عمليات الاقتراع

Topic Indexاستمارات (نماذج) الانتخابات

تخدم الاستمارات أو النماذج وظيفة تحكم حيوية في عمليات الاقتراع. ففي حين أن وجوب القيام بكل جهد ممكن للمحافظة على عدد الاستمارات اللازمة في الحد الأدنى أمرا ضروريا، سيكون هناك دائما عددا كبيرا من استمارات عمليات الاقتراع، بموجب:

· الطبيعة المسؤولة بشكل كبير للكثير من إجراءات عمليات الاقتراع، والحاجة للقدرة على إيضاح، ربما بالاستجابة لاعتراض على الانتخابات، الطبيعة الدقيقة للإجراءات المتخذة،

· الحاجة لتسجيل الكمية الضخمة من المعلومات المرافقة لأحداث الاقتراع بطريقة موحدة، لإتاحة الفرصة لاتخاذ قرارات متسقة ولحماية نزاهة الانتخابات.

المعاينات

تُعد الاستمارات جزء ضروري إلا أنه دخيل على آليات مساءلة عمليات الاقتراع. فمن المهم أن تقوم إدارة عمليات الاقتراع بمعاينات منتظمة لأعداد الاستمارات ومحتواها، لتحديد ما هو القدر من المعلومات التي تم جمعها:

· المطلوب في التشريع،

· اللازم لضمان مسؤولية وشفافية الانتخابات،

· يُستخدم لإدارة حالية ناجعة لعمليات الاقتراع،

· معلومات قد يكون الإطلاع عليها مفيد أحيانا،

· معلومات لا يمكن تحقيق الغرض منها على الفور.

الفئات الثلاثة الأخيرة يجب التدقيق فيها عن كثب لتحديد أي من الاستمارات وبنود المعلومات التي تم جمعها:

· مطلوبة فعلا كسجل رسمي،

· قد تم تجاوزها من قبل ممارسات سائدة وتحتاج لتنقيح،

· ستكون قابلة للاستعمال بصورة متساوية بمجرد تدوينها أو نقلها بشكل غير رسمي،

· ما من هدف قابل لأن يدرك منها.

المعلومات التي تم جمعها لهدف لا يمكن إدراكه، على وجه الخصوص، تُعد تبذيرا لموارد عمليات اقتراع قيمة.

استمارات للاستخدام الداخلي

تجنب الإثقال على كادر عمليات الاقتراع بعدد مفرط من استمارات جمع البيانات، تعقب التجهيزات، واستمارات المراقبة التي يجب إكمالها. إذ سيكون كادر عمليات الاقتراع مسبقا تحت ضغط، وإضافة طلبات من أجل معلومات غير جوهرية أو طلبات متعددة لنفس المعلومات من مناطق إدارة مختلفة لهيئة إدارة الانتخابات، لن يساعد في أدائهم.

نظام يتطلب استمارات أكثر من اللازم أو أعقد من اللازم سيؤدي لأخطاء في تعبئتها، و، في أسوأ الأحوال، فشل في الاستجابة لطلبات بيانات جوهرية طُمرت في كومة من طلبات معلومات أخرى. إذ يجب المحاولة للمحافظة على الاستمارات بسيطة لكن بطريقة تجعلها قابلة لأن تحصل على المعلومات الضرورية.

اللغة

قد تحتاج الاستمارات لأن يتم إنتاجها بأكثر من لغة واحدة في مجتمعات تحتوي على جماعات لغات رسمية مختلفة أو جماعات لغات أقلية ذات شأن.

لتبسيط التزويد، يفضل إنتاج استمارات متعددة اللغات، بدلا من إنتاج استمارات منفصلة لكل لغة. ويجب الأخذ بعين الاعتبار الوقت اللازم لترجمات فعالة في الجداول الزمنية لتصميم الاستمارات وتزويدها.

مبادئ التصميم

أكثر الاستمارات نجاعة هي تلك التي تكون سهلة الفهم والإكمال. ومن ضمن بعض المبادئ التي يمكن اعتبارها في تصميم استمارات عمليات اقتراع:

· استخدام لغة عادية، وليس قانونية. فنسبة صغيرة جدا فقط من الناس الذين يستخدمون استمارات عمليات اقتراع سيكونوا محامين.

· تعليمات واضحة لإكمال الاستمارة. يُفضل بشكل عام أن تكون التعليمات مكون مدمج في تصميم الاستمارة، بدلا من أن تكون ملحقا.

