Introducción
La distribución comprende la integración de los paquetes de materiales electorales, así como la entrega organizada de éstos y del equipo necesario a los sitios de registro electoral o votación. En la mayoría de los casos, los paquetes se distribuirán inicialmente a nivel regional o provincial, y en una segunda fase en los sitios de registro de votación.
Un plan de distribución, preparado con anticipación, debe detallar la logística para todas las fases de este proceso. Esta planeación a detalle incluye: el centro donde se prepararán o integrarán los paquetes con material electoral; almacenamiento y distribución; definición del sistema de rastreo para el control de los materiales, así como las vías de comunicación utilizadas para solicitar los materiales y reportar su ubicación y; las gestiones para la transportación y almacenamiento de materiales en todas las etapas de la distribución. También deben elaborarse planes de contingencia para retrasos en el transporte derivados de malas condiciones climatológicas, malas condiciones en las vías de comunicación u otros problemas potenciales de distribución.
Elaboración o integración de paquetes de materiales electorales
El método más efectivo para la distribución de suministros materiales para los sitios de registro electoral o de votación consiste en concentrar todos los suministros en una sede central y elaborar o integrar los paquetes de forma organizada para su entrega. Los suministros adquiridos en el ámbito regional pueden ser concentrados y entregados en ese mismo nivel.
A fin de facilitar el control de las adquisiciones y la elaboración de paquetes, así como de simplificar el control de inventarios en todos los niveles, se recomienda que las autoridades electorales establezcan un sistema de numeración para todos los materiales. Como es costumbre, es necesario saber en todo momento cuántos artículos fueron solicitados, cuándo fueron entregados y quién está a cargo de ellos a partir de ese momento en cada fase del proceso. También debe ser posible saber quién es responsable en cada caso.
Hay muchas ventajas en el sistema de suministro de paquetes.
- El que se concentren en un solo sitio todos los materiales facilita la inspección de los envíos y el control de calidad.
- Una sola entrega de suministros a los diferentes sitios de votación reduce los costos de transportación.
- Contar con paquetes pre-integrados y numerados simplifica su manejo y facilita el control de los materiales sensibles.
- El método de paquetes asegura la distribución uniforme de todos los suministros requeridos, facilita la capacitación y otorga métodos de empaque convenientes para el almacenamiento de los materiales en los sitios de votación, así como para la devolución de los materiales reutilizables.
Una debida planeación y supervisión en la elaboración de los paquetes asegura buenos resultados.
El paquete unitario normalmente contiene toda la gama de suministros generales y materiales sensibles requeridos en un sitio de registro o de votación para un número determinado de electores. Un juego completo puede comprender más de un paquete; para facilitar su manejo se recomienda que ningún paquete pese más de 20 kilogramos. Los materiales deben de acomodarse en cada paquete de forma apropiada y de acuerdo con los métodos utilizados para su transportación, sellarse de forma segura, ser numerados para efectos de distribución y auditoría e incluir un listado detallado de sus contenidos.
Existe la opción de empaquetar los materiales generales y los sensibles por separado - los suministros generales pueden empacarse y guardarse mientras que los materiales sensibles, como las papeletas de votación, se encuentran en proceso de producción.
Los suministros también deben incluir instructivos claros para la instalación de los locales de registro o votación; para el uso de todos los materiales, así como para empaquetar y devolver los materiales después de finalizar el registro o la votación, según corresponda. Es esencial que cada paquete cuente con una etiqueta externa donde se señale claramente su contenido. Para mayor información, consultar Tracking Form - Canada .
Los equipos de emergencia normalmente contienen los materiales adicionales que se requeririán para atender a entre 200 y 500 electores en cada mesa de registro o votación.
Para ver un ejemplo de las listas de suministros incluidos en los paquetes para los locales de registro o votación, incluyendo paquetes de emergencia, consultar
Voter Registration List - Canada and Election Kit Materials List - Canada .
Requisitos diversos
El número de paquetes electorales requerido por cada local de registro o votación variará de acuerdo al número de votantes elegibles.
Los paquetes con material electoral también pueden ser preparados con miras a atender necesidades especiales. Por ejemplo, si la votación va a llevarse a cabo durante la noche en sitios que no cuentan con electricidad, se necesitará incluir linternas así como instructivos especiales para el almacenamiento de baterías que aseguren su uso óptimo. Igualmente, si ciertos locales de votación no cuentan con cierto equipo, mesas por ejemplo, se debe incluir en el paquete una superficie de apoyo para escribir, así como mamparas para otorgar privacidad al elector.
