Panorama general
Los costos son una consideración administrativa de la mayor importancia en cada elección. Incluso cuando se celebra una elección con gran apoyo internacional y financiamiento externo masivo, la administración electoral debe estar muy pendiente de los costos. Es poco probable que para la siguiente elección se encuentre disponible el mismo nivel de asistencia externa.
El punto de partida reside en conservar archivos precisos de los costos, de forma tal que puedan emprenderse las debidas evaluaciones y comparaciones al final de cada proceso electoral (particularmente cuando se introducen nuevos sistemas). En un contexto nacional, en especial cuando existe un sistema descentralizado, será posible ver los costos en una área y compararlos con los de otras áreas. Esto mostrará cómo los administradores electorales han realizado las tareas de distintas formas y con costos diferenciados.
Presupuestos
Muchas elecciones son rutinarias y debe ser posible estimar costos con precisión. Pocos administradores electorales se pueden dar el lujo de gastar en lo que consideran apropiado. La mayoría tiene que pasar por un proceso de aprobación del presupuesto. Es de gran ayuda tener un contador especializado en planeación financiera. Hay otras actividades que demandan el conocimiento especializado de los administradores electorales para la conducción global del proceso, por lo que resulta más eficiente emplear especialistas en contaduría, relaciones públicas o suministros contadores para que trabajen en sus áreas de especialización. Una vez que el presupuesto se ha preparado, requiere ser aprobado, aun y cuando sólo se trate de un procedimiento interno del organismo electoral.
Es necesario identificar donde reside la responsabilidad de aprobar los costos. En muchos sistemas se fijan cuotas para distintas actividades electorales. Por ejemplo, la cuota para trabajadores puede fijarse sobre una base nacional. Hay otros asuntos sobre los que la administración electoral no tiene control directo, como el número de candidatos que pueden disputar la elección (que tendrá un impacto en el costo de la impresión de la papeleta), el costo de arrendamiento de sitios para la votación o el número de papeletas para el voto en ausencia. No obstante, se deben preparar los mejores presupuestos disponibles para que la autoridad responsable conozca de antemano aproximadamente cuánto costará el proceso electoral y cuando se requiere disponer de los fondos.
Al preparar el presupuesto, se deben prever todas las actividades importantes prescritas en la ley electoral y, en general, todas las relevantes para efectos de la elección. Los fondos pueden ser limitados, pero el punto de partida para un proceso electoral eficiente es el debido cálculo de sus costos y de los fondos necesarios para realizar las tareas requeridas.
A menudo, el presupuesto no es una prioridad del gobierno central durante el proceso electoral y no es inusual que ocurran retrasos en el suministro de fondos. Los administradores electorales deben hacer todos los esfuerzos a su alcance para lograr que todas las autorizaciones requeridas se obtengan con la mayor anticipación posible para hacer pagos rezagados a proveedores de insumos importantes.
Planeación anticipada
Incluso cuando las fechas de la elección son fijadas con plazos reducidos, el administrador electoral suele saber sobre su probable ocurrencia. Durante el curso del proceso electoral o del período de registro de los electores, el administrador electoral debe estar atento a todos los aspectos de las actividades clave y valorando que economías presupuestales se pueden lograr. ¿Es posible reducir el número de los sitios de votación? (un menor numero de recintos puede representar costos menores pero también filas más largas y mayores reclamos de los electores). ¿Es posible reducir el número de oficiales de las mesas de votación? (Aún si no se les paga, reducir su número puede significar abatir costos de capacitación y materiales). ¿Qué posibilidades existen de reducir costos a través de la automatización? ¿Qué formatos y equipo pueden ser preparados con antelación? ¿Qué tipo de apoyo pueden brindar las distintas dependencias gubernamentales?
Almacenamiento de materiales electorales
Cada elección esta conformada por el ensamble de una inmensa cantidad de material, mucho del cual se transporta a los sitios de votación. Con frecuencia, gran parte de ese material se transporta de regreso después de la elección sin haberse utilizado. Hay que evaluar qué materiales son realmente necesarios en los sitios de votación. Considérese la práctica de la Comisión Electoral australiana de preparar urnas y mamparas de cartón. No es necesario elaborar urnas de gran seguridad (y altos costos) si sólo abandonan el recinto de votación bajo el cuidado de oficiales o trabajadores electorales. Muchos sistemas disponen que el escrutinio de votos se realice en el sitio mismo de votación. No se requiere que las mamparas o cortinillas de votación sean muy elaboradas y costosas. Todo lo que se necesita es la protección o cobertura suficiente para garantizar que el elector pueda emitir su sufragio en secreto.
Procesos simples
Los procesos simples reducen costos y requieren menos capacitación del personal. No hay ninguna necesidad de complicar el proceso electoral. Una lista de electores es simplemente eso --una lista de las personas que son elegibles para votar. El proceso de votación se diseña para permitirles a los votantes elegir al candidato o partido que desean que los represente. Hay que observar cada uno de los componentes del sistema en su conjunto y evaluar que relevancia tienen para el resultado final, cuales se pueden suprimir y cuales modificar para hacerlo más simple. El uso de materiales locales y la reducción de los importados también puede simplificar el trabajo del personal electoral y abatir costos.
Apreciación global del proceso de presupuestación
Cuando la administración electoral tenga la responsabilidad de presupuestar el proceso en su conjunto a nivel nacional o local, es recomendable dar un paso atrás para reparar en las prioridades del gasto, y esto es más fácil si se cuenta con información precisa de la elección previa y retroalimentación por parte de los partidos políticos, candidatos y otras organizaciones involucradas. ¿Funcionó adecuadamente el registro de electores? ¿Hay problemas con las listas o los registros indican que son precisas y están actualizadas? ¿Qué estado guarda la información al votante? ¿Se ha modificado el sistema de votación? ¿Hubo problemas en la elección previa? ¿Hubo confusión entre los electores sobre el procedimiento para votar? ¿Hay dinero suficiente para gastar en los sitios de votación o se requiere más? ¿Se necesita incrementar el número de empleados electorales? ¿Son suficientes los recursos previstos para impresión, publicidad y transporte? ¿Existe suficiente equipamiento electoral? Todas estas interrogantes requiern ser atendidas para preparar un presupuesto preciso y lograr su aprobación.
Una vez que el proceso esta en curso, se necesita establecer sistemas apropiados para monitorear los gastos, identificar gastos excedentes y ahorros, así como para obtener la autorización de presupuesto adicional, en caso de ser necesario. La administración electoral siempre debe estar en condiciones de cualquier gasto que se haya efectuado. Como es usual, la mejor sugerencia consiste en contar con personal debidamente capacitado para manejar los asuntos presupuestales y de costos. No se requiere que estas personas sean especialistas electorales, simplemente buenas en finanzas, dejando que sean los especialistas electorales los que manejen las actividades electorales clave.
Para mayor información ver Consideraciones Presupuestales.