· جميع المعلومات المطلوبة حول (اسم، عنوان، إلخ...) المستجيب التي يمكن تحديدها بوضوح.

· معلومات بتسلسل منطقي، باستخدام تصنيف لأسئلة المعلومات عندما يكون هذا مفيدا.

· فراغات واضحة بين أسئلة المعلومات الشخصية. فمحاولة وضع الكثير على ورقة واحدة لا يُعد ناجعا، بل يجعل وحسب فهم الاستمارة أكثر صعوبة.

· المساحات التي ستُكتب فيها الإجابات مخططة بوضوح وهناك حيز كاف للإجابات الممكنة.

· قائمة تفقد على الاستمارة حيث هناك عمليات إدارية قياسية يجب تنفيذها كنتيجة للاستجابات للاستمارة. ويجب أن تكون قائمة تفقد الإجراءات الإدارية هذه منفصلة بشكل واضح عن قسم جمع المعلومات في الاستمارة.

· إشارة على الاستمارة للطريقة التي ستُستخدم بها المعلومات. في بلاد حيث هناك تشريع حماية الخصوصية، قد يكون هذا إلزامي.

· طالما أن فحوى الأسئلة يبقى واضحا، ويتم تخطيط الأقسام المختلفة بوضوح، جمع أنواع مختلفة من البيانات على الاستمارة الواحدة (بدلا من تزويد استمارات متعددة) يمكن أن يكون فعالا.

· جمع البيانات لمرة واحدة فقط، بقدر الإمكان. فاستمارات متعددة تطلب نفس المعلومات تصبح مزعجة وقد تعيق التعبئة الصحيحة للبيانات المطلوبة.

عمليات توزيع أخرى

من المفيد شمل أمثلة عن الاستمارات ذات الصلة في كتيبات موظفي الاقتراع، مع شرح استخدامها، إذا كان بالإمكان بالمحاكاة، أثناء التدريب.

من أجل الشفافية من المفيد أيضا توفير كميات معقولة من عينات استمارات عمليات الاقتراع لمشاركين سياسيين ومواطنين راغبين آخرين.

التوجيه للعنوان الصحيح

استخدام مرافق طباعة بالليزر أو نفث الحبر يمكن أن يكون فعالا لطباعة أولية لمعلومات دوائر انتخابية ومحطات اقتراع، اسمها أو رقم الشفرة الخاص بها وفرع الدائرة الانتخابية/الاقتراع مباشرة على الاستمارات.

من ناحية ثانية يجب اتخاذ قرار فيما إذا كانت هذه المساعدة لموظفي الاقتراع والتأكد من توجيه جميع المواد إلى عنوانها الصحيح يقابلها أي تكاليف وتعقيدات إضافية في التحكم بجودة رزم وتوزيع مواد محطات اقتراع.

مراقبة الاستمارات

كمية المعلومات التي قد تحتاج لأن تُسجل على استمارات لعمليات اقتراع يمكن أن تكون هائلة. فالاستمارات التي تدرج أمثلة على قائمة جرد للتحكم باستمارات الانتخابات تعطي فكرة عن عدد الاستمارات التي قد يلزم تصميمها، إنتاجها، وإكمالها.

التحكم بتصميم وإنتاج الاستمارات هو مهمة كبيرة بحد ذاتها وتتطلب موارد كافية. فالأنظمة المنفذة بدقة للتحكم بأعداد الاستمارات القياسية وتنقيحها وإصدارها ضرورية للمحافظة على ضوابط أعداد ومحتوى استمارات عمليات الاقتراع.

التعداد التالي لا يحاول أن يشير لجميع الاستمارات التي سيتم أو يمكن استخدامها لعمليات اقتراع، لكنه يلقي الضوء على المجالات حيث تسجيل أو تزويد قياسي لمعلومات على استمارات، أو نظائرها الإلكترونية، سيكون ضروريا على الأرجح.

الترشيحات

· إشعارات رسمية بفترة الترشيحات

· استمارات ترشيح وملحقات في حال وجودها

· رفض أو قبول ترشيح.

· انسحاب من ترشيح

· بيان بالترشيحات المقبولة

· تحديد ترتيب أوراق اقتراع

· تعيين ممثلي أحزاب/مرشحين

· نفقات الحملات وتقارير عن المساهمات

التحكم بالمواد

· توثيق للعقود/عمليات الشراء

· لصاقات أو مغلفات مطبوعة لإرسال وإعادة مواد محطات اقتراع

· قوائم جرد، إيصالات تزويد، وجداول زمنية بعمليات التسليم

· إشعارات بالفقدان والإتلاف.

