Una elección es un evento conformado por una secuencia de actividades que desembocan en el anuncio público sobre el triunfo de partidos o candidatos. El calendario de este evento tiene muchos componentes, pero en su conjunto y en esencia comprende dos elementos diferenciables:
- El calendario general impuesto por la legislación, que determina el esquema organizativo en su conjunto
- El calendario administrativo detallado que fija los tiempos y actividades clave que deben ser cumplidos para asegurar que la elección se desarrolle de manera organizada.
El principio que establece que la administración electoral debe ser transparentes (ver Principios Guía) indica que el calendario debe ser del conocimiento de los principales actores de la elección, incluyendo a los trabajadores, partidos políticos, candidatos y organizaciones no gubernamentales (ONG¥s). El calendario también debe ser publicado de tal manera que pueda resultarle familiar a todos los votantes.
El calendario general debe tener un carácter público y deben estar claramente indicadas las actividades y fechas clave. El calendario interno que asigna tareas a todo el personal involucrado en la administración electoral no necesita ser publicado, pero debe ser comprendido por todos aquellos directamente involucrados en su ejecución. Russian Federation Election Calendar Quick Reference Guide. , Russian Federation Election Calendar Plan , Diary Of Duties Of Returning Officer - Canada ,Elections Canada Election Calendar ,
Briefing Notes - United Kingdom y 1995 Election Action Plan - United Kingdom son ejemplos de cómo el calendario es utilizado en distintos países y los distintos niveles de sofisticación que este componente de la administración electoral ha alcanzado.
El calendario puede diseñarse a través de diversos programas de cómputo o metodologias para la planeación de proyectos. La adopción de un calendario computarizado en si mismo difícilmente justificaría la compra de los programas y equipos de cómputo requeridos. Sin embargo, puede significar un valor agregado si se relaciona con programas susceptibles de mejorar la administración electoral.
Muchos factores influyen en la naturaleza del calendario. Es importante considerar que un calendario adoptado con suficiente antelación generalmente ayudará a reducir los costos de suministros. La planeación anticipada es una herramienta esencial para todo administrador electoral.
En el Reino Unido, ninguna parte de la legislación contempla un calendario unificado. Las fechas clave se dispersan a través de varios estatutos que el administrador electoral debe agrupar en el momento de una elección. Esto provoca que las tareas del administrador electoral sean más complejas de lo necesario y le añade un cierto grado de misterio al proceso. Además, queda fuera del alcance de la gente que desea participar una clara comprensión del proceso en su conjunto.
En caso de que se produzca cualquier contratiempo o falla para cumplir con los tiempos establecidos, todos los participantes deben ser informados de las razones del retraso y se les debe proporcionar un calendario ajustado.
