Esta sección describe una serie de pasos que pueden ser realizados a fin de automatizar una elección de manera exitosa. En los Estados Unidos, la Comisión Federal de Elecciones ha generado una serie de reportes que incluyen guías muy detalladas para automatizar las elecciones.36
Selección del sistema
Una vez que se ha llevado a cabo un riguroso análisis de necesidades, se puede iniciar el proceso de selección. Las autoridades electorales deben determinar el tipo de sistema que quieren y cuál de los sistemas ofrecidos por las firmas comerciales se adaptan mejor a sus requerimientos.37. También deben decidir que tanto del diseño e instrumentación quieren realizar de manera interna y qué tanto obtenerlo de fuentes externas. Deben preparar una convocatoria detallada para que los proveedores concursen por los contratos para suplir el equipo, programas y servicios necesarios. Es importante que la convocatoria de licitación refleje debidamente las necesidades electorales, sin que sea tan restrictiva que prácticamente sea imposible de satisfacer.
Prueba
Ya que se ha seleccionado un sistema y el equipo y programas han sido recibidos, se les debe someter a una prueba exhaustiva. Las pruebas deben ser realizadas por el proveedor y certificados por una autoridad independiente. Las pruebas finales deben ser realizadas en presencia de todas las partes interesadas, incluidos los partidos, para asegurar la confianza de todas ellas en el sistema.
Las pruebas deben incluir a fondo de todos los programas que se vayan a utilizar, de la confiabilildad y durabilidad de los equipos y un ejercicio de simulación para verificar que se producen los resultados electorales correctos. Antes de cada elección, se deben probar los sistemas para asegurarse que han sido debidamente configurados.
Planes de contingencia
Es conveniente crear planes de contigencia para hacer frente a fallas en los sistemas debido a problemas de funcionamiento de los equipos de cómputo, interrupciones en el suministro de energía eléctrica o situaciones imprevistas. Se deben tener a mano generadores de emergencia, baterías y manuales de respaldo.
Capacitación
Todo el personal y voluntarios que van a participar en la organización de las elecciones deben ser entrenados sobre cómo operar los componentes del sistema que están bajo su responsabilidad y sobre qué hacer en casos de fallas. Además, puede ser necesaria una intensa capacitación a los electores cuando se incorpora un nuevo sistema de votación.
Si los contratos así lo estipulan, la capacitación del personal puede ser realizada por el proveedor de los equipos o programas. La capacitación impartida por los proveedores tiene la ventaja de que conocen los productos a la perfección. Sin embargo puede ser más costoso que cualquier otro método. Asimismo, dependiendo del tipo de capacitación requerida, ésta puede ser realizada por compañías especializadas, las cuales pueden ofrecer cursos en sus propias instalaciones o enviar personal al sitio que se requiera. Sin embargo, estas compañías también suelen ser costosas. Normalmente, la fórmula más económica de realizar la capacitación es pagarle al proveedor o a una compañía especializada para que capacite a un pequeño número de personal, quien luego se puede hacer cargo de capacitar al resto del personal.