التشغيل والتدريب

· كتيبات بمعلومات خاصة بالكادر المستقبلي

· عروض توظيف، تقييمات لمدى الملاءمة، وعقود/تعيينات

· جداول زمنية للتدريب، إشعارات وتقييمات استشارية.

· تعهدات للتقيد بمدونات السلوك/المحافظة على سرية الاقتراع

· شارات تعريف العاملين

· سجلات حضور العاملين وسجلات الأجور

إدارة موقع الاقتراع

· عمليات تقييم للمقرات والحالة الأمنية

· تحديد والإنباء عن أماكن الاقتراع

· الإنباء عن ساعات الاقتراع

· سجلات توزيع، مساءلة، وملاءمة أوراق الاقتراع

· إشعارات محطات اقتراع، مجموعة اللافتات الخاصة بحركة الناخب، المحظورات الخاصة بسلوك الناخبين (التدخين ممنوع، تُمنع الأسلحة النارية، وما شابه)

· تعليمات لموظفي اقتراع

· تعليمات لناخبين

· ملصقات إعلانية وكتيبات إعلام الناخبين

· مغلفات اقتراع لنظام الاقتراع في مغلف

· مغلفات أوراق اقتراع تالفة وملغية

· تأجيل الاقتراع

· ملخص بأسماء الناخبين غير المدرجين في لائحة الناخبين

· عمليات تسجيل ناخبين يوم الاقتراع

· قوائم تفقد خاصة بالمشرفين

· تقارير مدراء محطات اقتراع، قد تكون سلسلة من استمارات منفصلة تغطي جميع أوجه محاسبة أوراق اقتراع، أعمال اقتراع، إدارة الكادر والمقر، أو كراسة بسجلات الاقتراع.

تسجيل العد والنتائج

· إشعار بمواعيد وأماكن العد

· عمليات مطابقة ونقل مواد الاقتراع من وإلى عمليات عد

· سجلات، ملخصات، وعمليات مطابقة للعد

· إقرار وإعلان النتائج. استمارات مجموع العد وتجميع النتائج يجب أن تُصمم لتظهر جميع العمليات الحسابية الضرورية ليتم الإعلان عن نتيجة ما، دون ترك أي عمليات حسابية على الوجه الخلفي للمغلفات، غير شفافة، أو غير مرئية للمراقبين. ويجب ألا تحتوي قصاصات، بروتوكولات، أو محاضر النتائج على أي أرقام مسبقة الطباعة في أعمدة العد (مثلا، "1" في عمود الآلاف مقابل المرشحين المتوقع أن يحصلوا على نسبة عالية من الأصوات).

الاقتراع الخاص

هنا تم شمل اقتراع الغائبين، التصويت المبكر، والتصويت عبر البريد، بالإضافة لناخبين يحتاجون لمساعدة:

· ملصقات إعلانية وكتيبات معلومات من أجل ناخبين

· طلب من أجل الحصول على ورقة اقتراع

· تعليمات خاصة بإكمال الاقتراع

· مغلفات أوراق اقتراع ومغلفات خارجية

· سجلات وعمليات ملاءمة لأوراق الاقتراع الموزعة

· تقارير من قبل مدراء أماكن اقتراع خاص. يمكن لهذه أن تكون سلسلة من استمارات منفصلة تغطي جميع جوانب مسؤولية أوراق الاقتراع، أعمال الاقتراع، إدارة الكادر والمقر، أو كراسة بسجلات الاقتراع.

الاعتراضات

· بيانات بالاعتراضات

· طلبات لإعادة عمليات العد

· تقارير حول التحقيقات.

تفويض لمراقبين وممثلي أحزاب

· طلبات تفويض أو تعيين كممثلين

· شارات تعريف

· تصريحات بالموافقة على مدونة السلوك

متابعة الناخب

· بيانات بتزوير ناخبين وتقارير حول التحقيقات

· التصديق على والاستعلام عن تسجيل ناخبين (في أنظمة تسجيل مستمر)

· استعلام، ردود، سجلات تحقيق، وملخصات اقتراع إلزامية (في أنظمة اقتراع إلزامي)

الأدوات الشخصية

عمليات الاقتراع