هناك فرق بين التخطيط الخاص بعمليات
الاقتراع وبين إعادة برمجة المهام بشكل عام. حيث أن التخطيط يتعلق بالإطار الذي يتم
من خلاله ذلك، إذ ينظر التخطيط في كل واحد من الأوجه والمراحل بشكل عام لتحديد المتطلبات
الكفيلة بتنظيم انتخابات ناجعة. بينما تعمل إعادة البرمجة على تفصيل كل مرحلة من الخطة
إلى فعاليات تفصيلية محددة.
التخطيط في ظل الدورة الانتخابية
تعتمد طريقة وطبيعة التخطيط لعمليات
الاقتراع إلى حد بعيد على كون هيئة الإدارة الانتخابية ذات طبيعة دائمة أو مؤقتة، وعلى
كون الانتخابات تتم في مواعيد محددة وبدورية ثابتة أم لا.
ففي ظل وجود إدارة انتخابية دائمة يصبح
من السهل القيام بتخطيط طويل الأمد، يهدف إلى بناء القدرات والموارد بما يسهم في تفادي
الوقوع تحت ضغط تحضيرات اللحظة الأخيرة، فور الإعلان عن الدعوة للانتخابات، وبحيث يشمل
ذلك جزءً من خطة الإدارة الاستراتيجية.
وبتوفر إمكانية التخطيط وتوظيف الموارد
بشكل دائم، تصبح النظرة طويلة الأمد للأمور هي الأكثر ملاءمة وفعالية للتخطيط لعمليات
الاقتراع أو التصويت.
التخطيط لمرحلة الانتخابات
تعتبر الخطط التنفيذية التفصيلية مسألة
حيوية بالنسبة لفترة المرحلة الانتخابية بحد ذاتها، وذلك للتحقق من:
·
تحديد
كافة الفعاليات الهامة وتخصيص المواعيد الإدارية لتنفيذها بهدف استيفاء المواعيد القانونية
للعملية الانتخابية.
·
خضوع
العلاقات المتبادلة بين الفعاليات المختلفة لإطار زمني منطقي.
·
توزيع
المسؤوليات المتعلقة بتنفيذ المهام العديدة المتعلقة بعمليات الاقتراع.
·
تحديد
الأهداف وسبل المتعابعة للتحقق من قياس مدى التقدم في تنفيذ مختلف الفعاليات.
ويمكن تطوير تلك الخطط على مستويين،
الخطة العامة لبرمجة المهام الرئيسية، يرافقها خطط تفصيلية للفعاليات والبرامج المحددة.
وفي أفضل الحالات، يجب أن تكون الخطط
التفصيلية مرنة بحيث يمكن من خلالها تكوين رؤية واضحة حول الخطة الشاملة والمتكاملة
لعمليات الاقتراع من خلال جدول زمني واحد، في الوقت الذي تعطي معلومات تفصيلية حول
مضمون ومواعيد كل فعالية أو مهمة على حدة. وهذه المرونة من شأنها أن تسهل أعمال ومهام
مديري البرامج والفعاليات المحددة.
التوقيت
لا يحتاج التخطيط المبكر لعمليات الاقتراع
الانتظار حتى صدور الدعوة للانتخابات للشروع به. حيث يمكن تحديد الفعاليات والروابط
القائمة بينها، وكذلك الأطر الزمنية لمختلف الفعاليات، وتوزيعها في الخطة التنفيذية
كفعاليات تسبق يوم الاقتراع وأخرى تعقبه.
ويجب تطوير تلك الخطط المبكرة بمرونة،
وذلك للتمكن من تعديل التواريخ أو المواعيد أو إضافتها لاحقاً، والسماح بذلك لبعض التعديلات
الهامة التي قد تفرضها أية تغييرات قد تطرأ على الإجراءات المعتمدة والناظمة للانتخابات.
ويمكن تطوير وإعداد الخطط التنفيذية
التفصيلية بسهولة أكبر إذا توفرت تسهيلات الحاسوب، أو برامج التخطيط المختصة. حيث أن
ذلك يدخل ضمن أهم ما يمكن للوسائل والقدرات التكنولوجية الحديثة الإسهام به لتطوير
العملية الانتخابية.
كما يمكن للطرق التقليدية للتخطيط اللجوء
لاستخدام قوائم الجرد، بحيث يتم جدولة كل واحدة من الفعاليات الانتخابية التي يجب القيام
بها أثناء فترة الانتخابات بهذه الطريقة.
