Introducción
La recuperación se refiere al manejo de suministros electorales, particularmente de los materiales sensibles o valiosos, después de que haya tenido lugar el registro de electores o la votación. Esto incluye el almacenamiento, re-utilización, deshecho o destrucción de todos los materiales al final de la elección.
También debe incluir una evaluación del funcionamiento de los materiales y del éxito en su administración, con la finalidad de que las lecciones aprendidas puedan aplicarse en los futuros proyectos de suministro de materiales.
Disposiciones legales
La ley electoral o la autoridad electoral determinarán los procedimientos para el manejo de materiales sensibles después de la votación. Las disposiciones legales o los procedimientos electorales que influyen sobre los volúmenes de material, la logística para su manejo después de la elección y los requisitos del almacenamiento incluyen:
- Dónde y por cúanto tiempo deben de almacenarse las listas de registro y documentación electoral;
- dónde se realizará el escrutinio;
- cómo se van a separar o almacenar las papeletas escrutadas y por cuánto tiempo;
- el uso o deshecho final de las urnas.
Materiales sensibles
La seguridad y el almacenamiento seguro son cuestiones críticas para la recuperación de materiales sensibles después de concluido el procedimiento de registro o emisión del voto. Las listas de registro, urnas y papeletas (marcadas, estropeadas, rechazadas y sin utilizar) son materiales importantes para los cuales deben fijarse disposiciones especiales en esta fase. La seguridad de estos materiales requiere el suministro oportuno de sellos y cintas de seguridad, sobres a prueba de manipulación adicionales, así como el almacenamiento seguro en todas las fases, incluyendo:
- su resguardo a nivel de mesas de registro o votación después de su cierre y hasta que los materiales sensibles han sido transportados a otro nivel;
- a nivel de los sitios de votación o regional, hasta que haya finalizado el escrutinio, el resultado de la votación haya sido tabulado, el periodo para presentar impugnaciones haya expirado y se hayan declarado los resultados de la elección;
- a nivel central, hasta que los materiales sensibles hayan sido destruidos, de acuerdo con las disposiciones legales aplicables.
Es vital que el sistema de rastreo de materiales, que inició en la fase de la distribución, funcione efectivamente durante la fase de la recuperación. La ubicación y transportación de materiales sensibles, así como cualquier acceso a ellos, debe de registrarse con precisión hasta su deshecho o destrucción final.
Materiales no sensibles y suministros en general
A nivel regional y de los sitios de votación, debe ser muy clara la responsabilidad de los oficiales electorales en la recuperación de los materiales no sensibles y otros suministros en general. En la capacitación a oficiales electorales y los instructivos suministrados en los paquetes de material se debe incluir un sistema de inventario de materiales muy simple así como indicaciones para su recuperación, incluyendo instructivos para el empaquetado de envío y devolución de algunos artículos y sugerencias para el deshecho local de algunos otros. Pueden establecerse incentivos o penalidades para garantizar la debida devolución de materiales valiosos.
Los materiales no sensibles, incluyendo las mamparas y los suministros generales durables (como engrapadoras o linternas), pueden recuperarse para volver a utilizarse en elecciones futuras. Durante la adquisición, la selección de materiales más durables, reutilizables y, en general, de materiales más costosos debe tomar en cuenta los costos de recuperación y almacenamiento a nivel central o regional. Otros suministros generales de oficina pueden recuperarse para uso futuro.
Para completar un proyecto ordenado de suministro de material electoral, se deben incluir sugerencias al nivel del sitio de votación respecto al deshecho de materiales ya utilizados que ya no van a ser requeridos bajo formas que no afecten al medio ambiente.
Evaluación
Hay lecciones que pueden ser aprendidas de todos y cada uno de los proyectos relacionados con el suministro de materiales electorales. El éxito o fracaso de los materiales, procedimientos, capacitación y logística debe de evaluarse al final de cada proceso electoral. Resultan esenciales los aportes de los funcionarios electorales a nivel regional y de los sitios de votación. Los resultados de la evaluación no deben quedar archivados para el olvido. Deben retroalimentar a las áreas correspondientes para la planeación de procesos electorales futuros. El uso de cuestionarios bien diseñados siempre facilita el proceso de retroalimentación.
