Director General
Los arreglos relacionados con la contratación del personal empleado para facilitar el trabajo del organismo electoral nacional dependerán del modelo organizacional adoptado (ver Organismos Regionales y Locales). Un organismo independiente puede utilizar personal temporal con el propósito de auxiliar a los miembros del organismo electoral. Un organismo del modelo judicial o de ministerio de gobierno puede darse el lujo de distraer servidores civiles de sus responsabilidades normales para que asistan al organismo electoral nacional sobre una base temporal o permanente. Cualquiera que sea el modelo, es claro que se requiere nombrar a un director general de elecciones (DGE), quien cumple con la función de ejecutar las decisiones del organismo electoral nacional, si es que existe alguno, y quien es auxiliado por un staff organizado de tal manera que facilite el cumplimiento eficiente de sus responsabilidades.
En la Mancomunidad de Dominica, el Director General de Elecciones es nombrado por el Presidente después de una consulta con la Comisión Nacional Electoral. En Uganda, la Comisión Electoral Interina cuenta con un presidente quien supervisa los acuerdos administrativos y es auxiliado por un equipo de oficiales y empleados con responsabilidades en muchos aspectos del proceso electoral.
El DGE debe ser un juez, un abogado experimentado, un funcionario civil o profesionista de alto nivel, o bien un individuo con una vasta experiencia en el campo electoral. La persona designada debe ser reconocida por su integridad personal y capacidad de liderazgo. Aunque se han dado casos en que el designado no es ciudadano del país, es preferible que la Constitución o la ley electoral impidan que un extranjero pueda ocupar una posición tan altamente sensible. Quien quiera que sea el DGE, debe poseer habilidades políticas y administrativas bien desarrolladas, y su primer trabajo debe consistir en revisar o introducir una estructura administrativa que refleje las necesidades particulares del país para ofrecer una administración electoral eficiente.
Estructura orgánica
Cualquier estructura debe considerar las distintas funciones que se llevan a cabo antes, durante y después de una elección. Por tanto, debe incluir las siguientes áreas:
Logística u operativa: responsable de la obtención y distribución de materiales electorales, identificación de sitios de votación y de la creación de cronogramas para las distintas funciones durante el periodo electoral.
Información tecnológica: responsable de planear y desarrollar sistemas automatizados de información para el organismo electoral nacional, en aquellos casos en que se utilice o planee emplear esa tecnología. Pueden existir restricciones presupuestales y se debe tener en mente que el equipo más sofisticado puede no ser necesario o incluso adecuado en algunas democracias en desarrollo. Es importante que esta área esté actualizada respecto a los últimos adelantos tecnológicos y que su personal sea calificado y experimentado. Los sistemas computarizados para el registro de electores, para la votación y el escrutinio de votos, la transmisión electrónica de resultados y, en áreas remotas, la transmisión por radio de alta frecuencia de resultados, deben estar en la agenda de esta área.
Personal: responsable del reclutamiento y capacitación del personal electoral, tanto a nivel central como a lo largo del país.
Financiera: responsable de la elaboración de estimaciones presupuestales, manejo de fondos, emisión de pagos a proveedores y al personal y del reporte sobre el uso de los fondos.
Jurídica: puede ser responsable de redactar nuevas leyes y procedimientos electorales, así como de interpretar la ley para determinar la posición del organismo nacional sobre quejas e impugnaciones legales.
Educación cívica y al votante: es muy útil en las democracias emergentes o en desarrollo, y muy especialmente cuando se introducen cambios en los procedimientos de votación o nuevos sistemas electorales. Esta área maneja el diseño de carteles y otros materiales de educación cívica e información al votante y desarrolla programas a lo largo del país a través de medios masivos, distribución de materiales, producción de videos o teatros itinerantes.
Puede haber también una oficina especial de comunicación social que maneje las relaciones con periodistas nacionales e internacionales, que puede coexistir junto a un área de educación de votantes, agrupadas ambas dentro de una división más amplia de información y relaciones públicas. En algunos casos el área de información pública también edita boletines y supervisa a las oficinas de investigación y biblioteca. Algunos organismos electorales cuentan también ahora con oficinas de relaciones internacionales para atender asuntos de observadores, requerimientos de asistencia y vinculación con instituciones homólogas en otros países.
El tipo de arreglos de personal dependerá del modelo seleccionado para el organismo electoral nacional. Es claro que el DGE debe ser designado a un nivel lo suficientemente alto para contar con la calidad y experiencia requerida para desempeñar las funciones de esta importante posición. Esta persona debe tener una formación apropiada, equivalente a la de un juez o alto funcionario público.
Un organismo electoral nacional de carácter temporal evidentemente contará con personal temporal. Un organismo permanente tiene la oportunidad de emplear personal permanente, pero puede elegir también contar con personal temporal o una mezcla adecuada de ambos. Es recomendable que el personal permanente sea respaldado por personal temporal durante los periodos de intensa actividad.
Cada área requerirá perfiles y capacidades diferentes, tales como las de abogados y ejecutivos experimentados para el área jurídica, capacitadores y maestros para área de educación cívica, contadores para el área financiera, profesionales en cómputo para el área de información tecnológica y así sucesivamente. Se necesita que el DGE nombre rápidamente al personal clave que lo apoye en el reclutamiento de personal para las distintas posiciones en cada una de las áreas. Se deben adoptar buenas prácticas de empleo, aunque se reconoce que esto no es siempre posible. Los tabuladores de pago, las condiciones de servicio, la adquisición de mobiliario, las oficinas administrativas y los fondos revolventes, entre otros si bien pueden considerarse asuntos menores, requieren ser tomados en cuenta para contribuir a la exitosa organización del proceso de administración electoral.
