El organismo electoral (OE) tiene responsabilidades en diferentes niveles. Su responsabilidad fundamental tiene que ver con el proceso electoral y todos sus participantes. También tiene una responsabilidad como empleador y administrador del personal que cumple con sus funciones.
La organización requiere de reglas y regulaciones internas de la misma manera que cualquier otra que emplea personal, maneja finanzas, interactúa con el público y tiene acceso a financiamiento público. Los estándares requeridos por un OE son tan altos, si no es que más, que aquellos que tienen otros organismos públicos. Los principios éticos que guían la conducta de un administrador electoral requieren un estándar más alto y menos ambiguo que el que guía a otros empleados públicos. Deben desarrollarse reglas y regulaciones claras que incluyan pautas como las sugeridas por IDEA-Internacional, a saber:
- Actuar de manera estrictamente neutral e imparcial en cada asunto relacionado con los partidos políticos, candidatos, votantes y miembros de la prensa o medios de comunicación.
- No hacer nada que pueda indicar, o se pueda interpretar, como apoyo partidario para algún candidato, partido , actor o tendencia política.
- Comportarse, en todo momento, de una manera irreprochable, ejerciendo un juicio sólido y observando los niveles más altos de discreción personal.
- Manifestar cualquier relación que pueda crear un conflicto de intereses con sus responsabilidades como administrador electoral.
- No aceptar ningún regalo o favores de un partido político, organizaciones o personas involucradas en el proceso electoral.
- Rechazar cualquier influencia indebida y, excepto lo dispuesto por la ley o la costumbre, abstenerse de aceptar indicaciones relacionadas con el desempeño de las tareas a su cargo.
- No participar en cualquier actividad desautorizada, incluyendo cualquier actividad privada que podría llevar a un conflicto real o potencial de intereses con sus deberes como administrador electoral.
- No participar en ninguna actividad, incluyendo cualquiera de índole privada que podría vincularse a una percepción de simpatía por un candidato, partido político, actor o tendencia política particular.
- No expresar su opinión sobre algún asunto que pueda convertirse en un tema político en la elección.
- No comentar con ningún votante sobre algún asunto de interés partidista.
- No vestir, portar o mostrar ningún símbolo o color de obvia filiación partidista.8
Estos principios requerirán modificaciones que reflejen la naturaleza partidista de algunos OE's. No obstante, los OE's con una composición partidista deben procurar cumplir con los principios referidos para desarrollar y sostener su credibilidad. Como cualquier organización pública, los OE's deben establecer reglas para la dirección y manejo de todas las funciones relacionadas con las finanzas y los asuntos de administración de personal.
Cualquier regla que se adopte debe comunicarse a todos los empleados y los diferentes sistemas deben estar en orden para asegurar que si se presentan denuncias por presunta infracción, se celebrarán audiencias internas justas, la persona que pueda ser objeto de una queja tendrá la oportunidad de ser representada en cualquier audiencia y ésta será conducida justamente. Las reglas y procedimientos deben revisarse y actualizarse regularmente e, igualmente, debe mantenerse un sistema de comunicación regular con el personal sobre este y otros asuntos.
