Un proceso complejo
La administración electoral es un proceso complejo que se ejecuta contra una escala de tiempo muy ajustada. Una consideración administrativa importante es la de realizar una visión panorámica del proceso y observar los diversos componentes y requerimientos electorales.
Es fácil hacer mucho más complejo el proceso de lo que ya es. El personal electoral, parte del cual es empleado solamente por uno o dos días a lo largo del período electoral, puede leer con detalle cada página de los instructivos que se les entregan. Muy probablemente sólo echarán un breve vistazo a las instrucciones y las dejarán a un lado, volviendo a ellas hasta el día de las elecciones cuando tengan que verificar lo que están haciendo.
Requisitos legales
Puede ocurrir que la ley electoral le imponga a la administración electoral una serie de actividades complejas, pero siempre que sea posible hay que simplificar los procedimientos - la preparación de instructivos para llevar a cabo esos procedimientos se vuelve entonces una tarea sencilla e incrementa significativamente las posibilidades de que se ejecuten conforme a las instrucciones (que reflejan lo dispuesto por la ley). El mensaje debe ser preciso y expresado en los términos más comprensibles.
Para todos - candidatos, partidos, representantes, personal y público en general- es más fácil seguir procedimientos simples. La transparencia y la seguridad también son más asequibles con procedimientos sencillos.
El modelo de una comisión electoral a nivel nacional tiene mucho que aportar cuando se trata de evitar sobre complicaciones. Es mucho mejor contar con un conjunto preciso de directrices o instrucciones de aplicación general preparadas por una comisión nacional que a numerosas comisiones u oficiales a nivel local interpretando a su modo lo que dice la ley y preparando sus propias versiones de instructivos y procedimientos.
Establecer líneas de mando cortas y simples evita la sobre complicación del proceso. Los procesos electorales son regidos por la ley, pero interpretar la ley y establecer los sistemas administrativos conducentes siempre deja un margen de discreción. La capacitación debe tener como propósito armonizar las interpretaciones legales -por ejemplo, la ley puede disponer que la votación se inicie a las 7:00 de la mañana, pero eso no significa que los funcionarios de las mesas deben llegar a esa hora.
Algunos instructivos para oficiales de mesa u otro personal electoral constan de cientos de páginas - si bien pueden describir en detalle todos y cada uno de los aspectos del proceso electoral, hay que considerar que entre más extensos sean menores serán las probabilidades de ser estudiados a profundidad.
Con frecuencia los procesos electorales son muy complejos - muchos trámites para el voto en ausencia exigen el llenado de formatos extensos, de igual forma muchos aspectos del proceso electoral requieren el llenado de formatos detallados en cada etapa de la actividad general. Las regulaciones deben ser lógicas - por ejemplo, no disponer que el elector que está facultado para emitir un voto por mandato los emita ambos en la misma mesa de votación.
Elaborar formatos sencillos, fáciles de leer y de entender
A menos que la ley haga referencia a los formatos y disponga que no pueden ser modificados, deben revisarse a fin de evitar que contengan explicaciones muy extensas y terminología jurídica - los formatos y comunicados cortos y sencillos son los más fáciles de entender. Los formatos deben ser fáciles de completar o llenar y cuando resulten especialmente importantes, el incluir un ejemplo de cómo llenarlos correctamente en el instructivo correspondiente o en el reverso del propio formato incrementa las probabilidades de que sea debidamente requisitado.
Siempre que sea posible, utilice gráficas para resaltar los procedimientos -un buen diagrama o cuadro resulta mucho más conveniente y fácil de captar que una página entera de instrucciones detalladas. Cuando se hayan introducido modificaciones al proceso electoral en curso, hay que indicarlas en los formatos y diagramas - gran parte del personal temporal que ha participado en elecciones previas asume que el proceso es igual que antes. Se anexan dos muestras - ver Poll Workers Manual - Elections Canada en las que se utilizan diagramas para ayudar en las presentaciones, la segunda indica un cambio en el proceso electoral.
Los diagramas de flujo son otra forma de explicar procedimientos muy complejos en términos simples - ver Absentee Voting Process Flow Chart - United Kingdom que constituye un buen ejemplo de un diagrama de este tipo utilizado por el personal responsable de revisar las solicitudes de voto en ausencia en ese país. El personal con poca experiencia puede captar fácilmente el procedimiento y manejar la solicitud en la forma prescrita por la ley.
Identificación de líneas de autoridad y responsabilidad
Una línea clara de administración e identificación sobre quién es responsable de cada actividad permitirá que el proceso electoral sea más fácil de comprender por todos los participantes. La existencia de estructuras transparentes es de gran ayuda para rendir cuentas claras y para garantizar que el proceso electoral sea conducido de acuerdo con la ley y que la votación misma sea secreta. La publicación de las estructuras y atribuciones del personal mostrará donde reside la responsabilidad operativa. Si, además, se difunden ampliamente los procedimientos de queja y el personal responsable de las relaciones públicas es capaz de responder rápidamente a los requerimientos de información, es muy probable que se incremente el nivel de confianza del público.
Usar Recordatorios de Asuntos Clave para el personal es otra forma de resumir instructivos demasiados largos con la esperanza de que los interesados lean el documento principal al menos una vez pero sean capaces de ir más fácilmente al documento Recordatorio de Asuntos Clave. En el Reino Unido se utiliza a menudo ese tipo de documento para sintetizar los aspectos clave del procedimiento de escrutinio - se les distribuye a todos los encargados del escrutinio de votos y resume cerca de ocho páginas de instrucciones detalladas- ver
Count Staff Reminder - United Kingdom .
Comprensión de los términos electorales
La inclusión de un glosario en los documentos electorales es una buena forma de asegurar que los participantes conozcan el significado de los distintos términos. El Manual para los Oficiales de Mesa de Sacramento incluye un glosario que se puede ver Precinct Officers Manual - USA sección 3, páginas 41 a 47. Muchos otros manuales incluyen información similar, lo que resulta altamente recomendable porque muchos de los participantes no tienen el conocimiento preciso de los términos electorales que posee el personal electoral permanente.
