Nombramiento del personal electoral
Se deben establecer criterios claros para el proceso de selección y transparencia en la forma en que éste se lleva a cabo. Estas metas son más fácil de alcanzar si se cuenta con definiciones claras acerca de qué categorías del personal son necesarias y cómo serán seleccionadas.
En las elecciones de la República de Sudáfrica en 1994, alrededor de 200,000 personas fueron designadas para administrar el proceso electoral. Todos los nombramientos fueron hechos por la Comisión Electoral Independiente, a través de su director en jefe, quien dejó muy en claro que las designaciones se harían considerando a toda la población del país -mujeres y hombres, blancos y negros, de las ciudades y del campo. El manual para presidentes de mesa y oficiales de votación preparado por la Comisión (ver Poll Workers Handbook - South Africa ) no solamente refiere todas sus responsabilidades, sino que además, en las secciones 2 y 7, detalla el procedimiento de nombramiento del personal, los deberes de los diversos tipos de personal, los requisitos de secrecía del voto y la forma de asegurarla.
¿Quien hace los nombramientos?
Es necesario tener bien definido quién cuenta con la autoridad para hacer nombramientos. Para consultar mayor información sobre las diversas categorías de personal electoral, ver Nombramiento y Capacitación del Personal. El nombramiento de los miembros de una comisión nacional de elecciones puede se realizado por el gobierno nacional, por nominación de los partidos políticos o, en algunos casos en que la comisión ya está establecida, por la comisión misma.
La mayoría de los administradores electorales no está involucrado en este tipo de nombramientos. Sus responsabilidades están más bien relacionadas con el nombramiento del personal permanente o temporal de su propia oficina, o del vasto personal requerido para actividades temporales especificas, como son los oficiales de votación, registradores o escrutadores. La sección sobre Nombramiento y Capacitación del Personal establece diversos criterios sobre el personal y, por ejemplo, donde pueden reclutarse oficiales de votación, esta sólo trata sobre el procedimiento efectivo de designación. En los países que utilizan el sistema de comisión electoral, el empleador normalmente será la comisión nacional, regional o local. Los consejos regionales o locales a menudo tienen una participación en el proceso y, en ese caso, ellos serán los empleadores; en otros casos, un funcionario electoral designado tiene la autoridad para contratar (y despedir) al personal.
Procedimientos para una selección justa
Este tipo de procedimientos deben aplicarse a cualquier personal nombrado por una organización - pero en el campo electoral son aún más importantes. Si existe cualquier indicio de enfoque partidista en el proceso de designación, se reducirá rápidamente la confianza de los participantes en la equidad y apertura del proceso electoral. Cuando se trata de una gran cantidad de personal temporal, es difícil aplicar los mismos estándares y procedimientos que se utilizan para la selección del personal permanente de carácter directivo. Por consiguiente, se necesita tomar una decisión sobre los criterios de selección justos que se aplicarán a las distintas categorías de puestos. Es común que los criterios y procedimientos de designación del personal temporal sean mucho más sencillos que los utilizados para el personal permanente.
El proceso de reclutamiento puede ser tan básico como la simple recomendación de un funcionario electoral de una persona que cubra el perfil solicitado, seguido de una revisión para verificar que esa persona no está relacionada con ningún partido o candidato. Muchas organizaciones cuentan con procedimientos y prácticas codificadas para el reclutamiento de personal. Para un ejemplo de código que contiene los elementos principales de las prácticas aconsejables, ver Recruitment Code - United Kingdom , que proviene de la Universidad de Bath en el Reino Unido. Este código está diseñado para cubrir todos los tipos de designaciones del personal universitario, pero los principios son igualmente aplicables a la designación del personal electoral, particularmente los de carácter permanente.
Algunos países utilizan un proceso de seguimiento que involucra a los principales partidos políticos para las designaciones de, por ejemplo, el personal encargado del registro de electores, que ayuda a asegurar la transparencia del proceso.
