Informes generales
En el Reino Unido no existe un reporte general del proceso electoral en virtud de que no existe una comisión electoral nacional - la responsabilidad es distribuida entre numerosos oficiales de gobiernos locales, quienes normalmente sólo manejan el reporte de los últimos resultados. La Comisión Electoral de la India proporciona un informe global después de las elecciones nacionales y su reporte sobre las elecciones generales de 1996 26 es muy informativo y detallado - cubre todo, desde el programa de la elección, hasta detalles de los partidos políticos y distritos electorales, los niveles de participación y también proporciona una gran cantidad de información estadística sobre todos los aspectos de las elecciones.
La Comisión Electoral de Australia publica reportes similares y su documento sobre las elecciones federales de 1996 contiene una gran cantidad de información 27 Ofrece muchos datos estadísticos y describe el proceso de manera muy detallada, incluyendo el sistema electoral, la manera en que se contabilizan los votos, cómo se integran los resultados a nivel nacional, las actividades de información al votante, información sobre el financiamiento de los partidos políticos, los resultados de los litigios en la materia y los costos de todo el proceso.
Los reportes de carácter nacional son muy útiles e interesantes - más importante aún es que muestran al público en general y de manera muy precisa lo que ha sucedido en el proceso electoral, cuánto costó, qué problemas se presentaron y que mejoras se han propuesto. Las comisiones electorales nacionales están en una mejor posición para preparar este tipo de reportes que las comisiones locales que los oficiales electorales, ya que la información global de las actividades es más relevante si se presenta a nivel nacional, aunque no por ello deja de ser igualmente importante a nivel local, sobre todo si los contribuyentes locales son los que pagan los costos. Esta es una ventaja comparativa de las comisiones electorales nacionales.
La Comisión Federal Electoral de los Estados Unidos de América (EE.UU) prepara un reporte de estadísticas similar a nivel nacional, aunque con el objetivo principal de producir un registro histórico nacional de las elecciones de los miembros del Senado y de la Cámara de Representantes que son administradas por oficiales o dependencias electorales locales. Los reportes no sólo se elaboran al final del proceso electoral. La Comisión Electoral Interina de Uganda elaboró un reporte en 1996, ver Report of Interim Electoral Commission - Uganda el cual indica claramente los antecedentes del proceso electoral en ese país, qué responsabilidades y atribuciones tiene la Comisión Electoral y quiénes son sus principales funcionarios y miembros. Este documento sería poco interesante para el ciudadano promedio, pero extremadamente útil para cualquier participante en el proceso electoral ya sea un candidato, representante de un partido político o un oficial electoral. Este tipo de información siempre ayuda a demostrar la transparencia y la integridad del proceso electoral y su publicación es particularmente importante cuando se expresan inquietudes públicas o existe un conocimiento limitado sobre las responsabilidades del proceso electoral.
Se deben considerar diferentes maneras de generar información - la Comisión Electoral de Australia edita sus estadísticas electorales completas en un CD ROM - , lo que es útil cuando se prepara un reporte que contiene una gran cantidad de información y los usuarios potenciales tienen el equipo necesario. La Comisión Electoral de Queensland elaboró un reporte de una elección extraordinaria efectuada el 24 de mayo de 1997, ver By-election Report - Australia . Se le solicitó que lo elaborara de acuerdo con lo establecido por el Acta de la Ley Electoral de Australia de 1992. Este reporte es un excelente ejemplo de la manera en que el comisionado electoral mostró con mucha exactitud a los candidatos, a los electores y a la comunidad en general la manera en que se administró la elección.
Reportes sobre problemas, quejas y asuntos que pueden ir a los tribunales
Algunos sistemas electorales designan personal específicamente para investigar problemas y resolver conflictos. La ley electoral de la República de Sudáfrica dispone que haya supervisores en cada mesa de votación, cuya función es observar lo que sucede, investigar los problemas y resolver los conflictos. Esta es una forma de deslindar el funcionamiento de la mesa de votación, que en el sistema electoral de Sudáfrica es responsabilidad del presidente de la mesa de votación, la atención de quejas y conflictos. Los supervisores también desempeñan una función importante en la observación de los asuntos relacionados con las reuniones políticas, las campañas de motivación al voto y la publicidad. A los supervisores se les solicita que escriban reportes completos sobre todos los conflictos que atendieron. Esto es esencial, particularmente si los problemas son después objeto de apelaciones ante los tribunales. El administrador electoral debe establecer un sistema apropiado para el reporte de quejas y problemas. Para mayor información ver Procedimiento de Impugnación
Seguridad y acceso a los registros
El mantenimiento exacto de los registros es una actividad que conlleva a la pregunta de quién debe tener acceso a ellos. La ley y las regulaciones electorales impondrán varios requerimientos estatutarios para que el administrador electoral salvaguarde los registros, almacene y posteriormente destruya el material. Debe existir una buena organización y un sistema seguro para el almacenamiento de la documentación y de los registros electorales. Aún en los lugares en que la información esté disponible al público, la documentación que la contenga debe ser almacenada en condiciones de seguridad. La información sobre el registro de electores y sobre otros materiales electorales puede ocupar grandes cantidades de papel -la búsqueda electrónica de registros (medios magnéticos) es una forma cada vez más asequible de guardar la información de una manera segura, de fácil acceso y que ocupa muy poco espacio.
