تُعد الأدلة
الإدارية هامة لضمان المساواة في التعامل مع جميع الناخبين ولضمان أن قوانين
وأحكام الانتخابات تُفسر بشكل صحيح ومتسق من قبل العاملين الإداريين. إذ أن توفير أدلة
حول عمليات إدارة عمليات اقتراع كوثائق عامة يعزز الشفافية في إدارة عمليات
الاقتراع.
يعتمد حجم
ومحتوى أدلة كهذه على بنية هيئة إدارة الانتخابات مثل ما إذا كانت تُحافظ على وجود
محلي أو إقليمي دائم أو تستأجر مدراء، مقرات، ومعدات محلية أو إقليمية مؤقتة
لأغراض انتخابية، فيما إذا كان لها سيطرة وطنية على عمليات الاقتراع، أم أن عمليات
الاقتراع تُنفذ من قبل وكالات محلية أخرى.
تنسيق الإجراءات، حيث يقوم الدليل بتنسيق الإجراءات القانونية والممارسات
الإجمالية لإدارة عمليات الاقتراع، ويوفرها كمادة مرجعية وكقاعدة لتدريب العاملين
في هيئة إدارة الانتخابات والمسؤولين عن إدارة عمليات الاقتراع.
مسؤوليات الكادر، تُحدد الأدلة بوضوح مسؤوليات الكادر. حيث يتم
تنظيم الإدارة وفق خطوط تقسيم وظيفي، أو حيث هناك مكاتب إدارية مركزية، إقليمية،
و/أو محلية مُحافظ عليها لفترة عمليات الاقتراع، يمكن تعزيز وضوح المسؤوليات بدليل
مهام/إجراءات مميز خاص بكل قسم أو مستوى تنظيمي ووظيفي. ويجب أن تتضمن المواضيع:
·
حجم المهام الواجب تنفيذها،
·
قاعدتها القانونية،
·
الإجراءات ذات الصلة،
·
أساليب تنظيمية ونماذج عن الممارسة الجيدة،
·
أمثلة عن صيغ قياسية ذات صلة،
·
أمثلة عن مشاكل وحلول شائعة.
موضوع البحث: فهناك حاجة لضمان تغطية مواضيع البحث المعلومات ذات الصلة الوثيقة
بالموضوع مثل:
·
مدونات السلوك،
·
حلقات، تصاميم، مسؤوليات وطاقات التخطيط لعمليات الاقتراع،
مراقبة تقدم الإنجاز، والمعاينات،
·
معاينة وتحديد حاجات الموارد، مثلا مواقع الاقتراع
والأماكن المناسبة، عمليات التشغيل والتدريب، التمويل، توريد المواد وإدارتها،
الأمن، الاتصالات، اللوجستيات، مرافق الاقتراع الخاصة (اقتراع الغائبين، التصويت
المبكر وما شابه)، إعلام الناخبين،
·
طاقة الموازنة، تحضيرها، ومراجعتها،
·
تشغيل، تدريب، دفع أجور، ومراقبة أداء العاملين في
المساعدة الإدارية، ومحطات الاقتراع، وفي العد،
·
اختيار وحجز مواقع الاقتراع،
·
الإشراف الإداري على عمليات محطات الاقتراع،
·
إدارة المواد، مثلا طلب مواد ومعدات، الإنتاج
ومراقبة الجودة، التخزين، التوزيع والإعادة لمكاتب إدارية ومواقع الاقتراع والعد،
أمن المواد، أرشفتها بعد الانتخابات،
·
ترتيبات الأمن،
·
ضبط محاولات التزوير والفساد والإساءات
الانتخابية،
·
ترشيح المرشحين وتسجيل الأحزاب،
·
تحديد ترتيب الأحزاب والمرشحين على أوراق الاقتراع
(في حال استخدام أوراق اقتراع من نوع "التأشير على الخيار المفضل")،
·
إجراءات وحملات إعلام ناخبين،
·
الاتصال المتبادل مع المشاركين السياسيين، الوكالات
الأخرى، الجماعات الشعبية والمراقبين،
·
حقوق الناخبين والمشاركين السياسيين،
·
إدارة أي مرافق اقتراع خاصة، مثلا، ترتيبات إضافية
مخصصة لتشغيل العاملين، اللوجستيات، توزيع المواد وإعادتها، المراقبة، إجراءات
اقتراع مختلفة،
·
إجراءات عد أوراق الاقتراع وإدارة الإشراف على
عمليات العد،
·
التأكد من صحة عمليات العد وإعادة العد،
·
إقرار النتائج والإعلان عنها،
·
معالجة الشكاوى والاعتراضات على القرارات إدارية،
·
تقييم الأداء.
