اعتمادا
على الطريقة التي تلتمس فيها الطلبات لوظائف كادر العمليات الانتخابية، يمكن لعروض
التوظيف أن تفي إما كاستعلام تمهيدي لظروف وشروط التشغيل المتاحة، أو كعرض صارم
بعد أن يتم اختيار المتقدمين المناسبين.
وفي
حال استخدام أي من الطريقتين، هناك عملية متدرجة يفضل إتباعها من أجل المحافظة على
تحكم ناجع بتشغيل الكادر:
·
التماس الطلبات من
الكادر المحتمل، أو تأكيد المصالح ومعدل التشغيل المتاح لكادر عمليات انتخابية ذو
خبرة سابقة أو أشخاص مرشحين،
·
تقييم واختيار كادر من
أولئك الذين يتجاوبون،
·
إشعارات للمتقدمين غير
الناجحين،
·
في حال لم يحدد مسبقا
معدل التشغيل المتاح، أو المتقدمين للوظائف بشكل عام، بدلا من وظيفة معينة، إرسال
عروض توظيف تتطلب منهم تأكيدا بتوفرهم للوظيفة المعينة.
·
تعيين مكتوب رسمي
للمتقدمين الناجحين في وظيفة معينة، ويفضل أن يرفق بشرط مبين بوضوح أن التأكيد
الرسمي للوظيفة يعتمد على إنهاء المتقدم التدريب اللازم بنجاح. والمحافظة على
توثيق صحيح لهذه العملية ضروري لمواجهة أي تحديات لنزاهة قرارات التوظيف.
حالما
يتم اختيار كادر العمليات الانتخابية وتأكيد استعداده لأن يوظف وفق بنود وقواعد
العمل القابلة للتطبيق، يجب تقديم تعيين رسمي أو تأكيد تعاقدي لكل عضو كادر موظف.
بدون
هذه البنود، تفقد عملية التشغيل كل مصداقيتها.
توثيق تعيين الكادر
توثيق
التعيين والتعاقد المقدم للكادر يجب أن يبين معلومات كافية لتحديد حقوق الكادر،
مسؤولياته، وصلاحياته. ومن ضمن المعلومات ذات الصلة التي يجب تقديمها:
·
عنوان الوظيفة التي
سيعين بها الشخص،
·
البنود والشروط العامة
للتوظيف،
·
واجبات ومسؤوليات
الوظيفة (هذا يجب أن يشرح أكثر بإرفاق وثائق إجرائية)،
·
الموقع، التاريخ (أو
التواريخ)، والوقت (أو الأوقات) التي سيستدعى فيها الشخص لأداء مهامه، ومدة
التوظيف،
·
متطلبات التدريب،
·
متطلبات قواعد العمل،
بما فيها أي تصريحات عمل يجب توقيعها من قبل الموظف،
·
تصريح بالسرية يوقع من
قبل كافة أعضاء كادر محطات الاقتراع.
·
نسب التعويض وترتيبات
الدفع لكل من مهام العمليات الانتخابية والتدريب، بما فيها أي التزامات ضريبية أو
مساهمات لازمة أخرى،
·
أي صلاحيات إضافية،
كالنقل، التسوية، التأمين، النفقات، والترتيبات لهذه الأمور،
·
أي ترتيبات معينة على
أعضاء الكادر أن يعوها من أجل تنفيذ ناجع للمهام،
·
الشروط الجزائية لفشل
الاستجابة لشروط التعيين،
·
معلومات ذات صلة من أجل
الاستعلامات،
·
طلب تأكيد عاجل للقبول
أو إشعار بعدم التوفر.
ربما
يكون من المفيد أن تزود معلومات إضافية أخرى مع وثيقة التعيين. فبالنسبة لأعضاء
كادر أعلى رتبة قد تتضمن هذه المعلومات تفاصيل عن مرؤوسيهم المعينين. أما بالنسبة
لمدراء محطات الاقتراع فقد تتضمن معلومات كمواعيد تسليم أو جمع التجهيزات، ترتيبات
أمن محطات الاقتراع، ترتيبات جمع وإعادة مفاتيح مقرات المحطات الانتخابية وتجهيز
التقارير.
مواد أخرى
تسليم
وثائق تعيين الكادر، سواء كان في اجتماعات، عبر البريد، أو عن طريق وسائل تسليم
أخرى، يمثل الفرصة الأكثر فعالية لتزويد كل عضو كادر بما يلي:
·
نسخة عن إجراءاتهم ذات
الصلة،
·
أي متطلبات شرطية أساسية
للتدريب (دفاتر عمل أو تمارين للإنجاز)،
·
معلومات محددة عن القيام
بأي إجراءات نقل أو تسوية فيما يتعلق بمهامهم.
بما أن
الكادر، بسبب موقع مهامهم يوم الانتخاب، سيحتاج لأن يقترع غيابيا، يجب أيضا إرفاق
أي استمارات لازمة لهذا مع وثيقة التعيين.