El personal del organismo electoral tiene que recibir entrenamiento o, por lo menos saber como encontrar:
- Qué información está disponible para cualquier persona que haga una solicitud
- Qué información está disponible para los candidatos, los partidos políticos y los agentes
- Qué información es únicamente accesible para los oficiales electorales
- Qué información puede ser requerida por los tribunales en caso de que las averiguaciones por ofensas electorales o por la impugnación de resultados de las elecciones así lo requieran
- Qué documentación es sellada al final del proceso electoral y no está disponible para nadie
Normalmente la ley electoral contiene disposiciones que fijan los requerimientos para la conservación de registros y la retención y destrucción de documentación. A menudo existen disposiciones para que el administrador electoral destruya las papeletas electorales y otros materiales relacionados directamente con la elección después de transcurrido un periodo específico posterior a la jornada electoral. Usualmente esto ocurre después de que se han vencido los plazos para presentar cualquier tipo de impugnación.
Registro electrónico
Cada vez se recurre con mayor frecuencia a formatos electrónicos para el almacenamiento de registros e información. En estos casos es esencial que exista un registro o archivo de respaldo. Muchos sistemas de listados de electores se basan en el almacenamiento electrónico de los registros individuales de los mismos, sin que se conserve una copia en papel, la cual sólo se imprime cuando se requiere para una elección. De poco sirve un sistema de excelencia y alta productividad, cuyos espacios de oficina y de almacenamiento resulten costosos, si coloca al administrador electoral en una posición difícil cuando los datos son alterados. El consejo de los especialistas en el sentido de contar con un registro de respaldo infalsificable es un deber pero la alternativa implica con frecuencia un proceso costoso y repetitivo del procedimiento de recopilación y procesamiento de la información.
Salvaguarda de registros
Es esencial la salvaguarda de registros a lo largo de todo el proceso electoral- que se crean en cada etapa registros de:
- Votantes
- Gente que considera que puede ser elector pero que no está habilitada
- Mesas de votación
- ¡reas electorales
- Personal electoral
- Candidatos
- Partidos
- Agentes
- Proceso de votación
- Resultados
- Impugnación
así como de otros aspectos electorales.
La seguridad y la transparencia son cruciales - el material electoral y los registros deben ser guardados bajo seguridad si se busca que exista confianza pública en el proceso y seguridad en la transparencia de las elecciones. En caso de que se produzca una impugnación de gran magnitud ¿se encuentran disponibles y completos los registros correspondientes, así como estructurados de forma tal que se pueda demostrar cómo se tomó la decisión? Existen numerosos sistemas para salvaguardar los registros desde la captura electrónica hasta su almacenamiento en cajas, así como una infinidad de combinaciones intermedias. Cualesquiera que sea el sistema utilizado debe estar diseñado en orden lógico para que cualquier persona autorizada pueda acceder fácilmente a él. Si bien el trabajar rodeado de pilas de formatos y materiales electorales puede impresionar a algunos observadores, con frecuencia es más bien signo de una oficina muy mal organizada.
¿Qué ocurre después de que se declaran los resultados?
Una vez que los resultados son conocidos, la percepción pública es que la elección ha terminado - para el administrador electoral hay muchas labores que todavía tienen que realizarse - revisar el proceso, empacar y asegurar el material, pagar al personal, recuperar el equipo, etc. El personal bien podría estar exhausto después de un periodo de mucha tensión - es conveniente la planeación anticipada de las actividades que se tienen que realizar, la preparación de listas específicas de los puntos de acción para cada área de responsabilidad y atenderlas tan rápido como sea posible -, de otra forma, existe el riesgo de que el último 5% del trabajo se prolongue una y otra vez.
Otras consideraciones
Existen muchas formas de mantener el registro documental- solicitar asesoría a los proveedores especializados constituye el medio más económico y seguro para almacenarlos. Siempre hay que asegurarse de que existan copias de respaldo siempre que sea posible. Tomar en cuenta lo que podría suceder en caso de que ocurriera un incendio u otro desastre y planear el almacenamiento de los registros considerando lo anterior.
