عمليات الاقتراع

Topic Indexالتخطيط المالي

تعتبر الإدارة الناجعة والفعالة للخطط المالية أمراً مفصلياً في الانتخابات، لذلك يجب أن تعمل الترتيبات المالية الخاصة بعمليات الاقتراع على التحقق من:

· توافر التمويل الكافي لتغطية كافة القعاليات المطلوبة.

· وجود وسائل إشراف ومتابعة جيدة وملائمة لضبط استخدام الأموال بالشكل الملائم.

· توافر الأموال في الأوقات المطلوبة المناسبة ودون تأخير.

وهناك مسائل أخرى تتعلق بالإدارة المالية لعمليات الاقتراع تتخطى عمليات إعداد الميزانيات وتقدير التكاليف.

سلطة تنفيذ عمليات الصرف

خلال فترة الانتخابات تظهر الحاجة في كثير من الأحيان لقيام الموظفين بمواجهة بعض المصروفات وتنفيذ بعض المشتريات على المستوى المحلي.

لذلك يجب أن تأخذ الإجراءات الخاصة بتخويل الصرف هذه الاحتياجات بعين الاعتبار، وذلك من خلال النص على نظم ضبط صارمة تتعلق بإيكالل صلاحية الصرف بكميات محدودة، وبما لا يتجاوز سقف الميزانية الخاصة بكل مكتب انتخابي محلي. وتعتبر نظم الضبط والإشراف حيويةً لكافة المصروفات للتحقق من:

· احترام حدود الميزانيات الخاصة بالإدارات الانتخابية المحلية وعدم تجازوها.

· لتحويل الأموال بين مختلف جوانب العملية الانتخابية حسب الحاجة، وللتحقق من عدم اختلاس أي من تلك الأموال.

وقد يكون من الملائم استخدام بطاقات الإئتمان من قبل مسؤولي الانتخابات لتنفيذ عمليات الشراء الانتخابية، وذلك في الظروف التي تخضع لنظم ضبط جيدة وصارمة فقط، لذلك لا ينصح باستخدام هذه الإمكانية إلا في ظل وجود مثل تلك الوسائل الفعالة لضبط عمليات الصرف والتصرف بالأموال والميزانية الانتخابية.

النزاهة المالية

تنطبق على الإدارات الانتخابية بشكل عام إجراءات المشتريات والصرف المعمول بها في القطاع الحكومي العام في كل بلد لتنظيم تلك الفعاليات.

إلا أن الأطر الزمنية التي يجب تنفيذ تلك الإجراءات المالية من خلالها ولتنفيذ مناقصات الشراء، وإمكانية خضوع عمليات الشراء الكبيرة لوكالات أو أجهزة حكومية وعامة تختص بضبطها ولكنها لا تلتأم إلا في فترات زمنية متباعدة، كل ذلك قد يجعل من تلك الإجراءات غير عملية ولا واقعية في ظل الأطر الزمنية القصيرة والمضغوطة التي تتحلى بها الانتخابات. ومن الضروري، للتحقق من شراء وتوريد المواد والتجهيزات الانتخابية في الوقت المناسب، توافر إجراءات سريعة لتنفيذ عمليات الشراء، دون أن يمس ذلك بمتطلبات المحاسبة والنزاهة.

فعمليات الشراء الانتخابية يجب أن تتم من خلال ما يلي في كافة الحالات:

المقارنة بين منتوجات وعروض مختلف الموردين من حيث النوعية، والجودة، والملاءمة والسعر، لتحقيق أفضل قيمة شرائية ممكنة.

الحماية ضد أية حصص أو فوائد غير قانونية.

ضوابط لمنع وقوع حالات تزوير أو اختلاس من قبل الموظفين.

