Los materiales y el equipo necesarios para cada mesa de votación dependen de:
- El número esperado de electores;
- El rango de los servicios de votación que se proporcionen;
- El número de oficiales que estarán presentes en las mesas de votación, que a su vez dependerá de la cantidad de electores y de los procedimientos de votación que se instrumenten;
- El nivel de los servicios que se suministrarán.
Para que la distribución de materiales y del equipo entre las mesas de votación se realice de forma eficiente y barata, es importante que esté basada en una evaluación que considere las circunstancias de cada lugar.
Para que esta evaluación sea lo más eficiente y barata posible, debería instrumentarse como un proceso ascendente (en donde cada lugar identifica sus necesidades para conformar los globales), en lugar de que sea uno descendente (que crea un estimado general de todos los requerimientos para después dividirlos entre todos los lugares).
Cuando las mesas de votación se identifican con suficiente anticipación a la elección, el ejercicio de evaluación será más efectivo porque se tendrá tiempo suficiente para realizar los pedidos de material y equipo.
Conducción de la evaluación de necesidades
Existen tres fases para conducir la evaluación de necesidades:
- Determinar el equipo y los materiales necesarios para operar la mesa de forma efectiva, con base en el número esperado de electores y en el personal disponible. Cada mesa de votación debería registrar estas necesidades. Sin embargo, integrar las necesidades en el mismo registro podría ser un trabajo muy pesado en sistemas que no están automatizados. En este caso será mejor que se elaboren registros separados sobre las necesidades, ya que será más sencillo controlar el equipo, al personal y los materiales. Los materiales que se requieren en cada lugar son más fáciles de manejar cuando están en registros separados.
- Con base en las inspecciones de las instalaciones determinar los servicios y el equipo que está disponible, garantizando mediante acuerdos contractuales que estén disponibles cuando se use el lugar para la votación.
- Determinar las deficiencias que tienen los lugares y hacer los arreglos necesarios para obtener el suministro de equipo y de materiales. Cada mesa de votación debería preparar un inventario enlistando la cantidad de artículos que necesitan. Dependiendo del origen de los suministros (algunas veces los servicios adicionales de telecomunicaciones, de agua y de sanitarios, no pueden ser suministrados por el organismo electoral) podría necesitarse que los inventarios se dividan en varios programas de entrega dependiendo del proveedor y de la fecha.
Revisión de la evaluación de necesidades
Cuando los presidentes de mesa realizan la evaluación de necesidades, es conveniente que elaboren un formato para que los administradores encargados de supervisarlos revisen las necesidades que se tienen a nivel regional o central, lo que a su vez contribuirá a que se estandaricen los recursos y los servicios al tiempo que se mantiene la efectividad y se disminuye el costo.
Se puede disminuir la carga administrativa a nivel regional o central si se usan itinerarios estandarizados referentes a la cantidad esperada de electores, para que los presidentes de mesa o de distrito calculen los recursos, el personal, los materiales y los servicios necesarios, sin que exista la necesidad de que la evaluación de necesidades sea revisada.
Acuerdos con otras organizaciones
Mejorar los servicios de las mesas de votación podría demandar que el organismo electoral se coordine con otras agencias gubernamentales.
Debido a lo apresurado de los tiempos para preparar la elección, es esencial que los oficiales de alto rango del organismo electoral mantengan comunicación con ejecutivos similares del servicio externo, cuestión que garantiza la mejora de los servicios electorales.
En algunos casos, será necesario que el gobierno presione a los proveedores de servicios, especialmente cuando son monopolísticos, como es el caso de las telecomunicaciones en muchos países.
