Introducción
La planeación estratégica implica una asignación organizada de los recursos en función de los objetivos; el desarrollo de planes detallados para la obtención, distribución y recuperación de materiales electorales; minimizar riesgos en su suministro y la capacidad de ajustarse a necesidades y situaciones cambiantes.
Una de las fallas comunes en los procesos electorales de muchos países es la de no otorgar la prioridad debida a la administración de materiales en el proceso de planeación. Generalmente, esta falla se traduce en costos y retrasos innecesarios. Por ejemplo, carecer de una planeación adecuada puede producir que se envíen los materiales por vía aérea en lugar de por mar o tierra, lo cual incrementa los costos en alrededor de un 30%. Otra falla común consiste en iniciar el abasto de materiales como una actividad aislada, respecto a otros aspectos de la planeación electoral, o sin la experiencia y el acceso a toda la información necesaria para planear eficazmente el suministro de materiales. Como resultado de lo anterior, se pueden adquirir materiales inadecuados o su distribución puede ser desorganizada, lo cual afectará adversamente los procedimientos y reducirá la confianza por parte del público.
También es importante que la adquisición de materiales esté ligada a la planeación global del proceso electoral de forma tal, que cualquier cambio en los plazos, ubicación o procedimientos que afecten las necesidades materiales sea conocido lo más pronto posible.
La buena administración de los materiales incluye el desarrollo de procedimientos simples y eficaces para su manejo; su inclusión en la capacitación de los oficiales de registro y votación, y debe estar enlazada de la manera más amplia posible a la educación del votante.
Ayuda especializada
La experiencia que se necesita para un eficaz soporte de la elección podría requerir la contratación de asistencia especializada en algunas áreas. Al determinar este tipo de requerimientos, el administrador electoral debe de evaluar su capacidad en las siguientes áreas.
Planeación y administración
Conocimiento de la planeación estratégica
Experiencia en asuntos presupuestarios y administración financiera
Experiencia en programación y capacitación
Experiencia en administración de materiales
Capacidad para establecer sistemas de control y rastreo de materiales - en términos simples para saber siempre cuántos artículos fueron ordenados, cómo fueron distribuidos, quién es el responsable de controlarlos y quién es responsable en caso de alguna impugnación.
Capacidad para establecer vínculos efectivos entre la provisión de materiales y la planeación global del proceso electoral, incluyendo los procesos legislativos y de educación al votante.
Abastecimiento y logística
Capacidad de abastecimiento y suministro nacional e internacional Conocer la capacidad de producción y proveedores a nivel local Conocimiento sobre los aspectos de seguridad y capacidad de formular especificaciones precisas Conocimiento de las condiciones locales y de las habilidades del personal de registro y de las mesas de votación Capacidad para evaluar y utilizar información censal y de planeación electoral para establecer las necesidades materiales
Experiencia en servicios de envío y paquetería a nivel nacional e internacional, así como en procedimientos aduanales locales
Conocimiento de las regulaciones sobre adquisiciones a nivel local e internacional Conocimiento de las capacidades y proveedores de servicios de transportación y almacenamiento a nivel local
Análisis de necesidades
La importancia de seleccionar los materiales y definir correctamente las cantidades apropiadas no puede ser subestimada. Materiales poco apropiados llevan a la pérdida de confianza por parte del votante. Un pedido en cantidad excesiva es costoso, y una escasez de materiales puede afectar la credibilidad de los resultados de la elección. Las necesidades materiales deben ser determinadas con suficiente antelación al proceso electoral. La información clave que se requiere para seleccionar apropiadamente los materiales y definir con precisión sus volúmenes comprende:
- La información censal, registral y demográfica más precisa posible.
- La ubicación de cada centro de registro y/o mesa receptora de votos
- El presupuesto global disponible y cualquier restricción o condición para recibir financiamiento por parte de instituciones donantes
- Los materiales requeridos para capacitación y educación al votante, de manera previo al registro o a la votación
- Las capacidades de almacenamiento y transporte en todas las regiones del país
- Los enlaces de comunicación disponibles para rastrear el material
- Los procedimientos utilizados para el registro de electores, el escrutinio de votos y la tabulación de resultados
- Los detalles del sistema de rastreo que se utilizará para controlar el abastecimiento de materiales y realizar un seguimiento preciso de los materiales sensibles en particular
- Disposiciones legales
Disposiciones legales
La legislación electoral regula muchos aspectos del abastecimiento de materiales. Determina el número de votantes elegibles; pero también pueden especificar muchos otros factores que gravitan sobre el abastecimiento de materiales, incluyendo:
- El proceso utilizado para el registro y la emisión del voto
- El tamaño y el tipo de las papeletas de votación, urnas y credenciales o tarjetas de elector
- Disposiciones sobre elecciones anticipadas, voto en ausencia, por vía postal o por procuración
- El número máximo de electores por cada sitio de votación
- Horario de operación de los sitios de votación
- Ubicación y procedimiento para realizar el conteo de votos
- Procedimientos para manejar materiales electorales delicados, incluyendo su almacenamiento y eliminación
- La calendarización y el presupuesto para el proceso electoral
- La figura legal y responsabilidades de la autoridad electoral
Educación y capacitación al votante
El uso apropiado de los materiales electorales y su aceptación entre el público votante,requieren de una capacitación eficaz y de una educación al elector exitosa. Un buen personal y el mejor equipo no necesariamente producirán óptimos resultados si no es adecuada la capacitación en el uso de equipo de trabajo complejo. La planeación debe incluir disposiciones relativas al suministro de materiales para capacitación, así como su distribución anticipada a medida que vaya siendo requerido por el personal encargado de la capacitación, la educación al votante y los paquetes informativos para observadores electorales.
Procedimientos simples e instrucciones claras son claves para el éxito.
stos deben desarrollarse y probarse en una fase temprana del proceso electoral. Los materiales de capacitación deben ser distintos a los utilizados el día de la elección por razones de seguridad. Los costos de estos materiales pueden minimizarse; por ejemplo,los prototipos de las papeletas de votación y de las formas de rastreo de materiales se pueden imprimir en papel ordinario. En algunos casos también se pueden imprimir así las papeletas de votación - dependiendo de la legislación y de la situación local.
Para el caso de los materiales y equipo electoral más delicados, deben de estar presentes representantes de los proveedores para auxiliar en las tareas de capacitación o, incluso, para realizar pruebas piloto de los materiales.
En algunos casos, las elecciones intermedias o anticipadas pueden proporcionar una buena oportunidad de presentar nuevos materiales o probar nuevos procedimientos a escala limitada y reducir la necesidad por poner en funcionamiento un programa no ensayado previamente o pruebas piloto.
