Qué es la planeación operativa?
La planeación operativa consiste en establecer claramente la aplicación del plan estratégico conforme a objetivos específicos. En el caso de los administradores electorales, esta labor puede aplicarse a una parte o a la totalidad del proceso electoral. Cada procedimiento específico, ya sea registro de electores, la educación al votante, la votación o el escrutinio de votos, implica la realización de una serie de operaciones dentro de un tiempo determinado de tal forma que se cumpla con lo estipulado en la ley y regulaciones electorales.
Al igual que el plan estratégico, la planeación operativa debe ser sencilla, fácil de entender para todos los participantes y permitir que los oficiales electorales sepan que actividades deben realizar y el tiempo de que disponen para completarlas.
Experiencias de las actividades electorales previas
En ocasiones, los administradores electorales se enfrentan a la organización de elecciones con una mínima experiencia en planeación a nivel nacional. El caso de Namibia en 1989 es un ejemplo de ello. Sin embargo, en la mayoría de los casos se han realizado elecciones previas y, por lo tanto, cualquier ejercicio de planeación operativa debe tomar en cuanta las experiencias precedentes para determinar:
- ¿Qué estuvo bien?
- ¿Qué estuvo mal?
- ¿Por qué?
- ¿Cuáles fueron los costos y dónde se pueden hacer ahorros?
- ¿Qué procedimientos pueden simplificarse?
Aprender de las experiencias previas puede ahorrar mucho tiempo y dinero en la planeación de la siguiente elección.
Planes operativos
Estos pueden variar desde cronogramas bastante simples que identifican eventos importantes en el proceso electoral hasta planes complejos que señalan con gran detalle lo que tiene que suceder en fechas determinadas. Para las elecciones de Haití en 1995, se preparó un calendario global de actividades, que dividió las diversas áreas de actividad en los siguientes términos:
- Ley electoral
- Estructura / Personal
- Operaciones de las comisiones electorales nacionales, estatales y locales
- Comunicaciones
- Reclutamiento y capacitación del personal
- Seguridad
- Evaluación
- Registro de electores
- Manejo de las candidaturas
- Materiales
- Día de la votación
- Educación Cívica
- Observadores
- Recuperación de materiales y actividades post electorales
- Quejas e impugnación de resultados
Esto tiene la ventaja de asignarle un tiempo específico a cada actividad.
La preparación de una bitácora de actividades para los administradores electorales es una práctica común. La bitácora empleada en Canadá Diary Of Duties Of Returning Officer - Canada muestra, para cada una de las áreas de responsabilidad de los administradores electorales, qué actividades deben ser emprendidas, el periodo en que deben ejecutarse y las respectivas referencias en la ley o regulaciones electorales. Si este tipo de planes operativos se prepara conforme a la legislación electoral garantiza que ninguna actividad estipulada en la ley sea "omitida" por los administradores electorales.
La panorámica global del calendario electoral - ver Elections Canada Election Calendar - debe señalar las actividades fundamentales para una elección determinada. Los planes operativos también pueden identificar a los administradores o unidades electorales responsables. El plan de la OSCE para las elecciones de Bosnia/Herzegovina en 1996, Briefing Notes - United Kingdom , señala las actividades, el periodo y la unidad responsable. También tiene la ventaja de que en la página final incluye las definiciones de todos los acrónimos utilizados, por lo que resulta fácil de entender y no obliga al lector a adivinar lo que realmente se pretende.
