عمليات الاقتراع

Topic Indexقوائم الجرد الخاصة بعمليات التخطيط

قد تكون خطط العمل التفصيلية المتعلقة بعمليات الاقتراع صعبة المراس في الاستخدامات اليومية من قبل كافة الموظفين. لذلك توفر الجداول الزمنية التي تبين باختصار التواريخ والمواعيد الرئيسية وكذلك المهام المفصلية وسيلة ناجعة للتذكير بالمهام ومتابعة التنفيذ. أما قوائم جرد المهام فهي تعتبر حلاً وسطاً بين خطة العمل ككل والجدول الزمني، وتوفر وسيلة جيده للمتابعة والتحقق.

مضمون قائمة الجرد

يمكن إعداد قوائم الجرد على مستويات مختلفة، يتم تفصيلها لتحدد ما يلي:

· مسؤوليات كل فرد من الموظفين.

· الفعاليات والمهام التي يجب تنفيذها أو إنجازها في موقع ما أو مرحلة محددة.

· متابعة الفعاليات بشكل عام، وكل منها على حدة.

وتوفر الصيغة الهرمية للقائمة وسيلة إدارية فعالة، وهي الصيغة التي يتم من خلالها إعداد قائمة جرد تفصيلية بكافة الخطوات الخاصة بتنفيذ كل واحدة من الفعاليات وفي كل موقع، بحيث يوفر ذلك معلومات ضرورية لقوائم المتابعة العامة. وبذلك يمكننا التحقق من استكمال الفعاليات والمهام استناداً إلى قائمة الجرد العامة المجدولة زمنياً.

يمكن حوسبة تلك القوائم بحيث تكمل بعضها البعض، مما يمكننا من تحقيق نجاعة أكبر في تبادل المعلومات. وبذلك فإن استكمال أية خطوات في أي من المهام في موقع ما ينعكس بشكل أوتوماتيكي في قائمة الجرد العامة المجدولة بشكل تلقائي ويعدلها فيما يتعلق بمتابعة مستويات التنفيذ في كل حالة وفي أي وقت.

تصميم قائمة الجرد

عند القيام بتصميم قائمة جرد ما يجب أن نأخذ بعين الاعتبار ما يلي:

· تحقق من وضوح الهدف الرئيسي الذي يتم وضع القائمة من أجله.

· التصميم الجيد للقائمة يحتوي على فراغات خاصة يقوم الموظف المسؤول بالتأشير عليها للدلالة على استكمال كل خطوة أو مهمة والتصديق على تنفيذ الفعاليات التي ينتهي منها.

· يجب أن تشتمل القوائم المعدة لمهام أو فعاليات محددة للعمل كحافز على التنفيذ، على كافة الأعمال الأساسية، وذلك بتسلسل زمني منطقي من أجل التنفيذ الدقيق للمهمة.

· يجب مواءمة مستوى التفصيل في القائمة مع الخبرة المتوفرة ومستويات المتابعة أو الإشراف القائمة.

· قد تحتاج قوائم الجرد الخاصة بمحطات الاقتراع أن تكون أكثر تفصيلية في تفصيلها لمختلف الفعاليات مما هو مطلوب بالنسبة لمسؤولي الانتخابات من ذوي الخبرة.

· يجب إعداد قاوئم جرد قصيرة وبسيطة، تنحصر كل منها بفعالية أو مهمة ما لتعزيز فاعليتها.

· لا تحتاج القوائم المعدة لمتابعة تنفيذ واستكمال المهام بالضرورة إلى التوقف عند كل واحدة من الخطوات المتعلقة بكل مهمة، وإلا أصبح من الصعب التعامل معها بسهولة ويسر.

كتب الجرد واليوميات

ينصح مدراء الدوائر الانتخابية ومسؤولي العملية الانتخابية بشكل عام بالاحتفاظ بكتب جرد أو يوميات أثناء العملية الانتخابية.

· يمكن أن يكون ذلك على شكل قائمة جرد بسيطة بصيغة جدول زمني، توضح المحطات الرئيسية في العملية وتواريخ أو مواعيد تنفيذها (راجع يوميات المهام الخاص بمدير الدائرة الانتخابية في كندا).

· يمكن الاستفادة من القائمة بشكل أكبر ولمدة أطول فيما لو أتت مع يوميات أو دفتر ملاحظات يتم تدوين أية تطورات أو ملاحظات عليه بشكل رسمي، وبشكل خاص ما من شأنه أن يؤدي إلى إثارة نزاعات أو تقديم اعتراضات انتخابية، أو ما يمكن أن يؤثر على التخطيط للانتخابات المستقبلية. راجع يوميات مديري الانتخابات في أستراليا (1996).

· يمكن أن يكن ذلك من خلال كتاب لليوميات او الملاحظات بكل بساطة، حيث يتم تدوين كافة الأحداث والملاحظات بشكل يومي، ومن ثم مقارنتها بالمواعيد المعتمدة لمختلف المهام. راجع دفتر يوميات مديري الانتخابات في نيوزيلندا (1996). ومن المفضل استخدام ذلك جنباً إلى جنب قوائم جرد خاصة بمختلف المهام والفعاليات.

الأدوات الشخصية

عمليات الاقتراع