إشراك كادر العمليات الميدانية، بمن فيهم مدراء المنطقة
المحلية ومساعديهم، ومدراء وكوادر محطات الاقتراع، وكادر العد في وضع الأدلة
المتعلقة بعمليات الاقتراع. فإن لم يكن هذا ممكنا، يُنصح بإلزامية القيام بمراجعة
لمحتويات كل دليل من قبل كافة أولئك قبل الاعتماد الرسمي للدليل.
استخدام لغة بسيطة، بالإضافة لتمثيل تصويري أو رسوم بيانية وأمثلة
مناسبة متى كان بالإمكان.
توقيت التأليف والتوزيع بحيث يتم إعطاء الكادر وقتا كافيا ليطلعوا على
المحتويات قبل أن يضطروا لتطبيقها.
آليات ضبط النسخ لضمان أن التعديلات على محتويات الدليل يتم
تحضيرها، استلامها وفهمها من قبل جميع العاملين ذوي الصلة.
