يجب
القيام بترتيبات للتعاقد من أجل استخدام مواقع اقتراع حالما يتم تحديدها، معاينتها
بالنسبة لمدى ملاءمتها (أو تقييمها بطرق أخرى)، ويعرَف الموعد أو المواعيد التي
يجب أن تستخدم بها. فبالنسبة لانتخابات محددة بمواعيد ثابتة ونظامية، يمكن أن يخطط
لهذا مسبقا.
في حال
أن مواعيد الانتخابات غير محددة بفترات ثابتة ونظامية، سيكون هناك عادة تفكير حول
مواعيد الاقتراع المحتملة لبعض الوقت قبل الإعلان عن الانتخابات.
في حال
وجود مواقع اقتراع في أماكن لا يمكن أن تُطلب للاستخدام الانتخابي، من الحكمة
عموما بالنسبة لهيئة إدارة الانتخابات أن تقوم بإجراءات حجز تجريبية في المواعيد
الممكنة، قبل الإعلان الرسمي للانتخابات.
مسائل يجب تغطيتها بترتيبات تعاقدية
سواء
كانت مواقع الاقتراع في مقرات ذات ملكية حكومية أو خاصة، يجب تنظيم عقود رسمية من
أجل استخدامها، بحيث لا يبقى مجال للشك في ذهن أحد بشأن تأمين المرافق والمواعيد
التي ستستفيد فيها هيئة إدارة الانتخابات من المكان. فعقود استخدام أماكن اقتراع
يجب أن تغطي الأمور التالية:
التواريخ والأوقات التي سيكون خلالها المكان متوفر لنشاطات متعلقة بالاقتراع. إذ هناك حاجة لاستخدام
حصري خلال المدة بين تسليم المواد الانتخابية لمحطات الاقتراع حتى إرسال المواد
عقب إغلاق عملية الاقتراع أو العد. كما يلزم أيضا تحديد واضح لكيفية الوصول
للمكان، على سبيل المثال، من أجل وضع خطوط هاتف إضافية أو تجهيزات بنية تحتية
أخرى، قبل يوم الانتخابات.
المرافق التي يمكن أن تُستخدم. إذا كان في المبنى أكثر من غرفة، يجب تحديد
الغرف التي ستكون متوفرة. فحقوق كادر الاقتراع و/أو العامة في الحصول على وسائل
اتصال، ماء، مرحاض، طاقة، إضاءة، ومرافق تحضير طعام متوفرة في المكان يجب أن تحدد
ويوافق عليها.
مسؤوليات تنظيف المكان في ختام الفترة التعاقدية وأي نفقات
مترتبة والتي ستكون هيئة إدارة الانتخابات مسؤولة عنها قانونيا يجب أن تُحدد.
الرسم (إذا وجد) الذي يجب أن يدفع مقابل الاستخدام، وأي ظروف قد يتغير في
ظلها هذا الرسم يجب أن تبين بوضوح.
أي متطلبات من قبل مزود المكان بأن تكون موجودة لدى العاملين فيما يتعلق بالقدرة على
العمل بعناية أثناء الاستخدام للاقتراع، وأي نفقات إضافية مرافقة لهذا يجب أن
تُجمل.
مسؤوليات الأضرار وطرق تثمين قيمة أي ضرر يحدث خلال فترة الاستخدام للاقتراع. قبل المباشرة بالعقد،
يجب على موظفي الإدارة الانتخابية أن
يخطروا بأي ضرر موجود وتقرير بالأعطال يجب أن يحضَر ويوقَع من قبل كل من الفريقين
المتعاقدين. في بعض الحالات ربما يُطلب تأمينا عن الأضرار، يجب التأكيد على أنه
يمكن استرداده.
خاصة
عند استئجار ملكية خاصة كمكان اقتراع، يجب الحرص على ضمان أنه:
·
لا وجود لقيود في أي ترتيبات تعاقدية أخرى من
شأنها أن تمنع استخدام المكان كموقع اقتراع،
·
الموقعين على العقد مخولين للتوقيع.
أمور أخرى للاتفاق
هناك
عدد من أمور أخرى قد لا يكون من الضروري تفصيلها في العقد لكنها ستحتاج لاتفاق
مكتوب وواضح مع مزود مكان الاقتراع. من هذه الأمور:
أي متطلبات لدى هيئة إدارة الانتخابات لاقتطاع تأمين عن المسؤولية القانونية
خلال فترة العقد. هذا سيكون بشكل طبيعي مسؤولية هيئة إدارة الانتخابات، بالرغم من أنه في بعض البلدان
قد تأخذ الحكومة دور المؤمن لها.
من
الحكمة ضمان وجود تغطية تأمين ملزمة عن المسؤولية القانونية العامة مقابل
حوادث/إصابات موظفين، ناخبين وآخرين في المقرات.
ترتيبات لاختيار مفاتيح أو أي كلمات مرور أمنية لازمة لدخول المقرات، ولإعادة
المفاتيح عند انتهاء مدة العقد. يجب لمفاتيح المقرات بشكل عام أن تكون متوفرة من
أجل تسليم المواد ولمدير محطة الاقتراع يوم و/أو ليلة ما قبل يوم الانتخابات،
للسماح بتجهيز محطة الاقتراع.
من
الهام جدا أن تكون هذه الترتيبات مفهومة بشكل واضح وأن المفاتيح أو شفرات المرور المزودة
تسمح بالدخول لجميع المناطق والمرافق (بما فيها المراحيض، مرافق المطبخ، مناطق أو
حجرات التخزين) المحددة على أنها متوفرة في العقد.
توفر ممثل عن مالك المكان خلال الفترة التي تكون فيها محطة الاقتراع في طور
التجهيز والعمل، تحسبا لظهور أي مشاكل في أي من مرافق الموقع.
مواقع اقتراع للطوارئ
بالرغم من أنها تكلفة إضافية، تحديدا في مناطق حيث
نسبة مخاطر الأمن مرتفعة، قد يكون من المفيد تحديد عدد قليل من مواقع اقتراع
للطوارئ ضمن كل دائرة انتخابية، والترتيب لها لتُدخر للاستعمال للاقتراع، في حال
حدوث طوارئ في محطات اقتراع أخرى.
فكلفة أي رسوم استئجار مهدورة لا قيمة لها مقارنة
مع كلفة تأجيل انتخابات.
