Introducción
Además de los aspectos de adquisición detallados en esta sección, la planeación debe incluir también el presupuesto estimado y el calendario de pagos, una ruta crítica de todas las actividades, la contratación de personal y planes de capacitación, tiempos de entrega, identificación de plazos y riesgos relevantes, así como planes de contingencia. La planeación debe establecer plazos de tiempo realistas para todas las actividades. Desde luego, el tiempo requerido para cumplir determinadas actividades variará de forma considerable entre los diferentes países, de acuerdo con factores tales como el origen de los suministros y los métodos utilizados para su envío.
Fuentes de origen de los suministros
Se debe dar prioridad a la identificación de fuentes locales de suministros y al fomento de la producción local de materiales electorales. Dependiendo de la capacidad del personal responsable de administrar la elección y del grado de sofisticación de los proveedores dentro del país, puede ser posible la producción regional de algunos materiales electorales. En Canadá, por ejemplo, las especificaciones para la impresión de las papeletas de votación se lleva a cabo a nivel regional- ver Ballot Paper Printing Instructions - Canada .
En aquellos casos en que se necesita recurrir al mercado internacional para el abastecimiento de materiales, debe de buscarse en la medida de lo posible a prestigiados proveedores con experiencia en el ramo. Al evaluar la necesidad de solicitar productos en el mercado internacional, debe de considerarse la seguridad de materiales delicados. Por ejemplo, se puede reforzar la seguridad al buscar el suministro de papel especial y/o la impresión de las papeletas de votación fuera del país.
En general, se logra una mayor eficiencia en el suministro de material mediante:
- El registro de las fuentes de suministro y equipamiento más convenientes con suficiente antelación a la elecciones;
- el mayor uso posible de las fuentes de suministro locales o nacionales;
- evitando financiamiento internacional que obligue a la autoridad electoral a adquirir materiales de países o proveedores específicos.
Definición de necesidades
Para efectos de planeación, generalmente es útil agrupar los materiales dentro de las siguientes tres categorías:
- Comisión o autoridad central de elecciones: los materiales requeridos pueden incluir equipo y artículos de comunicación, suministros generales de oficina, equipo de cómputo y vehículos.
- Registro de electores: ver Voter Registration List - Canada para una muestra de un listado de suministros.
- Votación: ver Election Kit Materials List - Canada para una muestra de un listado de suministros.
Especificaciones
Las especifícaciones técnicas vagas o incompletas provocan retrasos costosos y pueden propiciar fallas en la utilización de los materiales electorales en el sitio de votación.
Las condiciones locales, incluso el clima, la estación en la que se lleva a cabo una elección, la experiencia y habilidades de los oficiales de votación, los niveles de escolaridad de los votantes y su aceptación de los materiales electorales son factores a considerar al momento de seleccionar los materiales electorales y que exigen probarlos con antelación a la elección. Es importante especificar claramente características como la resistencia al agua, durabilidad y exposición al calor.
Si las características técnicas son demasiado generales, los proveedores internacionales pueden mal interpretarlas o incluir artículos que no resulten apropiados para las condiciones locales. Es recomendable obtener muestras de todos los materiales antes de confirmar los encargos para fabricación; sin embargo, esto generalmente toma entre 3 y 4 semanas.
También puede ser necesario probar las características físicas de algunos materiales a fin de asegurar su funcionamiento en condiciones específicas. La necesidad de realizar pruebas anticipadas de los materiales pueden reducirse seleccionando aquellos que hayan sido probados anteriormente y de los que exista registro de su desempeño en condiciones ambientales similares. Se recomienda establecer contacto con otras autoridades electorales con la finalidad de intercambiar información y experiencias con respecto a los materiales.
También debe de especificarse el tipo de empaquetado que deben utilizar los proveedores, particularmente para los materiales sensibles o delicados. Por ejemplo, si cada sitio de votación requiere de 1,000 papeletas de votación, éstas deben de proporcionarse en bloques de entre 50 y 100 boletas, empaquetadas en cajas en series de 500 a 1000 y con la secuencia numérica claramente indicada tanto en cada bloque como en cada serie de cajas. La atención a este tipo de detalles simplificará la integración de los paquetes finales de suministros, incrementará la eficiencia en su distribución y facilitará su rastreo - para más información
- ver Distribución.
También se deben especificar claramente las necesidades de empaquetado de los materiales frágiles y, en caso de ser necesario, brindar capacitación y asistencia técnica para el uso de equipo complejo.
Para una muestra de especificaciones técnicas orientadas a ilustrar el grado de detalle necesario para una efectiva obtención de suministros, ver Ballot Pencils and Ink Specs - Canada .
Elementos de seguridad
Un aspecto crucial para la adquisición de los materiales electorales es la selección de los elementos de seguridad apropiados.
Aunque también son importantes un almacenamiento seguro y procedimientos transparentes, finalmente el requisito más importante es que resulte inmediatamente visible cualquier intento de alteración de los materiales sensibles. Por esta razón, no se recomienda el uso de candados en las urnas, independientemente de la calidad de las cerraduras o los procedimientos empleados para controlar las llaves.
