Preparación de presupuestos
La preparación anticipada de los presupuestos es esencial. Aún cuando el administrador electoral no tenga necesidad alguna de obtener aprobación externa de presupuestos o costos, la preparación de un presupuesto es necesaria para controlar costos y establecer sistemas precisos y confiables para el pago del personal y de los servicios.
En la mayoría de los casos el administrador electoral tiene que obtener aprobación para el presupuesto. Poco se hará para aumentar la confianza y participación pública en el proceso electoral si los presupuestos no se controlan adecuadamente o si se presentan embarazosos sobregastos o discrepancias. Una persona que no es capaz de llevar un registro apropiado del dinero, seguramente no será capaz de hacerlo con las papeletas de votación. El proceso electoral debe ser dividido en secciones y luego preparar el presupuesto para cada área de actividad. En aquellos lugares donde se organizan elecciones de carácter anual o periódicamente, la preparación de presupuestos no debe ser un asunto difícil o de alto perfil. Cuando se organiza un gran proceso electoral de carácter "único", la presupuestación puede consumir mucho más tiempo y ser más compleja.
La Fundación Internacional para Sistemas Electorales proporcionó apoyó en la preparación del presupuesto para las elecciones de Kenia en 1993, un extracto del reporte se adjunta en Draft Election Budget - Kenya . Este extracto muestra el grado de detalle con que se estimaron los costos, incluyendo el tiempo del personal, transportación y numerosos artículos de equipamiento.
La Comisión de Elecciones Independiente de Liberia emprendió un ejercicio similar para las elecciones de 1997. A este nivel, es pertinente la obtención de ayuda de profesionales para la elaboración de presupuestos. En todo el mundo se verifican muchos procesos electorales; encuentre un ejemplo aplicable y ahorre una gran cantidad de tiempo tratando de "reinventar la rueda".
El apoyo brindado por especialistas bien puede ser necesario para preparar estimaciones exactas. El tiempo invertido en preparar una planeación presupuestal anticipada estará más que justificado porque evitará tener que presentar solicitudes para conseguir financiamiento adicional, hecho que puede retrasar la emisión de pedidos de equipo electoral esencial.
El presupuesto de Liberia cubre un amplio rango de procedimientos electorales -incluye el registro, información, educación cívica y capacitación. Ocasionalmente, el administrador electoral puede también ser responsable de asuntos tales como el monitoreo de los medios de comunicación y la asignación de fondos para el despliegue de observadores y organismos no gubernamentales. Cuando la disponibilidad de fondos es restringida, es probable que se tengan que seleccionar las áreas de gasto discrecional. Por ejemplo, la impresión de suficientes papeletas de votación es esencial; la campaña de información al votante, aunque es muy importante, tiene que determinarse de tal manera que refleje el presupuesto disponible.
Fijación de costos
Desde el principio necesita quedar bien claro quién puede fijar los costos y determinar hasta que punto pueden ser negociables. La ley electoral puede prescribir que los oficiales de votación sean contratadas en cada demarcación electoral, pero la remuneración de sus servicios puede ser fijada localmente. En muchos casos, los oficiales de votación no reciben remuneración por sus servicios o son reclutados de otros empleos del sector público, como el servicio civil o docente. Desde el inicio del proceso presupuestal, el administrador electoral necesita estar al tanto de qué costos o cuotas están fijadas en la ley o regulaciones electorales sobre una base nacional y donde hay márgenes de discreción local.
Cuando se pueda actuar discrecionalmente, el administrador debe saber como hacerlo para encontrar las soluciones más productivas. Por ejemplo, ¿se requiere que todos los oficiales de votación estén en la mesa o sitio de votación a lo largo de toda la jornada electoral? ¿Se puede nombrar cierto personal sólo para cubrir horarios pico? ¿Puede instalarse más de una mesa de votación en un mismo edificio con objeto de reducir costos? ¿Cuál es la manera más provechosa para informar a los electores sobre la votación? ¿Es más fácil difundir avisos a mano (usando a estudiantes o esposas de empleados) que enviar estos avisos por servicio postal?
Costo de los sistemas
Usualmente, entre más complejo sea un proceso más costoso resultará. Un proceso de votación sencillo requiere de menos oficiales y de menos planeación anticipada. No hay que complicar en exceso los formatos y procedimientos. Es menos costoso realizar procedimientos sencillos y más fácil probar su transparencia
Panorama general
Pueden plantearse algunos principios generales:
- Iniciar el proceso de planeación de costos tan pronto como sea posible
- Dividir cada etapa del proceso
- Conseguir presupuestos de proveedores
- Investigar acerca de las fuentes y tarifas más competitivas
- No es necesario que el administrador electoral trate de hacerlo todo
- Utilizar toda la discrecionalidad posible para simplificar sistemas y reducir costos
- Supervisar los costos y presupuestos en todas las etapas
- Actualizar la información financiera es esencial
En general, se deben identificar discrecionalmente las áreas de gasto donde sea posible recortar el presupuesto si no se cuenta con fondos suficientes. Asimismo, se debe considerar el beneficio de inversiones importantes, tales como la automatización. Considerando que los sistemas cambian rápidamente, ¿la frecuencia del proceso electoral es suficiente para justificar altos niveles de gasto?
