Identificación de requerimientos
Antes de definir el programa, el administrador electoral necesita identificar el tipo de capacitación que se requiere. Esto implica considerar tanto el proceso que se va a verificar como el personal que lo llevará a cabo.
La implementación de los programas de capacitación puede resultar costosa. Por ejemplo, en las Elecciones de Mozambique de 1994 el costo de los programas de capacitación ascendió a 6.2 millones de dólares, equivalentes al 9.6% del costo total de la elección y del registro de electores. Muchas de las tareas electorales son llevadas a cabo por personal temporal -los oficiales de las mesas de votación y los escrutadores son las dos principales categorías. En ocasiones este personal puede tener gran experiencia en la realización de estas tareas, pero en otras quizá las vayan a cumplir por primera vez. Cuando se trabaja con un personal muy numeroso a menudo resulta más complicado diseñar los programas de tal forma que se pueda diferenciar al personal experimentado de aquel de reciente ingreso.
El programa de capacitación necesita especificar adecuadamente sus objetivos y resultar pertinente e interesante. Hay que concentrarlo en sus objetivos y hacerlo lo más sencillo posible. A través del programa de capacitación el personal experimentado debe recordar lo que se tiene que hacer; por otro lado, para el personal de nuevo ingreso debe tener un carácter introductorio y didáctico.
Para el personal permanente se requiere un nivel de capacitación elevado y continuo, que debe ser instrumentado de manera progresiva en la medida en que el personal se vaya involucrando en el proceso electoral en conjunto y en las complejas áreas de actividades que lo componen. En este punto se debe prestar atención, tanto a las necesidades del individuo como a los requerimientos para capacitarlo en un procedimiento en particular. Ningún administrador de personal a nivel directivo alcanzará el punto donde conozca a la perfección todo lo relacionado con el proceso -el aprendizaje es una actividad de toda la vida. El administrador electoral debe asegurarse que cada miembro del personal cuenta con la capacitación y apoyo necesario para ejecutar las tareas encomendadas.
Es conveniente que cada año se realicen entrevistas y una rigurosa evaluación sobre el desempeño del personal de base. Esta es una buena oportunidad para evaluar de manera abierta y amistosa la forma en que se está desempeñando el empleado. ¿Cuáles son las fortalezas y las debilidades del personal? ¿Qué están haciendo bien (y mal)? ¿Qué clase de habilidades poseen y cuáles otras les gustaría desarrollar? La capacitación debe considerar las necesidades generales de los empleados permanentes y no solamente sus habilidades en materia electoral -pero, por ejemplo, la administración del tiempo o la selección, presentación, trato y negociación con el personal son habilidades que se aplican a los procesos electorales y a muchos otros aspectos de los negocios y la vida cotidiana. El proceso de evaluación debe identificar todas las necesidades de capacitación, incluyendo tanto las relativas a áreas electorales especializadas como aquellas que no lo son, y luego jerarquizarlas y establecer un programa para atender las carencias o limitaciones identificadas.
Siempre es útil probar el efecto de la capacitación mediante ejercicios de simulación que evalúen qué tanto se ha asimilado.
Materiales escritos para programas de capacitación
°Que sea corto, sencillo, interesante, use material visual y enfatice los puntos de mayor importancia! °Resuma los puntos importantes, los documentos de mucha extensión requieren de más tiempo para ser leídos, en detrimento de la atención; utilice muchos ejemplos, prepare materiales visuales de buena calidad - consiga personal de apoyo suficiente para que participe en ejercicios de simulación!
Oficiales de mesas de votación
Uno de los principales programas de capacitación para los administradores electorales es el relativo al de los oficiales de votación. Estos sitios son el lugar donde se realiza la votación y donde existe contacto directo entre el personal del administrador electoral y los electores. Los programas de capacitación con instrucciones claras y precisas son esenciales para asegurar que el proceso de votación se desarrolle con fluidez.
Utilice diagramas y viñetas para indicar la forma en que se abrirá y cerrará el sitio de votación y el tipo de situaciones que ocurren. El uso de viñetas o ilustraciones acerca del procedimiento de votación siempre ayudan a despejar muchas preguntas y respuestas del tipo "¿qué sucede si..?" cuando se presentan situaciones no consideradas.
Manuales de capacitación para oficiales de votación
Existen muchos ejemplos de este tipo de manuales que cada vez son de mayor calidad e incluyen excelente material visual para ilustrar el procedimiento de votación. Estas son algunas muestras que se incluyen:
Folletos sobre temas importantes
No siempre son necesarios los manuales muy completos. Los documentos de una hoja con poco texto acompañado de gráficas son una forma de comunicar mensajes importantes a todo el personal. A muchos administradores electorales seguramente les habrá ocurrido que les devuelven una gran cantidad de material de votación, proveniente de las mesas de votación, incorrectamente empacado y cuya debida clasificación les toma tanto tiempo que se llega a retrasar el escrutinio de los votos. El Manual de la Comisión Electoral Canadiense (en su página 46) muestra los tipos de materiales que deben ir dentro de la urna y lo que lo acompaña es un ejemplo claro de lo que puede prepararse. Esta información puede extraerse del manual y utilizarse como un folleto de una sola página, ver Elections Canada Extract From Poll Workers Manual .
Manuales "¿qué sucede si..?"
