Hay muchas oportunidades para que el personal establezca comunicación con los representantes de los partidos políticos durante el proceso electoral. Si es necesario el registro de los partidos, debe haber información disponible sobre el procedimiento de registro para todos ellos, a efecto de que estén en condiciones de cumplir con los requisitos establecidos antes de solicitar el mismo. Al momento del registro puede haber contacto directo y se dará entonces la oportunidad de que el representante de un partido haga las preguntas necesarias acerca de la siguiente etapa, el proceso de postulación, el calendario de la elección, los arreglos de distritación, el proceso de registro de electores, la jornada electoral, los preparativos para el escrutinio de los votos y, finalmente, la tabulación y declaración de los resultados de la elección.
El proveer esta información puede no ser responsabilidad exclusiva del OE, pero en todo caso el personal debe conocer la fuente donde se puede obtener y dar las orientaciones apropiadas. El factor importante en este punto es que esa orientación debe ser consecuente con la actuación no partidista del personal. Esto es particularmente importante en democracias en desarrollo donde un partido puede haber tenido el control durante muchas décadas. La posibilidad de poner a disposición del partido gobernante una mayor cantidad de información que la destinada a los partidos opositores debe estar expresamente prohibida y se debe hacer a todo el personal responsable por sus acciones. La comunicación puede ser particularmente problemática cuando la organización del partido sea precaria. Este problema puede superarse en la forma arriba descrita y a través de la convocatoria a los partidos para celebrar reuniones periódicas.
El objetivo de estas reuniones puede ser el de compartir o actualizar la información sobre las cifras del registro electoral, fechas del calendario de la elección, arreglos de la elección o cambios en las reglas que regulan el proceso electoral, mismos que pueden efectuarse hasta un día antes de la elección o inclusive el día mismo de la jornada electoral. Siempre que se conduzcan de manera no partidaria, las reuniones pueden ser una herramienta útil para los administradores electorales. Estos pueden enterar a los partidos sobre problemas identificados y proporcionar información sobre cualquier plan de contingencia en el periodo electoral, incluido el día de la elección. Asimismo, pueden servir como un medio para subrayar la imparcialidad e independencia del OE y, consecuentemente, para reafirmar la confianza de los partidos en el proceso electoral en su conjunto.
En 1996, el OE de Bosnia sólo invitó a las reuniones a los partidos más importantes, lo que provocó quejas de los partidos más pequeños; ese mismo año, el OE de Ghana estableció un comité de asesoría interpartidista que reunió de manera regular a los representantes de partidos con los administradores electorales; en Mozambique se celebraron reuniones de coordinación con los partidos políticos tanto a nivel provincial como nacional. Lo anterior da muestra de diferentes modalidades bajo las que un OE puede comunicarse con los partidos políticos.
