Si se cuenta con personal suficiente, después de terminar el conteo de materiales o de manera simultánea, todos los materiales se deberían clasificar y organizar para su embalaje.
Se debería realizar una búsqueda minuciosa alrededor de la mesa de votación, para garantizar que no se hayan colocado o que se olviden materiales en lugares inusuales.
Los materiales de mayor responsabilidad, los que se requieren para votar, o los que tienen el propósito de salvaguardar la integridad financiera, deberían contrastarse con los registros de su entrega o de otro tipo, para garantizar que no falte ni uno. Estos materiales incluyen:
- Recibos de papeletas o de sobres;
- Otros registros sobre la cantidad de papeletas;
- Sellos o marcas oficiales para las papeletas;
- Registros que elaboren los oficiales de mesa sobre la emisión de papeletas o sobres;
- Información sobre los electores, incluyendo los registros durante la jornada electoral;
- Registros sobre impugnaciones y disputas;
- Registros sobre la asistencia del personal y financieros.
Hora para su embalaje
Cuando el escrutinio se realice en otro lugar, todo el material de la mesa de votación debería empacarse inmediatamente después de contarlo y de realizar las reconciliaciones, para enviarlo al centro de escrutinio junto con las urnas.
Como precaución para los materiales que podrían extraviarse, es recomendable que todos los paquetes que contienen el material de la mesa de votación se envíen al mismo tiempo al centro de escrutinio.
Cuando el escrutinio se realice en la mesa de votación, al cierre de la votación se deberían clasificar todos los materiales. Los materiales que implican mucha responsabilidad que no se usen durante el escrutinio, deberían empacarse y sellarse inmediatamente después de que se terminen las reconciliaciones en donde son requeridos, como son las papeletas o sobres sin usar, las listas de electores y materiales similares.
Si durante el escrutinio se necesitara tener acceso a estos paquetes (para buscar algún material mal empacado), es importante que los representantes de partidos y candidatos presencien la apertura de los sellos, su resello y su registro formal (que incluya los motivos).
Cuando se confía en el profesionalismo e integridad de los oficiales de escrutinio y cuando la situación de seguridad es favorable, es preferible que los materiales no sean empacados y sellados completamente hasta que se termine el escrutinio, de manera que sea sencillo buscar cualquier artículo faltante necesario para el conteo.
Otro método consiste en colocar el material que no se usa para el escrutinio en un área lejana que tenga la seguridad necesaria.
Embalaje
El embalaje de los materiales de la mesa de votación es una actividad que frecuentemente se considera de poca importancia. Ocurre al final del día cuando parece que se terminaron las tareas más importantes y cuando el personal está exhausto. No obstante, un embalaje incorrecto podría ocasionar que el mecanismo sea disfuncional y que surjan sospechas de que se dieron malas prácticas, especialmente en los centros de escrutinio o en impugnaciones posteriores, en donde se pueden suscitar emociones encontradas y desperdiciar mucho tiempo para buscar material que fue mal empacado.
Por ello, es importante que el embalaje de los materiales de la mesa de votación cuente con líneas de acción claras y que los oficiales lo realicen de forma eficiente y profesional. Se debería tener cuidado para recuperar y empacar todos los materiales.
Una razón muy común por la que el embalaje de los materiales se instrumenta de forma incorrecta se debe a que los sistemas de empaque son muy complejos.
Los sistemas que usan una serie de sobres que se colocan dentro de otros más grandes, los que a su vez se introducen en cajas que finalmente se meten en bolsas, sólo pueden distinguirse mediante etiquetas o números, cuestión que después de un extenuante día de trabajo podría desconcertar al personal, sin importar la intensidad de su capacitación. Los sistemas de embalaje más sencillos que identifican al material esencial y que cuando son rentables, se basan en un sistema de colores codificados, contribuyen a que el material se empaque correctamente después de la votación o del escrutinio.
Sistema de embalaje
El sistema para empacar los materiales de la mesa de votación tiene ciertos objetivos básicos:
- Separar los materiales importantes para el escrutinio y para la integridad de la votación de otros que no lo son;
- Separar los materiales que corresponden a las distintas elecciones que se realizaron en la mesa de votación, cuando se eligen representantes para varias estructuras gubernamentales en el mismo distrito electoral, o cuando una misma mesa de votación expide papeletas para más de un distrito;
- Para agrupar los materiales de manera lógica para que los paquetes contengan material relacionado;
- Proteger los materiales durante su traslado a los centros de escrutinio (cuando se requiera), para transportarlos a verificaciones posteriores y para almacenarlos mientras dura el período para impugnar la elección.
