قبل
وضع مواد في التخزين هناك حاجة لأن تقوم هيئة إدارة الانتخابات بفرز وتصنيف
المواد. وقد يساعد عند القيام بذلك فرز المواد إلى الفئات التالية:
·
مواد يمكن إتلافها على الفور،
·
مواد وتجهيزات قابلة للاستعمال ثانية، إما أن يتم
وضعها في التخزين حتى موعد الانتخابات التالية أو أن تُستخدم في سياق الأعمال
الاعتيادية،
·
مواد يجب الاحتفاظ بها تحت حراسة أمنية مشددة.
سيكون أمرا
اعتياديا بالنسبة للتشريع الانتخابي أن يُحدد المواد الانتخابية التي يجب حفظها في مخازن تحت حراسة مشددة
بالإضافة للفترة التي يجب الاحتفاظ بها.
قد
يتوجب أيضا الاحتفاظ بمواد إضافية مثل سجلات أجور موظفي انتخابات ووثائق أخرى
مالية، وثائق شراء، أو تشغيل بشكل آمن من أجل أهداف تدقيقية. ولا يمكن للحراسة أن
تكون مشددة بما يكفي خاصة إذا كان سيتم الاعتراض على أي عنصر في الانتخابات بما
فيها النتائج.
المواد الحساسة قانونياً
يجب
الاحتفاظ بمواد الاقتراع المعرضة للمساءلة دائما تحت حراسة أمنية حتى انقضاء
الفترة المحددة للاعتراض على نتائج الانتخابات. وتتضمن:
·
أوراق الاقتراع، المستخدمة وغير المستخدمة منها،
·
مغلفات الاقتراع الحساسة، المستخدمة وغير
المستخدمة منها،
·
طلبات أوراق الاقتراع،
·
سجلات يوم الاقتراع،
·
تصاريح بالأهلية مقدمة من قبل ناخبين، من أجل
مرافق اقتراع خاصة أو عادية،
·
سجلات الناخبين،
·
سجلات توريد المواد،
·
سجلات محاسبة وملاءمة أوراق الاقتراع،
·
تقارير مدراء محطات الاقتراع ومدراء مراكز العد
حول سير الأعمال،
·
سجلات اعتراضات وشكاوى من محطات الاقتراع ومراكز
عد أوراق الاقتراع
·
توثيق لحاصل ونتائج عمليات عد أوراق اقتراع
بالإضافة لقرارات حول صحة أوراق اقتراع.
في
أنظمة انتخابية حيث يتم استبدال ممثلين متقاعدين، مصروفين من الخدمة، أو متوفين لإعادة
عد أوراق اقتراع من الانتخابات السابقة، المواد المستخدمة من أوراق الاقتراع تحتاج
لأن يتم الاحتفاظ بها تحت حراسة أمنية لدور انعقاد الهيئة التمثيلية المنتخبة.
قد
يكون من الضروري تسهيل إمكانية الوصول لهذه المواد من أجل تحقيقات خاصة بمتابعة الناخب،
من أجل أهداف تتعلق بالبحوث، أو فيما يتعلق باعتراضات. ولأسباب تتعلق بالإنصاف،
سيسمح لأشخاص يعترضون رسميا على مظاهر الانتخابات أن يعاينوا مواد عرضة للمساءلة
ذات صلة بوجود موظفي انتخابات. من ناحية ثانية لا يجب أن يُسمح بإخراجها من أجل
فحصها، أو تعديلها أو التلاعب بها بأي طريقة.
يجب
على هيئة إدارة الانتخابات التأكد من أن جميع طرق الوصول لرزم مختومة من مواد عرضة
للمساءلة تخضع لمراقبة مشددة، مع تسجيل كل دخول، وإعادة ختم الرزم من غير إبطاء.
يجب تصديق
عمليات فض الأختام وإعادة الختم على الرزم، وفي حال وضع أختام أربطة بلاستيكية
جديدة، يجب الاحتفاظ بسجل بأرقامها. فالاحتفاظ بسجل وصول لهذه الرزم المختومة أمر
مفيد حول "من"، "متى"، و "لماذا" تم القيام بكل
عملية ختم وإعادة ختم.
إدارة الموجودات
بما أن
مواد وتجهيزات الانتخابات تمثل استثمارا جديرا بالاعتبار، تحتاج المسؤولية عن مواد
وتجهيزات الانتخابات لأن تُعزز من خلال فرض آليات تدقيق شاملة تتابع من تم تكليفه
بالتجهيزات وتدابير مراقبة الموجودات مثل قوائم جرد نظامية.
يجب
وضع خطة لإدارة الموجودات من تجهيزات ومواد قابلة للاستعمال ثانية، إما لإعادتها
للتخزين حتى موعد الانتخابات التالية أو لتوفيرها لاستخدام وسيط من قبل هيئة إدارة
الانتخابات أو وكالات أخرى.
الجداول الزمنية للإتلاف (للتخلص من المواد)
إتلاف
مواد مستخدمة متعلقة بالانتخابات يجب أن يُنفذ بدقة وفقا لجداول إتلاف موافق
عليها. فبعض فترات الإبقاء قد تكون محددة في تشريع انتخابي أو تشريع آخر.
يجب
وضع جداول إتلاف شاملة لجميع مواد الانتخابات من قبل هيئة إدارة الانتخابات، إذا
لم تكن فترات إبقاء المواد خاضعة لتوجيهات مفصلة تتعلق بمواد القطاع العام بشكل
عام. ويجب أن يكون هناك تحديد للمسؤوليات عن إتلاف مواد، واستخدام طرق إتلاف آمنة
لمواد اقتراع مسؤولة قانونيا أو مواد تحتوي على معلومات شخصية حول ناخبين أو كادر
اقتراع.
بالإضافة
لمتطلبات إبقاء مواد من أجل اعتراضات، عمليات إعادة عد، وأغراض تدقيق محتملة، الجداول
الزمنية لرمي أو إتلاف مواد انتخابات يجب أن تأخذ بالحسبان مسائل مثل:
·
الاحتفاظ بعينات عن مواد من أجل سجل الأرشيف
وكمرجع مستقبلي
·
الفترة اللازمة لبحث وتقييم إجراءات وبرامج
الانتخابات.
فأوراق
الاقتراع غير الشرعية، على سبيل المثال، يمكن أن تكون مصدر خصب لمعلومات حول نجاعة
طرق تسجيل الناخبين السائدة والتركيز على حملات إعلام مستقبلية.
