¿Qué es la capacitación externa?
Es la capacitación proporcionada por alguna instancia externa a la oficina o personal a cargo del administrador electoral a través de consultores, especialistas u organizaciones externas. Hay diversas modalidades entre las que se incluyen:
- Intercambio de información con otros administradores electorales a nivel nacional o internacional;
- asistencia de personal interno o externo a la oficina del administrador electoral;
- empleo de consultores o personal electoral externo para instrumentar programas de capacitación dentro o fuera de las oficinas electorales;
- envío de personal para cursos de capacitación externos;
- capacitación a través de la membresía en organizaciones o asociaciones externas;
- organización de reuniones con otros administradores electorales que enfrentan los mismos problemas.
Los programas de capacitación interna son muy importantes, sin embargo, un proceso de capacitación externa puede agregar mayor interés, ofrecer un espectro más amplio de experiencias y prácticas laborales, así como proporcionar mejores oportunidades para la discusión con otras personas que enfrenten problemas de la misma naturaleza. A continuación se examinan estas opciones con mayor detalle.
Intercambio de información
No tiene mucho sentido que los miembros de un grupo de personas se estén preocupando por separado de los mismos problemas. En materia electoral, muy pocos de estos son únicos. El intercambio de ejemplos de buenas prácticas y de experiencias sobre cómo enfrentar problemas, constituye una excelente y poco costosa forma de obtener capacitación externa. Se han formado grupos o asociaciones de administradores electorales en muchos países. Además, la Fundación Internacional para Sistemas Electorales (IFES) puede proporcionar listas de contactos en todo el mundo. En el Reino Unido, la Asociación de Administradores Electorales es una organización formada y dirigida por administradores electorales, que tiene como uno de sus objetivos principales actuar como un grupo de intercambio de información y experiencias prácticas.
Los administradores electorales se reúnen a nivel regional y nacional para discutir asuntos de trabajo, aprender el uno del otro y considerar soluciones comunes a problemas previsibles. Esta modalidad de reuniones de trabajo funciona muy bien durante los preparativos para una elección de grandes proporciones. El único costo que involucra es el relativo a los desplazamientos requeridos. La discusión común de un determinado problema permite plantearlo a nombre del grupo en su conjunto ante la autoridad competente a nivel nacional o local. Estas organizaciones suelen publicar folletos, por lo que la información puede intercambiarse a un costo aún más bajo. Las reuniones regionales incluso pueden ser sede de actividades específicas de capacitación que involucran fuentes externas. Por ejemplo, cuando se están introduciendo nuevos sistemas automatizados, los proveedores especializados asisten a reuniones y llevan a cabo tareas de capacitación; donde se presentan dificultades específicas sobre temas jurídicos, pueden asistir consejeros legales especializados y brindar sus puntos de vista. Una vez más, esta es una manera sencilla y productiva de obtener capacitación externa.
Visitas del personal
Nada es nuevo, por lo tanto, una forma fácil de capacitar al personal consiste en adoptar lo que alguien más ya ha hecho. A nivel nacional, resulta sencillo acordar que el personal visite a otro administrador electoral y labore en su oficina por una semana más o menos, a efecto de observar como se resuelven los problemas que se presentan. A menudo este tipo de visitas pueden convenirse entre asociaciones de administradores electorales. Resulta un poco más difícil solicitar ayuda del personal de otra oficina para recibir orientación y capacitación sobre nuevos procedimientos.
Cada vez son más comunes este tipo de apoyos o visitas de carácter internacional. Las buenas ideas se están propagando rápidamente alrededor del mundo. Las visitas de intercambio benefician a ambas partes - la persona que realiza la visita traerá nuevas ideas y diferentes enfoques que beneficiarán al personal. Aunque los costos de viaje pueden ser altos, hay un creciente interés internacional por establecer vínculos con comunidades de distintos países. Las buenas ideas viajan bien y las visitas de intercambio y asistencia son otra forma de conseguir una gran cantidad de nuevas ideas a un costo relativamente bajo.
Consultores y capacitadores externos
Cuando existen necesidades especificas de capacitación que requieren de habilidades o conocimientos especializados, vale la pena el uso de consultores o personal electoral externo. Esta modalidad de capacitación es probablemente más costosa, pero más fácil de realizarse en un solo día. Una desventaja de la capacitación interna es que el personal algunas veces está demasiado familiarizado con la persona que imparte el programa de capacitación, lo que hace menos atractivo el evento, que cuando se contrata personal externo. La capacitación externa se puede concentrar en un área específica, por ejemplo, las habilidades para el manejo de equipos de cómputo, o dirigirse a una actividad particular del proceso, como por ejemplo la correspondiente a la capacitación de los oficiales de las mesas de votación.
