La relación entre los organismos regionales y los locales dependerá en gran medida de las normas constitucionales o legales que rijan la organización de las elecciones. La ley puede ser prescriptiva u omisa. Si esto último ocurre, entonces las relaciones pueden estar determinadas de una manera ad-hoc, que pueden reflejar las personalidades dominantes a nivel superior o inferior.
La política partidista puede entrar en juego si existen regiones en el país dominadas por un partido o partidos opositores al que gobierna a nivel nacional. Otro factor que es fácil olvidar es la importancia de regiones que respaldan o se oponen al gobierno. Las influencias tribales en países africanos y la división geográfica recién experimentadas en Albania son ejemplos ilustrativos en este sentido.
En primer término tomaremos la relación entre el organismo electoral nacional y los organismos regionales en un contexto prescriptivo. La ley o las regulaciones fijan claramente las responsabilidades del organismo regional y será responsabilidad del organismo nacional asegurarse que las actividades de los organismos de menor jerarquía sean desarrolladas de acuerdo con la ley y, particularmente, con el calendario electoral. Puede ocurrir que exista poco involucramiento del organismo superior. También puede ser el caso que, en determinadas regiones, el organismo o comisión electoral subsidiaria no esté desempeñándose tan bien como debiera o de conformidad con el calendario establecido. Esto puede expresarse en fallas para distribuir oportunamente las papeletas o materiales electorales a los organismos locales o al conducir los programas de capacitación conforme a lo dispuesto por el organismo nacional. En estas circunstancias resulta apropiada la intervención superior.
En una situación ad-hoc, es decir, donde no existen disposiciones expresas puede ser más difícil mantener el control desde el centro, porque al no existir un calendario prescrito, el organismo regional puede seguir diciendo "nos estamos haciendo cargo" o "será cumplido". En este caso, una intervención puede resultar un poco tardía a menos que el organismo central sea capaz de distribuir recursos escasos en un momento en que deberían ser usados para otras actividades planeadas dentro del calendario electoral. Consecuentemente, aún si prevalecen arreglos ad-hoc, el organismo nacional haría bien en establecer un calendario al cual estén obligados a adherirse todos los organismos regionales. En un principio, se podrían solicitar reportes dos veces por semana, pero a medida que se aproxime la elección deberían presentarse diariamente.
La relación entre el organismo o comisión electoral a nivel local y el organismo nacional sería mínima, si no es que inexistente. Es recomendable que el canal de comunicación entre estos organismos se circunscriba a emergencias y sólo en caso de que el organismo regional sea incapaz de reaccionar. El método apropiado de comunicación ascendente para los organismos locales debería ser a través de los organismos regionales. Una vez más, el organismo regional debería establecer plazos realistas y asequibles para que los organismos locales cumplan ciertas tareas dentro del calendario electoral y, de ser necesario, debe intervenir cuando se produzcan incumplimientos.
Cuando los partidos políticos estén representados en los organismos o comisiones de menor nivel, es recomendable que cada organismo subsidiario designe a un presidente, un vicepresidente y un secretario. Estos nombramientos pueden estar prescritos en la ley, pero es bueno tener en cuanta un recordatorio. Uno de los tres, preferentemente el presidente o, en su ausencia, el vicepresidente o el secretario, deben ser señalados como los funcionarios con quienes se deben realizar todas las comunicaciones.
Bajo otro tipo de modelos, como el de mancomunidad, debe existir un individuo fácilmente identificable con la debida autoridad para tomar decisiones, ser responsable de las actividades de los organismos inferiores y actuar como el vínculo de comunicación con el nivel jerárquico inmediatamente superior. Este individuo facilitará la comunicación ascendente y descendente. No es inusual que el organismo nacional introduzca cambios en la logística de votación un día antes o incluso el mismo día de los comicios, en 1995 Sierra Leona tuvo un día extra de votación y en 1997 Albania cambio los horarios de votación. Una apropiada red de comunicaciones es esencial en estas circunstancias.
En la medida que resulte procedente, y por supuesto al inicio del proceso electoral, deben celebrarse reuniones del presidente y miembros del organismo regional con el presidente, vicepresidente y secretario del organismo local. Las reuniones deben celebrarse regularmente, una por mes de ser posible, durante el periodo de preparación y hasta la nominación de candidatos, y hasta una vez por semana desde la nominación hasta la jornada electoral. Debe tomarse en cuenta la transportación disponible y las distancias desde las oficinas regionales. En esas reuniones los representantes de los organismos locales deben reportar los avances y cualquier problema identificado. Es una buena oportunidad para que el organismo regional comunique decisiones relevantes del organismo nacional y mantenga a los representantes locales informados de otros factores que puedan afectar el desarrollo de la elección en su área de influencia.
