Cualquier procedimiento de queja debe especificarle claramente al interesado cómo promoverla, los medios para presentarla, la instancia competente para atenderla y el tiempo para su resolución. Las reglas de justicia y limpieza requieren que los quejosos tengan la oportunidad de detallar su inconformidad libres de cualquier miedo, intimidación u otra amenaza.
La documentación debida para presentar cualquier queja debe estar disponible para cualquier interesado en cada fase del proceso electoral. Los procedimientos de queja deben ser ampliamente difundidos y explicados con todo detalle a través de carteles y otros tipos de materiales impresos, en los que también se deben considerar otros idiomas o lenguas de la población. Los documentos de difusión deben diseñarse de tal forma que se asegure que serán comprendidos por el grueso del electorado.
Las quejas y resoluciones también deben ser planteadas en un foro abierto. Los principios delineados en los Principios Guía sostienen que la transparencia es un componente clave de un proceso eleccionario bien regulado. Cualquier decisión o resolución sobre una queja debe subrayar su contenido, los elementos considerados por el organismo competente, la decisión, cualquier remedio aplicable y los medios de apelación disponibles para cualquiera de las partes involucradas.
