Métodos de empaque
Existen dos métodos básicos de empaquetado para la entrega de materiales:
1. Un ejercicio que consiste en "recoger y empaquetar", que se lleva a cabo cuando los materiales de diferentes mesas de votación se empacan individualmente y de acuerdo con los inventarios de cada una de ellas. Este sistema resulta adecuado cuando las mesas tienen diferentes capacidades de recepción y cuando los salarios y otros costos resultan más bajos en comparación con los costos de los materiales.
2. Un paquete estándar con cantidades uniformes de material (en una o más cajas) para entregar a las mesas. Este método resulta muy efectivo cuando la capacidad de las mesas es similar (particularmente cuando existe un mínimo o máximo número de electores que se atenderá).
Incluso cuando la capacidad de las mesas varía mucho, el suministro de varios paquetes estandarizados a las mesas más grandes, o la creación de paquetes "ordinarios" y de "reserva" es más eficiente que empacar de individualmente.
En cualquiera de estos casos, es más efectivo empaquetar un solo artículo a la vez que intentar la formación de un paquete completo, o la elaboración de un inventario de la mesa de votación antes de pasar a la siguiente. De esta manera, los materiales para las mesas pueden empaquetarse de manera progresiva conforme los proveedores los van entregando.
Además, resultará más efectivo entregar todos los artículos a la mesa de votación de una sola vez. Las entregas múltiples pueden dificultar el trabajo de los administradores de las mesas, así como aumentar los costos, además, también se incrementaría la necesidad de seguridad en la mayoría de las mesas.
Algunas medidas de seguridad adicional podrían incluir:
- Los paquetes de material electoral se pueden almacenar en cajas o bolsas que tengan la resistencia y las medidas idóneas para cada método de entrega;
- Los paquetes se podrían cubrir con sellos o cinta de seguridad que pusiera en evidencia cualquier intento por violarlos;
- Los paquetes deben etiquetarse de manera que su destino y sus contenidos queden claros.
Ubicación del empaque
Es más efectivo que las mesas de votación utilicen paquetes estandarizados de material para después colocarlos en instalaciones centrales, ya que así se evita su manejo redundante para empacarlos y transportarlos, cuestión que disminuye los errores. Cuando los paquetes de cada mesa se elaboran central o regionalmente:
- Se evita su manejo innecesario reduciendo los costos de transportación así como posibles errores.
- Se mejora el control de calidad.
Controles de empacado
Las buenas prácticas garantizan que durante el empacado se mantenga la rendición de cuentas y registros auditables en los siguientes aspectos:
- La instrumentación de un plan secuencial para el empaque;
- El marcado de los paquetes individuales o de los materiales electorales mientras se empaquetan;
- La conciliación de los materiales sobre los que se tenga que rendir cuentas después de su empacado;
- La numeración y el etiquetado de los paquetes;
- La redacción de informes en cuanto al progreso de la operación;
- La procuración de seguridad en el lugar donde se lleva a cabo el empacado.
Normas sanitarias y de seguridad
El empaquetado debe cumplir con todos los requerimientos de sanidad y seguridad que sean necesarias. Para asegurar que los materiales puedan transportarse dentro de las mesas de votación y entre éstas, ningún paquete individual debe exceder los 20 kilos de peso.