Transporte
El movimiento oportuno de suministros es crítico y requiere de una planeación detallada para todas las fases de distribución, así como para la recuperación de materiales sensibles en particular.
La confianza del elector y la seguridad de una elección requieren que los materiales lleguen a su destino oportunamente, es decir, ni con demasiada anticipación ni tampoco muy tarde. Entre más tiempo deban permanecer almacenados los materiales o suministros a nivel regional o en los sitios de votación, mayor será el riesgo de que se generen problemas de seguridad; la confianza del electorado también se puede afectar si los suministros llegan con mucha anticipación. En contrapartida, los arribos tardíos simplemente no son ninguna alternativa en la medida que retardarán las elecciones, Un empaquetado y carga bien organizados para el traslado inicial de los paquetes a nivel regional o provincial facilitará su debido almacenamiento así como su distribución bien organizada hacia los sitios de registro o votación. Una buena organización en la elaboración de los paquetes electorales y la conformación de los cargamentos respectivos para la transportación inicial de los paquetes a niveles regionales o provinciales facilitará el control en el almacenamiento de éstos, así como la distribución ordenada de los suministros para el registro de electores o los sitios de votación.
Se debe tomar en cuenta que la información sobre los planes de transportación de los suministros debe estar disponible cuando los materiales estén siendo empaquetados a nivel central. La forma de transportación determinará los diferentes requerimientos de empaquetado y carga, tales como cubiertas impermeables para los paquetes que sean distribuidos durante la temporada de lluvias en camiones con plataforma plana, ataduras especiales para los suministros transportados por bestias o estibas especiales para carga aérea. En algunos países habrá que tener en cuenta ciertos requerimientos de carácter estacional, así como la necesidad de formular planes contingentes o alternativos de transportación ante ciertos imponderables, como rutas intransitables por ejemplo.. Los costos aumentarán dramáticamente en caso de que una falta de planeación o previsión provoque la necesidad de arrendar transportes aéreos o terrestres de último minuto.
Ubicación de suministros para contingencias
Los paquetes con suministros de contingencia no deben resguardarse a nivel central. Deben ser distribuidos a nivel regional para ser almacenados en un lugar seguro y ubicados para una entrega rápida a los locales de registro o votación, en caso de que surja la necesidad de proveer material adicional o de reemplazar el existente.
Seguridad y almacenamiento
La seguridad de los materiales sensibles y la transparencia de las elecciones dependen en gran medida de elementos de seguridad y características de empaquetado que garanticen que cualquier tentativa de alteración o manipulación se vuelvan evidentes de inmediato. El almacenamiento seguro es también importante para prevenir el robo o daño de materiales y minimizar las posibilidades de alteración o violación.
Se debe prever el almacenamiento en bodegas o cualquier otro mecanismo de almacenamiento seguro de los materiales para todas las fases del proceso de distribución y recuperación de los mismos, incluyendo el almacenamiento durante la noche previa a la celebración de los comicios en los sitios de votación.
El almacenamiento confiable significa que es completamente seguro y está bajo la supervisión directa de la autoridad electoral -puede ser útil para la transparencia del proceso permitir un acceso supervisado a los sitios de almacenamiento para mostrar a los interesados que no es posible la manipulación o alteración de los materiales electorales.
Sistemas de seguimiento y registros auditables
Una pista auditable es el registro generado por el sistema de seguimiento de materiales que registra de manera sistemática o automática la recepeción y salida de suministros materiales en cada fase del proceso de distribución y recuperación de materiales desde el nivel central hasta los sitios de votación y a la inversa.
Un sistema efectivo de seguimiento de la distribución combina procedimientos simples, un formato bien diseñado de "registro de distribución" e instrucciones claras para todas aquellas personas involucradas en el manejo de los materiales en cada fase - incluyendo el personal que lo envía, el que lo transporta, el que lo almacena y a los oficiales de los sitios de votación (Ver Tracking Form - Canada ).
Se debe de establecer claramente quienes estarán autorizados para tener acceso a los materiales, así como para su envío y recepción. Estas autorizaciones deben ser incluidas en el diseño de los formatos de distribución. También deben ser bien pensados y estar claramente indicados en los formatos los procedimientos para la recuperación de los materiales informativos, mediante el reenvío de copias específicas hacia los niveles regional o central. Un efectivo sistema de rastreo asegurará que la ubicación de todos los materiales sea conocida en todo momento por la autoridad electoral central, y debe producir un pista o registro auditable inviolable.
El registro auditable producido durante la distribución debe usualmente continuarse a nivel de los sitios de registro de electores o votación mediante una anotación en el libro o documento de registro correspondiente.
