Un procedimiento de queja debe ser fácilmente accesible si se pretende cumplir con dos de los principios éticos perfilados en Principios Guía, a saber:
- La administración electoral debe ser transparente
- La administración electoral debe diseñarse para servir a los votantes
Cualquier procedimiento de queja debe diseñarse de tal forma que se asegure que sea accesible para todos los electores, de la misma manera que debe ser accesible el propio proceso electoral. Todos los segmentos de una comunidad deben ser considerados, incluso aquéllos que son ciegos, discapacitados físicos, analfabetas, viven en áreas remotas o hablan un dialecto local. Esto puede exigir mecanismos especiales como la participación de la oficina de un ombudsman para la recepción de quejas. Cada país tiene elementos de consideración especial.
Un elemento esencial en términos de accesibilidad es el relativo a la forma en que se diseña la documentación relacionada con los procedimientos de queja. En países angloparlantes, hay una organización llamada "Campaña en Inglés Simple " que busca asegurar que los formatos y panfletos plagados de jerga o vocablos inadecuados sean sustituidos con versiones fáciles de entender. Los principios en los que se basa esta campaña son aplicables a todos los idiomas.
Otro asunto importante en esta materia es el que se refiere a los costos potenciales de un procedimiento de impugnación. Las quejas pueden ir desde algo relativamente simple, como la que afecta el registro electoral de un individuo, hasta algo muy complicado, como la que puede afectar el resultado de una elección. La capacidad para financiar un caso judicial no debe ser un factor determinante para que alguien este o no en condiciones de presentar una impugnación.
Cuando sea posible, el procedimiento de queja debe ser accesible y sin costo para el quejoso. Cuando sea necesario algún costo o cargo, este debe reducirse al mínimo para no actuar como un disuasivo cuando se trata de una queja genuina. Si se requieren abogados u otros expertos técnicos y el quejoso es incapaz de cubrir sus costes, se le deben proveer con fondos públicos.
El principio de accesibilidad debe ponderarse y protegerse contra la eventualidad de que demandantes frívolos tuvieran la posibilidad, de no ser detenidos oportunamente, de turnar varias quejas y posiblemente desacreditar el proceso electoral. En el Reino Unido , una elección sólo puede impugnarse o desafiarse en las Cortes y, como mecanismo de seguridad, se exige que la persona o personas que presentan la demanda depositen una suma de dinero. Esta suma es reembolsable a discreción de la Corte, dependiendo del resultado del caso. Si se impugna una elección parlamentaria, se requiere un depósito de hasta 5,000 libras. Si se trata de una elección local, la suma puede ascender hasta a 1,500 libras.