تكاليف الموظفين

عادةً ما تستهلك التكاليف المتعلقة بالموظفين الحصة الأكبر من تكاليف العمليات الانتخابية، فيما عجا الحالات التي يفرض القانون على أولئك الموظفين تقديم خدماتهم الانتخابية مجاناً أو بالتبرع. وإلى حد بعيد تحدد كيفية إدارة تلك التكاليف نجاعة العملية الانتخابية برمتها من حيث الكلفة. ويمكن للنقاط التالية أن تسهم في تحقيق القعالية والنجاعة في عمليات التوظيف:

تقدير مستوى الأجور بشكل حذر. ففيما عدا المجتمعات التي تعتبر فيها مهام موظفي الاقتراع على أنها من المهام أو الواجبات المدنية للمواطنين، يجب أن تكون الأجور على مستوى من شأنه جذب موظفين مؤهلين والاحتفاظ بهم للقيام بالمهام الانتخابية. والاحتفاظ بالموظفين المؤهلين أمر هام حيث أنه يسهم في تشكيل مجموعة من الموظفين المؤهلين وذوي المهارات على المدى الطويل، دون الحاجة لتوظيف موظفين جدد وتدريبهم انطلاقاً من الصفر.

فلو كان مستوى الأجور متدنياً للغاية، فقد لا يرغب الموظفون بقبول عروض التوظيف في الانتخابات القادمة، مما يؤدي إلى خسارة المهارات والخبرات المكتسبة.

أما تقدير المستويات المقبولة للأجور فيمكن تحقيقه بالمقارنة مع الأجور المدفوعة لموظفين آخرين في القطاع العام يقومون بتنفيذ مسؤوليات مشابهة أو على ذات المستوى من الأهمية. وفي الحالات التي يتمتع فيها موظفو الاقتراع المختلفين بمستويات متفاوتة من المسؤولية، كرؤساء محطات الاقتراع مقابل موظفو الإشراف على الصندوق مثلاً، فقد يتطلب الأمر دفع أجور مخلفة لكل منهم، كل حسب موقعه ومسؤولياته. وعلى أية حال يجب توزيع مستويات الأجور على أقل عدد ممكن من الدرجات، للتمكن من تبسيط العملية وتنفيذها بدقة.

ويمكن تحقيق المزيد من التبسيط في العملية من خلال دفع مبلغ مقطوع لموظفي الاقتراع، وذلك مقابل قيامهم بمهامهم يوم الاقتراع، ومشاركتهم في الدورات التدريبية والفعاليات الانتخابية الأخرى المشابهة التي قد يضطلعون بها.

أما الموظفون المؤقتون العاملون على المساعدة في إدارة الشؤون الإدارية والأخرى لمكاتب الإدارة الانتخابية، فقد يكون من الأفضل توظيفهم على أساس ساعات العمل، وذلك حسب ضغوطات ومتطلبات العمل ومراحل الذروة فيه. (للمزيد حول موظفي عمليات الاقتراع، راجع توظيف وتدريب موظفي محطات الاقتراع).

نظم أجور الموظفين

يجب أن يتوفر لدينا نظام فعال وعملي لدفع مخصصات موظفي الاقتراع بشكل دقيق ودون تأخير. حيث أن الأعداد الكبيرة لموظفي الاقتراع من شأنها أن تلقي بمزيد من الضغوطات على كاهل النظم المعمول بها لدفع الأجور وضبط العملية. ومن المنصوح به إطلاع الموظفين على طرق دفع الأجور ومواعيده أثناء الدورات التدريبية، لتفادي أية مشاكل أو صراعات لاحقاً.

يجب التحق من أن نظم دفع الأجور تعمل بمستوى عالي من الأداء وبما يضمن تنفيذ الإلتزامات في موعدها، إذ أن أي تأخير في دفع الأجور من شأنه أن يحبط الموظفين ويثنيهم عن قبول العمل لصالح الإدارة الانتخابية مستقبلاً.

ومن المفيد محاولة استخدام نظم ووسائل إدارة ودفع الأجور المستخدمة من قبل الوكالات الحكومية الكبيرة أو الشركات الخاصة الكبيرة.

