El primer paso para automatizar una elección consiste en determinar las necesidades. Es conveniente que las autoridades electorales consideren las motivaciones para hacerlo, la diponibilidad de recursos suficientes y constantes, las actitudes y familiaridad del público con la tecnología computacional, las leyes relacionadas con los procedimientos de votación y cualquier otro constreñimiento.
Además, es importante considerar las expectativas culturales sobre la participación electoral, la forma en que serán atendidos los electores con necesidades especiales y la infraestructura física existente, incluyendo la confiabilidad del suministro de la energía eléctrica y las redes de telecomunicaciones. Finalmente, es recomendable que las autoridades reflexionen sobre sus motivaciones y objetivos y determinen que parámetros van a utilizar para medir el éxito de sus esfuerzos de automatización. Los administradores electorales podrían considerar las siguientes cuestiones cuando realicen un análisis de necesidades en esta materia:
- ¿Un sistema automatizado incrementará la precisión de las actividades que se ejecuten?
- ¿Se traducirá en el empleo de un menor número de personal de tiempo completo o reducirá la necesidad de personal temporal?
- ¿Disminuirá las presiones sobre el personal electoral clave?
- ¿Provocará una mayor satisfacción del personal con su trabajo mediante al reducción de actividades reiterativas?
- ¿Mejorará la calidad de los resultados de actividades específicas?
- ¿Reducirá el tiempo requerido para completar una actividad?
- ¿Que capacitación será necesaria para que el personal utilice un sistema automatizado?
- ¿Qué tiempo tomará instalar y probar el sistema?
- ¿El sistema automatizado abrirá nuevos riesgos de fraude o precupaciones de seguridad?
- ¿Cualquier falla en el suministro eléctrico o en los sistemas de telecomunicaciones impactará actividades críticas si se utiliza un sistema automatizado?. De ser así ¿qué mecanismos de respaldo se pueden instalar para prevenir esas fallas?
- ¿Se requerirán líneas adicionales de suministro eléctrico o de telecomunicaciones?
- ¿Se incrementarán o reducirán las necesidades de espacios de almacenamiento?
- ¿Cuál será el costo inicial del sistema automatizado?
- ¿Cuál el costo de mantenimiento?
- ¿Cuál es la vida útil del equipo?
- ¿Qué mejoras serán advertidas por los electores, los partidos y los candidatos?
- ¿Será capaz el sistema automatizado de ajustarse a los cambios requeridos en los próximos años?35
Leyes y regulaciones
Es recomendable que los administradores electorales se aseguren que durante el proceso electoral se observen todas las leyes y regulaciones aplicables. Es conveniente llevar a cabo un análisis cuidadoso y objetivo de necesidades para asegurar que la compra de cualquier equipo se efectúe de acuerdo con las leyes y regulaciones vigentes.
Requisitos internos
la autoridad electoral puede tener sus propios requisitos internos, los cuales deben ser considerados. Esos requisitos pueden incluir el uso de una licitación pública y competida para otorgar los contratos de suministro de equipo y servicios y asegurarse que los contratos incluyan garantías básicas de servicio o reparación.
Garantías técnicas y de desempeño
Es muy recomendable la asesoría de especialistas para determinar las especificaciones técnicas y de desempeño más apropiadas. Es importante especificar con suficiencia las necesidades, pero sin llegar al punto de configurar especificaciones que sean prácticamente imposible de satisfacer.
Evaluar el impacto sobre el personal y la organización interna
El equipo no resulta de utildad si el personal carece de las habilidades necesarias para utilizarlo. En ocasiones se le puede capacitar o entrenar para usar un nuevo equipo. Sin embargo, también se puede dar el caso de que el personal carezca de habilidades básicas que no puedan adquirir en unas cuantas sesiones de capacitación.
El equipo suele ser caro y se requiere generar ahorros para justificar sus costos. ¿Cuál será el efecto de ésto en el personal? ¿la simple reducción de las presiones será suficiente para justificar los costos? ¿Se le reducirá a una parte del personal una porción significativa de su carga de trabajo? ¿Quién dispondrá de mayor tiempo libre y cómo será utilizado?
Partidos y candidatos
Estos son actores fundamentales del proceso electoral. Hay que mantenerlos informados sobre cambios en el equipo, explicarles que está ocurriedo y cómo les afectará. Es recomendable involucrarlos particularmente en las cuestiones de seguridad y transparencia y cómo se lograrán nuevos objetivos en estas manterias.
El electorado
Si la introducción del equipo se va a traducir en cambios para el electorado, como por ejemplo en los métodos de votación, entonces la educación e información al elector debe ser una prioridad. Al igual que en el caso de los partidos y candidatos la confianza del electorado en los sistemas computarizados es esencial.
