Documentos para propósitos múltiples
Las requisiciones y los inventarios pueden prepararse de manera óptima cuando se diseñan como documentos de uso múltiple que satisfacen las siguientes necesidades:
- Requisiciones e inventarios generales sobre la cantidad total de materiales que se necesita en cada distrito electoral en el ámbito local, regional y central;
- Inventarios y provisiones individuales para cada mesa electoral (incluyendo instalaciones especiales tales como mesas móviles, centros para voto postal o centros de voto en el extranjero) y para cada oficina de administración electoral.
El uso de paquetes de material permitirá que cada mesa de votación realice los inventarios de forma eficiente.
Método
La preparación de requisiciones se lleva a cabo de manera más efectiva cuando primero se considera la cantidad de personas registradas en la lista nominal, así como un estimado de las personas que votarán, para determinar la cantidad de materiales y equipo de cada mesa, incluyéndolas después en el presupuesto general y en la requisición final.
Inventarios generales
Los inventarios generales que incluyen los requerimientos totales de material y equipo para cada mesa pueden resultar poco convenientes, particularmente si se realizan a mano.
Sin embargo, si se utilizan documentos en los que se incluyan por separado las diferentes categorías (listas nominales, formas electorales, papeletas, etc.), los inventarios y las requisiciones resultarán más sencillos y fáciles de manejar.
Función de control
Los inventarios de las mesas de votación son importantes para controlar la recepción de materiales. Todos los administradores de la mesa deberían poseer una copia del inventario de equipo y de los materiales que se recibirán, para revisar la existencia de todos los materiales de acuerdo con dicho inventario.
Como recibo para el organismo electoral, se puede utilizar una copia del inventario de la mesa, que deberá incluir las cantidades recibidas y los materiales que hicieron falta.
Producción automatizada
Se pueden realizar inventarios y listas sobre paquetes de manera efectiva y automática a partir del número de electores que asistan a sufragar, o bien a partir de las listas nominales Esto resulta conveniente cuando los suministros de la mesa de votación se distribuyen en paquetes estándar.
Con los sistemas automatizados también se pueden producir artículos adicionales como etiquetas para identificar los paquetes, así como números de identificación y etiquetas para las urnas.
