Generalidades
El uso de listas de verificación como información
de control y consulta, proporciona un formato sencillo y estandarizado, que
puede usarse como instrumento de monitoreo, siendo más fácil de consultar que
la información descriptiva que tienen los manuales voluminosos.
Las listas de verificación también ayudan a
estimular un monitoreo constante sobre la realización y finalización de
funciones. Sin embargo, estas son complemento de los manuales de
procedimientos, no un reemplazo.
Su diseño y método de producción dependerá del
contenido y del público al que se dirija. Para acciones administrativas
centrales, como el suministro de materiales, las listas de verificación pueden
ser usadas sólo por uno o dos miembros del personal, pudiendo estar
constituidas por hojas de control escritas a mano o a computadora.
Cuando las listas se usan para estandarizar las
acciones de un gran número de personal, de los presidentes de distrito
electoral, del personal de empaque de material, de los presidentes de mesas de
votación o de los oficiales de votación, es mejor que se produzcan como
apéndices o secciones integradas en sus instructivos o manuales de
procedimientos.
A continuación se citan algunos ejemplos de áreas
en las que las listas de verificación resultan útiles:
Nominaciones
Procesar las nominaciones puede ser un
procedimiento complejo, especialmente cuando se tiene que obtener información
de otras autoridades.
El uso de listas de verificación ayudará a
rastrear adecuadamente la etapa del proceso de cada nominación y proporcionará
un formato estándar de información con base en el cual se acepta o se rechaza.
Evaluación de los centros de votación
El uso de listas de verificación apoyará de
manera consistente la evaluación de lugares de votación potenciales, para
determinar si satisfacen los estándares requeridos.
Control de materiales
El uso de listas de verificación para monitorear
el estado del diseño, los pedidos, el control de calidad, el suministro y la
distribución de materiales electorales, es un instrumento de control necesario
cuando el ambiente de suministro es complejo.
El manejo de inventarios, de envíos e incluso de
ciertos registros de conciliación, en un formato simple de listas de
verificación ayuda a un desarrollo correcto de las actividades.
Supervisores de las mesas de votación
El monitoreo sobre el desempeño de las mesas
durante las horas de votación, proporcionará información sobre el progreso de
la votación, de problemas operacionales y hará advertencias sobre posibles
impugnaciones, suministrando información útil para la selección de centros y
del personal para elecciones futuras.
Cuando los supervisores llenan listas de
verificación del desempeño en sus visitas a las mesas de votación, la
información recabada se puede conservar en un formato estandarizado.
Oficiales de votación
Para los oficiales de votación, el uso de listas
de verificación es un recordatorio práctico de sus responsabilidades
específicas, así como un instrumento útil para que los presidentes de las mesas
puedan monitorear el desempeño del personal, garantizado que se hayan realizado
las acciones necesarias. Se pueden usar listas sencillas de manera eficaz para
tareas como las siguientes:
- Revisión
de material, equipo y personal previo a la apertura de la mesa de
votación;
- Acciones
necesarias para entregar papeletas de votación a los electores –diseñadas
como manteles individuales para los escritorios de los oficiales de
votación, o –cuando hay señales pegadas a las mesas que identifican las
áreas de entrega de papeletas –impresas en el reverso de estas señales;
- Procedimientos
para el cierre de la votación;
- Empaque
y conciliación de los materiales después del cierre de la votación;
Los manuales para funcionarios de casilla pueden
ser más funcionales si son diseñados como una serie de listas de verificación.
Escrutinio de votos
Las listas de verificación para el escrutinio de
las papeletas de votación, pueden ser un recordatorio útil sobre los
procedimientos de escrutinio y de los criterios para determinar la validez de
las papeletas. Algunas tareas específicas que pueden detallarse en un formato
de lista de verificación son:
- Pasos
para abrir las urnas y conciliar las papeletas de votación;
- Pasos
para revisar la admisibilidad de las papeletas en sobre, incluyendo los
votos en ausencia y por correo;
- Criterios
para determinar la validez de las papeletas;
- Empaque
de materiales después del escrutinio.