Los elementos de seguridad más efectivos para el material electoral son:
- Sellos de seguridad para evitar alteraciones
- impresión especial de las papeletas de votación
- secuencia numérica para documentos sensibles y sellos de seguridad
- sobres de seguridad a prueba de alteraciones para el almacenamiento y transporte de los materiales sensibles, tales como listas de registro de electores, papeletas de voto y resultados
El papel de seguridad con rasgos especiales, como marcas de sello de agua, es también una buena opción; pero muchos países evitan los altos costos de este tipo de papel utilizando otro tipo de elementos y mecanismos de seguridad. Por ejemplo, algunos países marcan todas papeletas con una máquina perforadora especial al momento de su impresión.
Respecto al registro de electores, algunos elementos y materiales clave de seguridad son:
- Papel de seguridad e impresiones especiales para las tarjetas de registro de electores, incluyendo por ejemplo, una marca de sello de agua.
- Identificación fotográfica y huella digital del elector.
- tarjetas enmicadas con material a prueba de alteraciones.
Las especificaciones y la aprobación de sistemas complejos
La selección de sistemas complejos y automatizados para la votación y el escrutinio debe realizarse con especial cuidado. En caso de que se seleccionen sistemas automatizados o equipos electrónicos, es muy importante asegurar la existencia de mecanismos manuales de respaldo en caso de que suscitaran fallos con la operación del equipo o con el suministro de energía eléctrica.
La complejidad de los equipos seleccionados también dependerá de la capacidad y del tiempo de que disponen los funcionarios electorales para aprender a operarlos. El uso de sistemas demasiado complejos puede disminuir la confianza en el proceso electoral. Todas aquéllas personas involucradas en el proceso electoral, incluyendo a los partidos políticos y candidatos, deben de entender claramente el funcionamiento del equipo, con la finalidad de sentir confianza en los resultados que genere. Por ello, es importante capacitar e informar a todos los participantes en el proceso electoral respecto a las características del equipo que se utiliza, su funcionamiento y los controles de seguridad que contiene.
Estimación de cantidades
Las cantidades globales se estiman tomando como base el número de electores potenciales. Se deben tomar algunas previsiones para suplir alguna falta de actualización en la información censal, del registro de electores o de otros datos demográficos. También se debe prever la necesidad de reponer material dañado o desperdiciado.
Los suministros generales son aquellos materiales electorales poco sensibles que se requieren tanto a nivel central como en los diversos sitios de registro o votación. Entre ellos se pueden incluir los cuadernos, bolígrafos, lápices, sacapuntas, papel, grapas, engrapadoras, tijeras, láminas, estandartes, mamparas y cinta adhesiva. La cantidad requerida de suministros generales se basará en las necesidades estimadas a nivel central, así como de acuerdo al tamaño y número de sitios de registro o votación. Se debe agregar un excedente (mayor al 5%) para evitar contingencias provocadas por daños o errores durante el manejo o ensamblado de los materiales electorales.
Los materiales sensibles comprenden las papeletas de votación, urnas, tintas o líquidos de seguridad, tarjetas de registro, sellos de seguridad, sobres a prueba de manipulaciones y las formas para la distribución, rastreo y recuperación del material electoral. La inclusión de estos materiales en los paquetes respectivos debe ser estrictamente controlada y facilitada a través de su pre-empaquetado numerado secuencialmente. No se deben permitir pérdidas durante la fase de empaquetamiento o ensamblado.
Licitación y contratación
Independientemente de si la autoridad electoral se encarga de obtener y concentrar todos los materiales electorales directamente o lo hace a través de agencias especializadas, en todo caso los objetivos de la licitación deben consistir en obtener los mejores precios y términos de entrega posibles; de comprometer a los proveedores con términos muy claros de producción y entrega y; minimizar todos los riesgos.
En los procesos de licitación se deben solicitar precios y fechas de entrega para las cantidades estimadas, pero también debe hacerse la previsión para el suministro de materiales adicionales para efectos de capacitación, así como la participación de los principales proveedores en la prueba o capacitación de los distintos materiales y equipo. Los riesgos asociados con la producción y entrega por parte de los proveedores pueden minimizarse obteniendo referencias previas de ellos y requiriéndoles garantías de compra. Un concurso de licitación garantiza que el concursante aceptará el contrato de compra o se encargará de cubrir los costos extras incurridos en caso de que sea necesario adquirir productos de otro proveedor. Una claúsula de desempeño garantíza que el material será entregado de acuerdo con las especificaciones y en el plazo de tiempo convenido.
Aunque la compensación financiera tiene un valor limitado para la autoridad electoral en caso de que la entrega de materiales se realice después de los plazos establecidos, el propósito principal de obtener referencias y solicitar propuestas y garantías es para
eliminar a los proveedores que no son serios o no tienen experiencia en abastecimiento de materiales electorales.
Vincular los términos de pago a la presentación de pruebas de fabricación y envío, con la retención de una parte del pago hasta que se realice la entrega final, también contribuye a cumplir puntualmente con el contrato.
Procedimientos de importación
Se debe contar con la asesoría debida respecto a los procedimientos de importación.
- Mantener informada a la instancia gubernamental correspondiente respecto a los materiales que se están importando y obtener las exenciones arancelarias respectivas
- Usar los servicios de un agente aduanal experimentado
- Asegurarse que un miembro del personal (por lo menos) conozca los procedimientos a seguir respecto a los trámites aduanales y el certificado de importación
- Asegúrese que existe una persona a quien contactar en caso de requerir ayuda al enfrentar problemas para importar materiales
Para mayor información, ver Materiales Propagandísticos and Recursos para la Entrega en los Sitios de Votación.