Estos se concentran en brindar respuestas a una amplia variedad de problemas y preguntas. La Fundación Internacional para Sistemas Electorales preparó un manual de esta naturaleza para las miembros del comité de cada recinto electoral con motivo de las elecciones en la Federación Rusa celebradas en 1995, ver Ifes Precinct Election Handbook - Russia . Esta es una forma de capacitar a los oficiales de votación sobre cómo tratar con una variedad de problemas comunes.
Manuales sobre solución de problemas
Son similares a los manuales "que sucede sí" y también enumeran una serie de problemas potenciales a los que se pueden enfrentar los oficiales de votación. El preparado por el Supervisor de Elecciones del Condado de Montgomery, en Maryland, Estados Unidos (ver Extract from Election Judges Manual - USA) enlista las áreas potencialmente problemáticas; el oficial de votación simplemente abre el manual en la página correspondiente. La mayoría de los problemas se presentan cuando los sitios de votación están muy concurridos, por lo que es muy importante que en el programa de capacitación se proporcione material muy bien referenciado que permita a los oficiales atender rápidamente los planteamientos que presentan alguna dificultad -es poco probable que se tenga tiempo suficiente para hacer una búsqueda pormenorizada, con el posible riesgo de que el manual sea muy extenso y esté mal referenciado.
Cambios en relación a las últimas elecciones
Otro aspecto importante de los programas de capacitación consiste en destacar lo que es nuevo en relación a la última elección y qué es lo que ha cambiado. Una significativa proporción del personal experimentado tiende a pasar por alto las instrucciones, asumiendo que con lo que ya conocen sobre el sistema serán capaces de llevar a cabo las tareas requeridas. En el programa de capacitación hay que destacar los nuevos requerimientos y los que hayan sido modificados - con frecuencia es el personal experimentado el que comete los errores.
Ejercicios de capacitación
La Comisión de Elecciones de Nueva Zelandia instrumenta extensos programas de capacitación, proporciona a su personal ejercicios prácticos para llevar a cabo las tareas y prepara manuales para este propósito, ver Election Commission Training Workbook - New Zealand . Esta es una forma de asegurar que el personal no sólo ha asistido a las sesiones de capacitación, sino que ha escuchado lo que se ha dicho y que está capacitado para ponerlo en práctica.
Sesiones de información y prácticas de desempeño
Cuando se tenga que capacitar a un grupo numeroso de personas se deben preparar programas de capacitación/sesiones de información de carácter general. Si esto se combina con la distribución de manuales para oficiales de votación o documentación similar para los escrutadores u oficiales encargados del registro (o mejor aún, si los manuales pueden distribuirse de antemano) pueden ponerse en práctica sesiones relativamente cortas (alrededor de dos horas) para repasar los procedimientos establecidos en el manual y para atender dudas o preguntas.
Con la inclusión de practicas de desempeño en estas sesiones informativas en las que se simule la instalación de una mesa de votación y la atención a los electores, se puede mostrar de manera práctica la forma como funciona el proceso. El personal asistente puede llevarse el manual y tener la oportunidad de observar, escuchar y formular preguntas. Los materiales con gráficos de buena calidad ayudan con el proceso de capacitación - los carteles que frecuentemente se preparan con fines de capacitación son igualmente útiles para estos efectos, particularmente aquellos que muestran los procedimientos de votación- los carteles utilizados para las elecciones de la República de Sudáfrica en 1994 son un buen ejemplo, ver Voting Process - South Africa y Polling Station - South Africa .
El programa
El programa de capacitación debe establecerse en los procesos de planeación estratégica y operacional y debe incluir
- Las necesidades y requerimientos de capacitación del personal permanente identificadas tanto a través del proceso de evaluación del personal como de la confrontación de las habilidades del personal en fuciones con los procedimientos propuestos;
- las necesidades de capacitación del personal temporal divididas entre las diversas categorías tales como las de oficiales de votación, personal de escrutinio y registradores;
- los tiempos de ejecución de las actividades de capacitación que requieren estar relacionados con los tiempos de ejecución de los procedimientos electorales;
- los métodos por medio de los cuales se instrumentarán los programas de capacitación y sus implicaciones en términos de costo y personal.
La capacitación de cantidades significativas de personal no necesariamente significa que un gran número de él esté presente en cada sesión - las sesiones cortas que brindan mayores oportunidades para plantear dudas y enfocar problemas específicos de carácter local, son a menudo más interesantes para los participantes, y entre más interesantes sean es más probable que resulten efectivas.
La capacitación no solamente se orienta hacia el personal -muchos países proveen programas de capacitación para candidatos y preparan manuales para ellos. Es del interés de todo candidato conocer qué está permitido y qué no, así como el tipo de responsabilidades que recaen sobre ellos.
La capacitación puede ser costosa pero la carencia de ella puede serlo aún más. Es factible emprender programas de capacitación para un significativo número de personas utilizando el método de cascada, lo que normalmente va acompañado con la preparación de un manual de capacitación de aceptable calidad. Inicialmente se capacita a un pequeño grupo, el cual posteriormente transmite la capacitación a otro grupo, que hará lo mismo con un tercer grupo y así sucesivamente. De esta forma, es posible iniciar con alrededor de 20 personas a nivel nacional y rápidamente difundir el programa de capacitación a un vasto número de oficiales electorales.
Para mayor información ver Capacitación.
