Uso de material de referencia estandarizado
Se tienen que desarrollar materiales de
referencia estandarizados para la logística electoral que ayuden a:
- Traducir
términos legales y de marcos de regulación a un idioma comprensible para
todos.
- Elaborar
un compendio de procedimientos regulares y prácticas positivas dentro de
las actividades de la logística electoral;
- Tener
bases puntuales sobre las cuales el personal de mesa pueda otorgar
servicio a los electores;
- Contar
con bases para la capacitación del personal de mesa;
- Tener
bases para el monitoreo con el cual comparar tiempos, calidad y
funcionalidad de las tareas;
- Elaborar
un compendio del conocimiento sobre la logística electoral;
- Disponer
de un archivo transparente sobre la forma en que el organismo electoral
otorga servicio al público.
Contar con un material de referencia puntual,
bien presentado y enfocado a las tareas específicas de todo el personal, tendrá
como resultado un mejor servicio al elector. Cuando se ha entregado un material
de alta calidad a todo el personal, los funcionarios de mesa podrán
confiar en que tienen las guías correctas para todas realizar todas sus
actividades.
Así mismo, los electores tendrán la seguridad de
que están siendo tratados de manera equitativa y con procedimientos y prácticas
de un alto nivel.
El material de referencia otorgado por el organismo
electoral a otros participantes de las elecciones –por ejemplo, partidos
políticos o candidatos y sus representantes, observadores independientes,
fuerzas de seguridad, los medios de información- coadyuvará a garantizar que
los participantes tengan plena conciencia de sus actividades, derechos y
responsabilidades durante el proceso electoral.
Manuales
El material de referencia tiene mejor
presentación cuando viene en forma de manuales, en lugar de instrucciones
improvisadas, las cuales pueden perderse o ser mal interpretadas. Sin embargo,
a lo largo del periodo electoral, se aconseja que los administradores
electorales mantengan comunicación constante con el personal de las mesas para
monitorear:
- El
progreso de todas las actividades.
- Cualquier
cambio en los procedimientos o prácticas previamente establecidas
(particularmente cuando hay variaciones locales).
- Actividades
programadas.
Tales comunicaciones en forma de boletines
informativos constantes durante el periodo de operativos electorales, sirven
como soporte del material de referencia ya existente.
Listas de verificación
Los manuales también pueden ser sustituidos por
listas de verificación. Simplificar los procedimientos y labores en un formato
de lista de verificación, aumentará la facilidad de entendimiento y otorga una
manera de verificar si se han llevado a cabo y terminado las labores previstas.
Los mensajes en los manuales también pueden ser reforzados mediante el uso de
otros materiales de referencia visuales –tales como videos, carteles, o
transparencias- que muestren las labores descritas en los manuales.
Elaboración de los manuales
Al elaborar los manuales para la logística
electoral, se deben tomar en cuenta los siguientes temas fundamentales:
La
flexibilidad del formato. Se tiene que tomar en cuenta la durabilidad y
el sector de la población a la que se dirige el manual. Cuando se tienen que
refrendar algunas cuestiones sobre el manual, será preferible contar con un
formato tipo carpeta. La organización de la temática tratada en el manual o
serie de manuales, deberá dividirse en secciones adecuadas para el personal que
se dedica a labores concretas.
La
verificación de la exactitud de las descripciones del marco legal, la sencillez
para su comprensión, el grado de actualidad, y la facilidad para poner en
práctica los procedimientos descritos. La revisión de los materiales
incluidos en el manual por parte de expertos en la materia siempre será
necesaria. Lo más importante es que los manuales sean para uso del personal de
campo, y por lo tanto, es mejor que sean presentados de tal forma que resulten
apropiados para su uso en cualquier situación.
Lo ideal sería que el personal de campo, los
administradores locales, sus asistentes, los presidentes de mesa y los
funcionarios que llevan a cabo el conteo de votos, así como los representantes
de los electores, estuvieran involucrados en el desarrollo de los manuales para
la logística electoral. Por lo menos, debería haber una revisión del contenido
de los manuales por dicho personal y por los clientes antes de su publicación.
Siempre
que sea posible, se debe utilizar un lenguaje sencillo, así como
imágenes pictóricas o diagramas con ejemplos apropiados.
Debe
haber una compilación y distribución puntual para que el personal tenga
tiempo de familiarizarse con el contenido antes de ponerlo en práctica.
Deben
existir mecanismos de control para garantizar que los cambios al manual
sean preparados, recibidos, e incluidos por todo el personal involucrado.
