عمليات الاقتراع

Topic Indexالمواد والتجهيزات

تخطيط، تصميم، امتلاك، وتوزيع المواد والتجهيزات الانتخابية من أجل تشغيل العاملين وانتقاء مواقع الاقتراع هي أحد أهم نقاط اهتمام هيئة الإدارة الانتخابية في التأكد من أن كل الأمور في حالة جهوزية ليوم الاقتراع.

في وضع برامج التجهيز يجب أن تكون هناك اعتبارات إجمالية بأن المواد والتجهيزات:

· يتم الحصول عليها وفق خطة وبرنامج محددين (يُعد أمرا جوهريا أن يكون هناك تخطيطا شاملا ومبكرا لجميع الحاجات من المواد والتجهيزات)،

· ملائمة للبيئة،

· تفي بالالتزامات القانونية لإطار عمل الانتخابات،

· توفر الأمن والشفافية الملائمين لجميع عمليات الانتخابات،

· يتم الحصول عليها بكلفة ناجعة،

· سهلة الاستخدام، وخاصة حيث تُستخدم من قبل ناخبين، حيث يجب التشديد على البساطة في التصميم،

· يتم مراقبتها بشكل شامل ومنتظم لإتاحة الفرصة لتقييم مستمر لجهوزية الانتخابات والتنفيذ المبكر لخطط طوارئ للتعامل مع النواقص.

من الأهمية بمكان أن يتم التعامل مع المواد والتجهيزات بنجاعة لإدارة انتخابات تحافظ على ثقة العامة بنزاهة عمليات الاقتراع وتؤمن خدمة نوعية للناخبين. إذ أن الفشل في تزويد أو التزويد المتأخر لمواد أساسية للاستخدام من قبل الناخبين، أو أمانة رديئة في التعامل مع مواد اقتراع، قد يترتب عليه آثار خطيرة على كل من مفاهيم العامة وواقع نزاهة الانتخابات ومن شأنه أن يؤدي لرفض نتائج الانتخابات.

من الحكمة أن توكل مسؤولية مهام تزويد التجهيزات والمواد بوضوح لمدير أعلى رتبة. ومن المهم أيضا أن يتكامل عمل مدراء عمليات التزويد مع سياسة عمليات الاقتراع ومواقع إدارة واتخاذ القرارات لضمان أن الإجراءات الموضوعة والمعتمدة مدعمة بإمدادات تتمتع بفعالية، ومواعيد تسليم مناسبة ويمكن الوثوق بها.

أهمية وجود قاعدة بيانات موثوقة

لا يمكن القيام بتخطيط المواد، والتجهيزات، واللوجستيات بفعالية بدون توفير بيانات دقيقة من مجالات وظيفية أخرى للإدارة الانتخابية. فالإخطار المبكر بأرقام تسجيل الناخبين، وأماكن محطات الاقتراع، وأي تغييرات في إجراءات عمليات الاقتراع يُعد جوهريا إذا كان سيتم توفير تجهيزات ناجعة الكلفة، يمكن الاعتماد عليها، وكافية لجميع محطات الاقتراع. ومن ضمن الاعتبارات الهامة:

· التغييرات في التشريع وإجراءات الاقتراع بما أنها تؤثر على أنواع، وتوقيت، وكميات التجهيزات المطلوبة. فباعتبار الفترات الطويلة الاستهلالية لامتلاك بعض التجهيزات (والتأثيرات المترتبة على ثقافة الناخب وتدريب الكادر)، من الحكمة إذا كان بالإمكان إصدار قرار لتعليق تغييرات تشريعية أو إجرائية ذات تأثير على عمليات الاقتراع للأشهر الثلاثة السابقة ليوم الاقتراع.

· أرقام تسجيل الناخبين على المستوى الوطني، ومستوى الدائرة الانتخابية، ومحطة الاقتراع، هي العنصر الأساسي في تقييم الكميات من كل نوع من المواد والتجهيزات التي ستبرز الحاجة إليها. فبدون معطيات تسجيل مبكرة، يكون من الصعب ضمان تجهيزات كافية لجميع محطات الاقتراع.

· يعتمد التخطيط الفعال للوجستيات على معرفة الأماكن التي ستُنشأ فيها محطات اقتراع. فالتأخير في تحديد أماكن محطات الاقتراع لن يؤثر فقط على حساب الكميات الإجمالية للتجهيزات اللازمة، وإنما قد ينتج عنه فعليا الحاجة لأشكال نقل أكثر كلفة.

تزداد الحاجة للمعلومات التي تتيح الفرصة للاستعداد الدائم للانتخابات، خاصةً في الأنظمة التي لا تتم فيها الانتخابات بفترات أو مواعيد معينة وثابتة، وهو ما يزيد الحاجة لمعطيات دقيقة مستمرة وحالة جهوزية عالية لتخطيط المواد والتجهيزات بشكل دائم.

