¿Por qué?
Una vez que la elección termina, se tienen que liquidar las facturas y todo el personal temporal requiere de sus pagos. Sin embargo, las semanas posteriores a la elección llegan como un alivio para el administrador electoral. Es entonces cuando la conciliación de todos los asuntos relativos al presupuesto y la estadística se convierten en una tarea importante. El presupuesto para el proceso se debió haber preparado con suficiente anticipación y toda la información de apoyo necesaria sometido a aprobación. La mayoría de los recursos para cubrir los costos electorales son de carácter nacional o local y, como siempre sucede en estos casos, debe haber una rendición de cuentas por las cantidades y costos involucrados. Las elecciones tienen que ver con los principios de equidad y transparencia. Por estas simples razones, es necesario comprobar lo que se ha hecho con los recursos recibidos y dónde y cómo han sido utilizados. Asimismo, el gobierno debe ser capaz de justificar la forma en que sus fondos fueron utilizados y reportados debidamente.
¿Cómo?
La ley y regulaciones electorales determinan el proceso electoral, y cuando se ha ejercido el gasto, los costos globales deben ser lógicamente conciliados contra los gastos de cada una de las áreas. Si estos puede ser referidos contra las disposiciones legales correspondientes, será más fácil determinar cual fue el costo de cada actividad del proceso, los elementos involucrados y qué parte de la legislación exigió o autorizó los gastos efectuados.
La conciliación del presupuesto con los fondos disponibles será muy simple si, en primer lugar, se ha hecho una adecuada estimación; si se han guardado registros pormenorizados y si se han identificado los gastos para cada área de la actividad electoral.
El proceso no sólo tiene que ver con finanzas. Manteniendo un registro de lo que se logró con el dinero invertido y por qué se gastó, hará más fácil la presentación de una conciliación lógica y completa.
¿Cuándo?
Entre más pronto se termine el trabajo es mejor. El interés público en el proceso electoral puede haberse reducido para entonces en gran medida, pero el próximo proceso electoral estará pronto a la vuelta de la esquina. Los administradores electorales son seleccionados debido a su habilidad para emprender tareas complejas en márgenes de tiempo limitado - es por esta razón que la conciliación puntual de fondos con los presupuestos es esencial. La confianza de los participantes en el proceso electoral se mantendrá si el administrador elabora con oportunidad un informe, especificando qué tareas se han emprendido y cuál ha sido su costo. Es de esperar que (habiendo presentado un presupuesto preciso) todo el proceso se haya efectuado conforme al presupuesto aprobado. Para un ejemplo de reclamación sobre una elección nacional, ver Federal Election Commission Costs - Australia . Este material muestra se relaciona con dos distritos parlamentarios del Reino Unido; se establece el gasto para cada área de actividad y luego se detalla la información con listas de facturas y pagos.