وفي الانتخابات الوطنية بشكل خاص فإن الأعداد الكبيرة من الموظفين قد يجعل من الصعب على موردي الخدمات الخاصين توفير خدمات مقنعة وكافية في هذا الخصوص (حيث ان وجود موظفين لم يستلموا إجور عملهم خلال أسبوعين منذ انتهاء الانتخابات يعتبر مستوى غير مقبول وغير مرضي من الخدمات).

أما وسيلة تطوير نظم خاصة بالإدارة الانتخابية لإدارة ودفع الأجور، وهو الخيار الأكثر كلفة عادةً، فقد يجب النظر فيها في الحالات التي لا تتوفر فيها أية نظم أخرى يمكن الاعتماد عليها والوثوق بقدرتها على توفير الخدمة المطلوبة وبالمستوى المنشود.

طرق دفع أجور الموظفين

تختلف طرق دفع أجور الموظفين ووسائله باختلاف الظروف والسياق المحلي، ويمكن أن تشتمل على الطرق التالية:

· دفع أجور الموظفين في يوم الاقتراع: وقد يفرض ذلك المزيد من الأعباء الأمنية خلال هذا اليوم الذي يشكل فيه أمن العملية الانتخابية بحد ذاتها وموادها الهدف الأكبر والأساسي. كما وأن ذلك يتطلب ضوابط مالية صارمة على كل واحد من رؤساء أو مدراء محطات الاقتراع.

· الدفع بواسطة الشيكات المرسلة للموظفين عبر البريد، وذلك بعد استلام كشوفات الدوام والأداء بعد انتهاء يوم الاقتراع. وهي طريقة شائعة الاستخدام، إلا أنها قد لا تكون ممكنة في بعض الحالات أو المجتمعات، والتي قد لا يكون عملياً تنفيذ عمليات الدفع فيها إلا بشكل شخصي وباليد فور انتهاء ساعات العمل يوم الاقتراع ومن قبل المدير المسؤول مباشرةً.

في الحالات التي يتم فيها دفع الأجور بعد يوم الاقتراع، يجب اعتماد ترتيبات خاصة للتحقق من وصول المستحقات للموظفين في المناطق النائية والتي قد لا تمتلك خدمات بريدية موثوقة. كما ويمكن الدفع عن طريق الحوالات المصرفية لحساب الموظفين أو باليد عبر مكاتب الإدارة الانتخابية المحلية.

ومن الجدير التنويه إلى أن عمليات التوظيف لأعداد كبيرة من موظفي الاقتراع الموزعين على أعداد كبيرة من محطات الاقتراع المتباعدة والمنتشرة على طول البلاد وعرضها، قد تعطي الفرصة لمحاولات ما يعرف بتمرير الموظفين الأشباح أو الافتراضيين، في محاولة للحصول على مزيد من المدفوعات لصالح موظفين غير حقيقيين تصب في نهاية المطاف في جيوب القائمين على تنفيذ وإدارة عمليات دفع الأجور.

لذلك يجب أن تتمتع نظم التوظيف وإدارة الأجور ودفعها بالمهنية والمتانة الكافية لمنع حدوث تلك المحاولات أو أي نوع آخر من الاختلاس، في الوقت الذي تبقى فيه تلك النظم على درجة من البساطة والوضوح بحيث يمكن من خلالها تنفيذ وإدارة العمليات بسلاسة ودون معوقات.

المساءلة والتدقيق

طالما أن عمليات الاقتراع تنطوي على استخدام أعداد كبيرة من الموظفين والمواد، بالإضافة إلى الأجهزة الثمنية، والتي غالباً ما تكون سهلة النقل، والموظعة على العديد من المقرات، فإن نظم المساءلة والضبط يجب أن تكون شديدة الإحكام.