En Ghana, la Comisión Electoral comenzó el proceso de planeación a nivel regional, para lo cual viajó a cada región para recabar información o bien recibió a los administradores de dichas regiones. No es necesario tener un plan complejo si uno simple asegura que todos los involucrados conozcan las labores y los lapsos de tiempo en que se debe realizar. Los ejemplos anteriores muestran diferentes enfoques para administrar grandes procesos electorales. El proceso de revisión que se realiza al final de la actividad electoral demostrará si el plan operativo fue exitoso. Los asuntos fundamentales de un plan son especificar la labor y el lapso para realizarla. Se pueden utilizar diagramas de ruta crítica o de barras para facilitar la comprensión del plan. Estos diagramas señalan cada paso o actividad del proceso y su duración. Asimismo identifican las actividades críticas (aquellas que deben estar terminadas antes de que pueda comenzar la siguiente), por lo que resulta sencillo determinar donde están los principales problemas y revisarlos en cada etapa para asegurarse de que se cumplan los plazos perentorios en el tiempo establecido. Recuérdese que la tarea principal es concluir la elección. El plan operativo constituye una ayuda para este proceso, no una tarea en sí misma. Los planes simples con tiempos claramente establecidos son fáciles de entender; entre más complejo sea el plan y las instrucciones, menores serán las ocasiones en que las personas se remitan a ellos.
Para un plan de acción simple en una elección, consulte el del Reino Unido, 1995 Election Action Plan - United Kingdom . En este ejemplo, se enlistan todas las tareas importantes y se precisa el personal que tiene la responsabilidad de cumplirlas. El plan señala todo lo que tiene que realizarse y cuándo tiene que estar listo.
Propiedad del plan operativo
Para ser concluido exitosamente, cualquier proceso electoral debe basarse en la capacidad y el compromiso del núcleo clave del personal electoral. La garantía de que los funcionarios y el personal clave tengan confianza y sientan como suyo el plan operativo ayudará a lograrlo. Reunir al personal clave durante el desarrollo del proceso para informarle sobre la planeación y logística generales y permitirle hacer preguntas y comentarios también ayudará a mejorar la planeación. Cuando se tengan que tomar ciertas decisiones, por ejemplo respecto a la preparación del escrutinio de votos o a la forma en que se preparará el material para la votación en ausencia, es conveniente involucrar al personal que tendrá la responsabilidad de su ejecución. En la preparación de las elecciones parlamentarias y locales del Reino Unido de mayo de 1997, muchos administradores electorales locales organizaron ese tipo de reuniones. El documento Briefing Notes - United Kingdom muestra un programa típico de tales reuniones, las cuales fueron atendidas por los principales 44 funcionarios responsables de la elección en dos distritos parlamentarios. De estos 44 funcionarios, sólo 4 pertenecían a la unidad de elecciones - el resto eran representantes de otras dependencias gubernamentales locales que colaboraban durante el periodo electoral, ya sea medio tiempo o completo. Involucrarlos desde las primeras etapas del proceso, fijar sus cargas de trabajo y el rango de sus actividades aseguró que todos ellos se sintieran comprometidos y corresponsables en la administración de la elección.
Emergencias y Problemas
El plan operativo debe contener una guía clara sobre que hacer en caso de emergencias. Las grandes catástrofes no son fáciles de prever, pero si problemas comunes, como el incendio o la alteración del orden por protestas en una mesa de votación o centro de escrutinio, deben ser considerados para que se pueda señalar claramente un procedimiento de acción en el material instructivo que se distribuya al personal. Ver Planeación Estratégica, para algunas orientaciones en la planeación contra emergencias.
Archivo de antecedentes
En algunos casos, el periodo que media entre dos elecciones nacionales puede ser de hasta siete años y se puede convocar a ellas con poca antelación. Es recomendable guardar un archivo con todas las formas, documentos e instructivos de procedimiento. Si además se anexa un resumen de los aspectos identificados en la revisión postelectoral, entonces quien sea responsable de la planeación operativa de las próximas elecciones tendrá a su alcance toda la documentación de las elecciones anteriores. Cuando hay gran rotación de personal, no es inusual encontrar que la mayoría del personal clave de una elección no esta presente cuatro o cinco años después. Si toda la información puede estar almacenada en un formato electrónico, de tal forma que pueda ser modificada para la próxima elección, la labor será más sencilla.
Para mayor información ver "po6".