Los consultores externos quizá no estén familiarizados con los valores y objetivos de la organización electoral, pero esta situación puede superarse con sesiones informativas ad-hoc. Una de sus ventajas es que pueden aportar un punto de vista externo y algunas veces más objetivo sobre el asunto. No necesitan "defender" el procedimiento y pueden identificar debilidades que no son visibles para el personal interno. Los consultores también tienen la ventaja de que pueden especializarse en un campo de actividades más específico; en tanto que el personal permanente tiene que cubrir un área y habilidades más amplias. Por ejemplo, se pueden contratar abogados especializados para brindar capacitación sobre asuntos legales o sobre la forma en que se deben manejar los procedimientos legales, consultores en relaciones públicas pueden capacitar sobre habilidades en el manejo de las relaciones públicas o especialistas en cómputo sobre la procedimientos de automatización.
Cursos de capacitación y eventos
En muchos países se ha reconocido la necesidad de organizar cursos de capacitación externa y existe un próspero mercado comercial que presta esta clase de servicios. En el Reino Unido, una amplia variedad de organizaciones, que van desde grupos de administradores electorales hasta agencias comerciales de capacitación y asociaciones locales de empleados gubernamentales, ofrecen cursos que cubren desde un día hasta una semana de duración, en los que se contrata a especialistas electorales para explicar y capacitar a la gente sobre una amplia variedad de procedimientos electorales.
Estas oportunidades de capacitación también se proporcionan en seminarios anuales organizados por asociaciones de funcionarios electorales. En los Estados Unidos se organizan eventos de esta naturaleza, además de conferencias internacionales y sesiones de capacitación. La Conferencia Trilateral sobre Sistemas Electorales organizada por la Fundación Internacional para Sistemas Electorales que involucra a delegados de Canadá, Estados Unidos de América y México es un buen ejemplo. Hay intercambios de experiencias prácticas y presentaciones detalladas sobre una gran variedad de asuntos y problemas de carácter electoral que son relevantes para los tres países.
Publicaciones especializadas.
Este tipo de publicaciones puede proporcionar una guía detallada sobre las leyes y las prácticas electorales. Tienden a concentrarse en un determinado país, ya que gran parte de sus contenidos están relacionados con la legislación electoral de éste. El Reporte sobre Administración de Elecciones 20 es una publicación de los Estados Unidos de América que circula cada dos semanas y contiene artículos con información de actualidad en materia electoral, actualizaciones sobre legislación, noticias sobre EU y el extranjero, así como ejemplos de ideas innovadoras en materia de elecciones. Estas publicaciones son una excelente alternativa para que el administrador electoral se mantenga actualizado a un costo mínimo y sin tener que realizar una investigación exhaustiva, o invertir su tiempo en viajes o en recolectar información.
Costos
El envío del personal a cursos de capacitación externos puede resultar costoso pero no tanto como lo puede ser un error grave ocasionado por la falta de capacitación. El trabajo electoral con frecuencia es muy repetitivo y cualquier visita a algún otro administrador electoral probablemente dé como resultado algunas buenas ideas e incremente la consistencia práctica. Es muy fácil intercambiar información a través de la transferencia de copias de algunos materiales por teléfono, fax o internet. Se puede obtener una gran cantidad de información sin salir de la oficina y sin ningún costo, simplemente contactando a otros administradores y asociaciones electorales. Entre más alto sea el nivel de conocimientos básicos menor serán las necesidades de capacitación y la rapidez con que los conocimientos serán asimilados.
La capacitación del personal temporal en tareas específicas es una empresa mayor. La preparación de manuales de calidad, preferentemente con gráficos, y la preparación de sesiones informativas con ejercicios de simulación cubrirán gran parte del trabajo básico a un costo mínimo, particularmente si se organizan bajo el método de cascada, ver Oportunidades de Capacitación Interna.
Revisión
Como en todos los procedimientos, la capacitación externa necesita revisarse continuamente. No tiene caso esperar hasta que finalice el programa para tomar alguna medida si es que no se está logrando el resultado deseado. La retroalimentación de las sesiones de capacitación debe ser continua a través de un proceso de evaluación para cada una de ellas.
Se debe contar con un formato de evaluación especialmente diseñado para las sesiones de capacitación. Las preguntas comunes deben tener como propósito indagar si los materiales visuales o escritos son fácilmente comprensibles, si las sesiones aumentan el conocimiento sobre los procedimientos clave, si algo se puede hacer mejor, qué tan fácil fue entender al capacitador, si las sesiones fueron demasiado extensas, qué se debió haber tratado con más detalle, qué con menos detalle, si la sesión fue agradable, si la sede escogida fue la adecuada, y así sucesivamente.