ويجب التحقق بشكل خاص من ضبط استخدام المواد الصغيرة الاستهلاكية، كالهواتف المحمولة أو النقالة، وأجهزة الاتصال اللاسلكي الشخصية، ومن أن دفع أية تكاليف تتعلق بها يتم فقط لصالح الموظفين والمسؤولين الانتخابيين المخولين بذلك. لذلك يجب اعتماد وتطبيق ضوابط مالية كافية للتحقق مما يلي:

· جرد المواد والأجهزة التي يتم اقتناؤها، وتوثيق عمليات نقلها، بما في ذلك الاحتفاظ بسجل كامل للموجودات، ولإجراءات التوريد والاستلام، ولعمليات التخلص من المواد والإجراءات المتبعة في ذلك وتوثيقها.

· الاحتفاظ بسجلات لنظم تدقيق وتوثيق عمليات دفع أجور الموظفين.

· مساءلة ومحاسبة الموظفين حول استخدامهم للأموال والمواد والأجهزة الانتخابية الموجودة في عهدتهم.

· تطبيق ضوابط للإشراف على التصرف بالأموال والمواد والأجهزة، تكون كافية لمنع وقوع حالات من التزوير أو الاختلاس أو التصرف غير المشروع بالموارد الانتخابية.

ومن الضروري التحقق من وعي موظفي الانتخابات لتلك الإجراءات والضوابط، بالإضافة إلى وعيهم لأية عقوبات تترتب على أية مخالفات لها، وذلك أثناء الدورات التدريبية التي تنظم لكافة الموظفين على اختلاف مستوياتهم.

ومن الممارسات المنصوح بها ما يتعلق بإخضاع مافة المعاملات المالية وعمليات اقتناء ونقل وتوزيع واستخدام المواد والأجهزة الانتخابية للتدقيق الحثيث والمهني، للتحقق من تطبيق كافة ضوابط ومبادئ المساءلة. وفي الحالات التي لا تمتلك فيها الإدارة الانتخابية قدرات أو خدمات ذاتية لتنفيذ عمليات التدقيق، فمن الضروري الاعتماد على خدمات مدققين خارجيين مهنيين ومختصين.

المساعدات الدولية

يتم توفير المساعدات المالية الدولية لعمليات الاقتراع بالاستناد عادةً إلى ما ينتج عن مهمات تقييم قصيرة للاحتياجات. ومن أبرز العقبات التي تعاني منها تلك المهمات أنها لا تمتلك الوقت الكافي عادةً للتعرف بعمق إلى الظروف المحلية المتعلقة بتوقيت الاحتياجات ومتطلبات توافر الأموال في أوقات محددة.

وعليه تتمثل أحد المخاطر التي قد تنجم عن القرارات المتأخرة، أو قرارات اللحظة الأخيرة، بعد الانتهاء من تقييم الاحتباجات وإقرار المساعدات من قبل المانحين، تتمثل في إمكانية استخدام تلك المساعجات بشكل غير مهني أو فعال، أو حتى في عدم استخدام تلك المساعدات وعدم الاستفادة منها كما يجب. لذلك فمن المفضل التخطيط للمساعدات المالية من خلال ربطها مع الجدول الزمني للانتخابات، وتخصيصها بشكل مناسب للاحتياجات المحددة والحقيقية، بدلاً من صرفها بشكل عشوائي ودون تحديد أهدافها أو صرفها بشكل متأخر مما قد يحول دون تحقيق الاستفادة الحقيقية منها.

ومن المسائل الإدارية المالية الهامة ما يتعلق بالمساءلة والمحاسبة لضبط المساعدات المالية الدولية، خاصةً في الحالات التي يتم فيها توفير تلك الأموال بشكل متأخر، بحيث تبقى منها أموالاً دون صرفها بعد انتهاء الانتخابات. لذلك فإن مشاركة المانحين في ضبط ذلك، من خلال المشاركة في أعمال لجان المتابعة والتدقيق أو التوجيه، أو من خلال الاحتفاظ بصلاحية ما لإقرار أو الموافقة على استخدام الأموال لأغراض محددة، قد يكون أمراً مطلوباً ومفيداً.

الأدوات الشخصية

عمليات الاقتراع