تدابير التحكم

الضوابط المتعلقة بتوريد، وتوزيع، واستخدام، واستعادة المواد والتجهيزات الانتخابية ضرورية لضمان:

· الأمانة المالية والقدرة على منع فقدان الموجودات،

· تأكيد الجهوزية، بحيث يكون مدراء الانتخابات على إطلاع في كل الأوقات على مكان، وكمية وحالة جميع التجهيزات والمواد وبإمكانهم اتخاذ إجراءات طارئة لتدارك النواقص.

من ضمن العناصر الأساسية لهذه الضوابط على المواد والتجهيزات:

· تفصيل واضح لجميع المواد والتجهيزات التي يجب الحصول عليها،

· برامج لاختبار التصديق عليها وصيانتها،

· نظام ترقيم تصنيفي لجميع المواد والتجهيزات،

· أنظمة لترخيص صرف المواد والتجهيزات،

· أنظمة بسيطة لتسجيل، مقارنة، وفحص بيانات إرسال واستلام المواد في كل مرحلة من مراحل التزويد، من المصنع وحتى إعادتها بعد يوم الاقتراع للتخزين أو للإتلاف،

· أنظمة لحصر إمكانية الوصول للتجهيزات أو لحصص منها لأشخاص مفوضين،

· احتفاظ دقيق بسجلات الموجودات التي تظهر كميات، أماكن، المسؤولية عن، وحالة مواد وتجهيزات عمليات الاقتراع،

· أنظمة لترخيص إتلاف أو التخلص من المواد والتجهيزات.

جميع أولئك العاملين في اقتناء وتوزيع المخزون يجب أن يتلقوا تعليمات واضحة بشأن الاحتفاظ بآلية تدقيق للموردين، وعاملي النقل والمستودعات، وموظفي الاقتراع، وكادر هيئة إدارة الانتخابات.

من المهم توفر نسخ عن سجلات مجملة لإدارة التوريد والتوزيع للمدراء على المستوى المحلي، الإقليمي، والمركزي بحيث يكونوا على إطلاع على حالة الجاهزية ولإتاحة الفرصة لمراقبة توريد وتوزيع المواد.

غياب ضوابط وآليات تدقيق مناسبة للمواد والتجهيزات قد يسبب مشكلات خطيرة لهيئة إدارة الانتخابات. فالاقتناء على عجلة يؤدي لغياب ضوابط أو لتنفيذ ضوابط غير ملائمة غالبا حيث يتم تنفيذ الانتخابات في إطار زمني قصير جدا، على سبيل المثال بدون معرفة ما إذا كانت طلبات التوريد قد تم ملؤها بعد، أو الإمدادات التي وصلت لوجهتها، أو الحصول على نوعية من الإمدادات تجعل من الصعب ضمان عمليات اقتراع ناجعة.

غياب الضوابط والمسؤولية عن توزيع ومراقبة المواد الموردة قد يؤثر على نزاهة الانتخابات في حال فقدان مواد تعتبر حساسة، وقد يسبب ذلك خسارة مالية كبيرة. فالعديد من التجهيزات المستخدمة في عمليات اقتراع مثل الهواتف النقالة، تجهيزات الحاسوب، وآليات النقل قابلة للحمل ومعرضة للسرقة أو للضياع بشكل كبير.

التحكم بمصادر التوريد

تعتبر الضوابط على اقتناء المواد والتجهيزات أمر مطلوب لتوفير الأمانة المالية، ولتحقيق عمليات توريد ناجعة الكلفة، والفاعلية. وتتضمن الضوابط الضرورية:

· إجراءات عروض تنافسية شفافة لضمان شراء ناجع الكلفة،

· الأخذ بعين الاعتبار بعناية السلبيات الكامنة في الاقتناء دوليا بالنسبة للاستمرارية، الفاعلية، طول خطوط التوريد، ونجاعة الكلفة،

· الاقتناء فقط من موردين مستعدين للتقيد بتعهدات أدائية أو ضمانات،

· الاقتناء من موردين لديهم أنظمة مرخصة لمراقبة النوعية.

متطلبات التوريد

تستلزم متطلبات توريد عمليات الاقتراع نظام معقد من المواد والتجهيزات. (لمناقشة المتطلبات الخاصة بالمواد الرئيسية، راجع إنتاج أوراق الاقتراع، تجهيزات يوم الاقتراع و مواد الاقتراع.) فتقدير كميات المواد والتجهيزات اللازمة يجب أن يشمل جميع الاستخدامات، وليس فقط ما يلزم لعمليات يوم الاقتراع المباشرة.

على وجه التحديد، اعتبار الاستخدام داخل المؤسسة من قبل هيئة إدارة الانتخابات لتدريب الكادر والنشاطات الأخرى، والمواد والتجهيزات اللازمة لفعاليات إعلام وتثقيف العامة. كما يجب أن يتم احتساب احتياطي الطوارئ والهدر (لمعظم التجهيزات، بشكل عام بمعدل 5 حتى 10 بالمائة).

الأدوات الشخصية

عمليات الاقتراع