El control de registros es un elemento vital de las actividades de los administradores electorales. Las elecciones dependen en gran medida de la existencia de registros precisos que se conserven en condiciones apropiadas. También puede ser un proceso costoso. Los archivos se necesitan en muchas fases del proceso electoral, incluyendo:
- Registro de electores - de una u otra forma, es necesario conservar una base de datos en la cual agregar o suprimir a alguien de la lista de electores;
- Postulación de candidatos - se requieren formatos en los cuales constatar que los candidatos cumplen con los requisitos para postularse y, de ser el caso, presenten una declaración personal;
- Registro de partidos;
- Nombramientos del personal - para trabajar en beneficio del organismo electoral y cumplir con funciones correspondientes;
- Información y documentación devuelta de las mesas de votación, incluyendo los registros utilizados, las papeleta de voto sin usar, etc.;
- Documentos devueltos después del escrutinio y anuncio de los resultados de la votación, incluyendo las papeletas contabilizadas, las inutilizadas y las declaraciones de resultados;
- Informes que detallen las cantidades gastadas por los candidatos durante su campaña;
- Información sobre los materiales, equipo y suministros utilizados;
- Registro de gastos;
- Evaluaciones y reportes.
En muchos casos, son disposiciones legales las que determinan el tiempo y condiciones bajo las que tendrán que resguardarse estos registros, así como la persona responsable de ello. Es esencial un almacenamiento seguro y confiable de todo este material, lo que puede resultar un tanto costoso, por lo que se tiene que considerar, en todo caso, el tiempo que debe permanecer almacenado antes de proceder a su destrucción.
Además del tiempo de almacenamiento se tiene que tomar en cuenta si los materiales serán llevados a un almacén central o se conservaran en oficinas locales. La decisión sobre esto dependerá, en parte, de la cultura del país así como de la capacidad y reputación de los administradores locales para cumplir esta función. Es probable que el almacenaje a nivel local se realice a un menor costo que el que representaría disponer de instalaciones especiales para almacenar el de todo el país o de un estado, además de los requerimientos y costos de seguridad y personal que esto implicaría.
Las instalaciones y condiciones de almacenamiento deben ser seguras y resultar compatibles con las condiciones climatológicas del país en cuestión. Los materiales se conservan para hacer posible que las elecciones puedan ser impugnadas y que los electores puedan verificar sus registros. Los archivos deben ser almacenados de tal forma que se puedan recuperar con facilidad. La logística electoral tiende a proveer la infraestructura necesaria para la configuración de sistemas de recuperación de esta naturaleza.
Se debe sensibilizar a todos los involucrados en el proceso electoral sobre la necesidad de contar con sistemas de recuperación informativa, los que a menudo dependerán de los sistemas numéricos utilizados para la distribución de materiales y personal. Es usual que estos se basen en una serie de letras o números que identifiquen a las mesas de votación con las listas electorales u otros materiales utilizados en la elección. El acceso a ese tipo de documentación, si lo permite la ley, no debe resultar prohibitivo en términos de costo, aunque resultaría razonable recuperar algunos costos mediante un pequeño cargo por concepto de búsqueda y reproducción.
El OE debe conservar bajo su resguardo los registros detallados del padrón de electores, participación y resultados electorales, costo de las elecciones, etc., tanto para conformar su archivo histórico como para efectos de investigación y estudio. Esta información debe estar permanentemente disponible para el público de manera gratuita. Una consideración importante en todos los aspectos referentes a la conservación de registros es la relativa a contar con documentación que explique que registros han sido transferidos a fin de establecer una pista auditable. Es posible que muchos registros sean almacenados en sistemas de microfilm o computarizados, incluyendo CD ROM¥s, que pueden ser costos pero más efectivos para propósitos de recuperación. Este tipo de decisiones se deben tomar sobre la base de las condiciones prevalecientes en cada país.