Criterios para determinar los puestos
Los oficiales de votación usualmente tienen que trabajar largas jornadas y algunas veces en condiciones difíciles. Un criterio obvio es el de especificar claramente esta necesidad en la información acerca del puesto, así como las responsabilidades que entraña. La información previa debe determinar claramente que, por ejemplo, cualquier vinculación con un partido político o candidato descalificará a una persona para trabajar en el proceso electoral. Una pregunta pertinente es: ¿la descalificación concierne únicamente a los vínculos de potenciales miembros del personal o también a vínculos de su cónyuge o algún familiar cercano? A falta de una disposición expresa sobre estos asuntos en la ley electoral, se necesita adoptar una definición. Debe haber una clara "descripción de labores" para todos los cargos, que requiere ser mucho más exhaustiva para los de carácter permanente. Es común tanto la especificación de una edad mínima o nivel educativo, como la de una edad máxima.
Documentación de los nombramientos
Cuando se efectúan nombramientos permanentes, las descripciones de funciones y cartas de nombramientos deben cumplir con las prácticas apropiadas de relaciones personales y determinar todos los temas pertinentes relativos al cargo.
Para nombramientos temporales, la carta de notificación frecuentemente combinará los términos y condiciones del puesto con una explicación detallada de todos los deberes y requisitos inherentes a él. Con frecuencia hay la tendencia a exagerar las instrucciones, por lo que tratar de formular una carta concisa y sencilla incrementará considerablemente la posibilidad de que realmente sea leída y entendida. Se incluye una muestra para los oficiales de votación en el Reino Unido, ver Voter Information Activity - Australia que especifica los términos y condiciones de la designación y anexa una serie de documentos que contienen toda la información e instrucciones a detalle. Uno de esos documentos es una aceptación de la designación que constituye al mismo tiempo una declaración de que el interesado no participa en la elección a nombre de un candidato y una solicitud para votar en ausencia. Se requiere que la documentación relativa al nombramiento indique claramente lo que implica el cargo, el lugar dónde la persona lo desempeñará, de qué es responsable, a quien debe contactar si se presentan problemas, que debe hacer al cierre de la votación, cuánto se le pagará y que se espera que haga antes de la jornada electoral. Es muy recomendable que a todo el personal se le entregue una tarjeta o credencial de identificación. Eso ayuda a mantener la seguridad y reasegura al público que la persona con quien están tratando detenta el cargo que se indica en la identificación.
Rol de la oficina de personal
Esta oficina jugará un papel importante en el éxito del proceso electoral. Será necesario que haya una planeación anticipada de alta calidad sobre la forma en que se reclutará al personal, qué división de funciones habrá entre el personal permanente y el temporal, cómo se seleccionará al personal en caso de que haya una sobre oferta y qué criterios se seguirán en términos de calificaciones, conveniencia para el trabajo, edad (máxima y mínima), así como ausencia de vínculos con partidos o candidatos.
En algunos casos, se convoca a elecciones con poco tiempo de anticipación. Siempre debe buscarse la perfección en el proceso de nombramiento, pero en realidad la cantidad de personal temporal requerido y los plazos disponibles pueden requerir que se ajusten los estándares. En algunas circunstancias, el organismo electoral puede pedir el apoyo de empleados de otras oficinas y no tener control directo sobre ellos en términos de la capacidad para despedirlos o disciplinarlos, situación que no es nada deseable.
Remoción de personal
No importa que tan bueno sea el proceso de designación, alguna parte del personal demostrará no ser capaz de desarrollar sus tareas de acuerdo a la normas requeridas. Si no están obedeciendo la ley o las regulaciones electorales o están desatendiendo instrucciones, se deben tomar acciones. El despido de personal es la opción final. Puede ser posible manejar este asunto a través de una advertencia y la instrucción o capacitación apropiada. Es indispensable una acción oportuna e inmediata. No es recomendable esperar hasta después de que el proceso electoral haya terminado para manejar un problema de desempeño del personal. °Si un oficial de votación está causando problemas, entonces necesita ser reemplazado tan pronto como sea posible!
