Explicación de la actividad general
Usualmente el administrador electoral cuenta con un grupo de "personal clave" - las personas en la parte neurálgica del proceso cuyas habilidades y compromiso determinarán en gran medida si se desarrolla de manera fluida o no. Todo proceso prolongado implica a un gran número de gente - aún así reunir a la gente para repasar la actividad general y explicar cuáles son los puntos de mayor presión, donde pueden ocurrir los principales problemas y cómo se desplegarán los recursos es parte del proceso global de capacitación. Si el personal clave se siente involucrado y comprometido en el proceso general, es más probable que trabaje como un equipo y se respalde mútuamente durante los momentos difíciles. Puede ser útil recurrir a un facilitador externo para respaldar este proceso.
El programa que se encuentra en "emx_o007" corresponden a la "Reunión de Actividad General" para una elección parlamentaria en el Reino Unido - se involucró a mucho personal nuevo como resultado de una reorganización interna y esa oportunidad fue aprovechada para reunir al personal clave (alrededor de 25 personas) y repasar la totalidad del proceso. Algunas personas sólo participarían en actividades o áreas específicas, pero el conocer el proceso en su conjunto les dió a todos la oportunidad de apreciar mejor las cargas de trabajo y presiones que podrían surgir. Utilizar técnicas de presentación por computadora y estractos de video de elecciones parlamentarias previas permitió que las sesiones fueran más interesantes -es más fácil crear grupos fuertes y cohesionados en este ambiente.
Capacitación en cascada
Esta técnica implica que el programa de capacitación sea impartido primero al personal más experimentado y que luego éste se encargue de transmitirlo al siguiente nivel y así sucesivamente -la capacitación fluye en cascada hacia los distintos niveles del personal. Se apoya en la calidad de cada etapa del proceso para que sea muy poco lo que se pierda en cada oportunidad que el conocimiento es "transmitido".
En las elecciones sudafricanas de 1994, el presidente de cada sitio de votación fue responsable de organizar talleres para capacitar a los oficiales de votación de cada uno de los sitios. En el manual de oficiales de votación de Sudáfrica, ver Poll Workers Handbook - South Africa , hay una sección que fija los lineamientos para llevar a cabo esta capacitación, los cuales establecen claramente la forma en que debe operar la capacitación en cascada. Los mismos principios pueden ser aplicados al personal que trabaja en el registro de electores o cualquier otra actividad reiterativa.
Reuniones y repasos
También se pueden utilizar las reuniones regulares del personal clave a lo largo del proceso electoral como oportunidades de capacitación, particularmente si se lleva a cabo de manera discreta e informal. El personal puede enfatizar la situación en la que se encuentran sus tareas o actividades particulares y esto permite a menudo resaltar problemas que pueden superarse mediante capacitación adicional.
Instructivos
Una gran parte de la actividad electoral es rutinaria, por lo que con la preparación de instrutivos muy sencillos y poca capacitación se puede lograr que el personal sea eficiente. Desestructura el trabajo en pequeños componentes, permite que la capacitación sea más simple y efectiva -también permite que una gran parte de las actividades rutinarias sean atendidas por personal que recibió una capacitación básica y que sea el más experimentado el que atienda las quejas y problemas. En el Reino Unido, atender los requerimientos relativos al voto en ausencia es una gran actividad en las elecciones parlamentarias - la hoja ordinaria que se utiliza para atender requerimientos, ver Absentee Voting Process Sheet - United Kingdom , le permite al personal atender solicitudes telefónicas, personales o postales de una manera sencilla y efectiva.
Capacitación uno a uno
Una forma simple de capacitar al personal, aplicable no sólo al encargado de actividades electorales, es el de transmitir conocimientos de una persona a otra. En el contexto electoral, la capacitación puede realizarse con antelación al periodo electoral de tal forma que cuando éste llegue los nuevos miembros del personal sepan que hacer. Este proceso también puede ser utilizado para involucrar a un nuevo empleado en algunos procedimientos para efectos de evaluación y luego decidir cuál de ellos se adapta mejor a las capacidades de los empleados.
Procedimientos de simulación y prueba
La mayoría de las elecciones descansan, en mayor o menor medida, en procedimientos automatizados y el periodo entre elecciones puede ser muy amplio -algunas veces hasta cinco años o más para algunas elecciones en particular. Si ha habido cambios significativos en el personal, llevar a cabo una elección simulada o de prueba (a escala reducida respecto a la elección en general)constituye tanto un ejercicio de capacitación útil como una forma de identificar carencias o insuficiencias en los sistemas y procedimientos. Cuando es personal permanente el que organiza las elecciones con cierta regularidad pueden no ser necesarios estos procedimientos de simulación y prueba -cuando se produce una combinación de personal nuevo y un lapso considerable entre elecciones, un procedimiento de prueba puede ahorrar mucho tiempo y preocupaciones cuando llegue la elección.
Videos, gráficos y manuales
Las reuniones informativas para los oficiales de votación o escrutinio pueden resultar más interesantes si se utiliza algún material gráfico o de video. Los manuales e ilustraciones de buena calidad son esenciales para cualquier proceso de capacitación. Existe una gran variedad de manuales de muestra, ver Election Officials Manual - Ghana Precinct Officers Manual - USA emx_t005" y Election Commission Training Workbook - New Zealand . Puede haber una tendencia a hacer más complicados de lo necesario los manuales y esto puede provocar que la capacitación sea más difícil y que alguna gente tenga reservas para participar como oficial de votación.
Sobre la capacitación laboral
Con frecuencia, los nuevos reclutas, sean permanentes o temporales, no necesitan mayor capacitación que la que les reporta el desempeño de sus actividades, y cuando esto funciona bien pueden ser promovidos rápidamente hacia una posición de mayor responsabilidad.
Si se realiza bajo supervisión constante, el suministro de información básica con muy poca capacitación puede ser suficiente para la operación de sistemas automatizados de registro electoral - la familiaridad con esta actividad le permitirá a las personas involucradas llevar a cabo tareas más complejas. Cuando en un sitio de votación exista un gran número de oficiales, uno de ellos puede no tener experiencia, por lo que es recomendable que el personal más experimentado tenga conocimiento de esta situación y se tome el tiempo necesario para explicarle lo que está en juego, supervisar de cerca su trabajo y asignarle las tareas más sencillas. Esto requiere una cuidadosa planeación. Es probable que la decisión de asignar a un grupo de personal sin experiencia a un mismo sitio de votación termine provocando problemas.
Cuidado básico de los usuarios
Este criterio se aplica a los procesos electorales como a cualquier empresa del sector servicios. Algunos de sus principios son:
- Estar interesado en las necesidades y problemas de los usuarios, ser amable y atento;
- entrenar a los empleados con buenas prácticas para manejar requerimientos por teléfono;
- atender rápidamente las quejas - si el usuario se toma la molestia y el tiempo suficiente para quejarse, merece una respuesta atenta;
- si la queja es infundada, explicarle claramente por qué y, si es fundada, explicarle que acción se tomará para resolver el problema;
- no tener miedo de pedir disculpas - si se ha cometido un error, entre más pronto se reconozca será mejor.