Dependiendo del costo local, de la cantidad de material a empacar y de la seguridad del contexto, el sistema de embalaje podría usar sobres, cartones, bolsas de plástico con alta densidad, contenedores cerrados o una combinación de todos.
Materiales de poca responsabilidad
Los materiales más fáciles de procesar son aquellos que no son importantes para el escrutinio o para la integridad de la elección. Debido a que la prioridad en esta etapa es el escrutinio, estos materiales podrían colocarse en un contenedor etiquetado claramente para separarlos después.
Estos materiales incluyen:
- Manuales y guías de procedimiento usadas por los oficiales de la mesa de votación;
- Carteles, señales y otros materiales informativos o de referencia;
- Formatos sin usar o de poca responsabilidad, como los que se usan para impugnar a los electores, para monitorear las quejas sobre el servicio al electorado, los de registro de electores (se podrían incluir los sobres para las papeletas cuando no son el mecanismo de control para la emisión del voto);
- Otro tipo de equipo de menor importancia para la votación, como insignias, plumas, lápices, papeles, urnas sin usar, sellos, cinta, cuerda, lámparas para revisar el marcado de los electores y así sucesivamente.
Método adecuado para clasificar los materiales
Es recomendable que los materiales se clasifiquen de una forma que facilite su manejo, su consistencia y la disciplina durante su empaque. Para estos efectos, resulta benéfico que se agrupen de manera lógica, para que se puedan recuperar fácilmente.
Cada grupo de materiales debería contar con un distintivo o etiqueta fácilmente identificable. Así mismo, cada etiqueta debería enlistar el contenido del paquete (las clases de material y el número de artículos de cada tipo). Cuando se use más de un paquete para una sola clase de material, las etiquetas deberían enlistar anotaciones sobre la parte del material que se envía. Sin embargo, el presidente de la mesa de votación debería garantizar que los oficiales escriban las anotaciones sobre el contenido del paquete de forma precisa y de ser así, respaldarlas.
Los paquetes deberían sellarse de una manera que permita que cualquier alteración sea evidente, además de que proteja los materiales contra rupturas accidentales durante su traslado y manejo. Dependiendo del contenedor que se use, se podrían usar sellos de plástico, de metal, de papel (registrando su número), o cinta de aislar.
Cuando se usen sellos o cinta, el presidente de mesa debería firmar en su parte más alta. De la misma forma, los representantes de partidos y candidatos deberían ser invitados para que aprueben el contenido de los paquetes y para que firmen los sellos.
Los detalles sobre la clase de materiales de alta responsabilidad que se empacarán dependerán del sistema y de los procedimientos que se usen. A continuación se muestra una clasificación que suministra una base para separar los materiales de manera lógica.
- Las papeletas que los electores depositaron en las urnas correspondientes. Si los votos se cuentan de forma manual, deberían permanecer en la urna hasta que se escruten.
Si se escrutan mecánicamente, deberían procesarse parcialmente en la mesa de votación y volver a colocarlos en la urna o en otro contenedor. Este debería sellarse y se debería invitar a los representantes de partidos, candidatos y observadores a que presencien el sellado. En los escrutinios subsiguientes, estos votos deberían clasificarse por preferencia y mantenerse en fajos para volverlos a empacar en la urna (si lo permite la situación de la seguridad) o en otro contenedor sellado.
Este embalaje después del escrutinio de votos también debería ser registrado y presenciado por los representantes de partidos y candidatos y por los observadores.
- Otras papeletas. En los sistemas de votación que usan a las papeletas como el principal mecanismo de control, y por lo tanto, las papeletas son el material de mayor responsabilidad, se puede incluir:
- Papeletas o credenciales sin usar;
- Talones de las papeletas emitidas (si se separa durante la emisión);
- Las papeletas estropeadas (aquellas que el elector cambió por otra nueva);
- Papeletas descartadas o rechazadas (las que se entregaron a los electores pero que no se colocaron dentro de la urna);
- Las marcas o sellos oficiales que se usan para autentificar las papeletas cuando son emitidas;
- Las llaves de las máquinas de votación. En sistemas en donde se entrega un sobre como control principal de la integridad en lugar de la papeleta, esta categoría incluye los sobres sin usar, los sobres descartados y los talones o números de folio de los sobres entregados (si se separan durante su emisión). Es recomendable que cada subcategoría de estos materiales se empaquen de forma separada dentro de cada contenedor.
- Registro de los electores que votaron en la mesa. Que incluye:
- Todas las copias de las listas de electores que se entregaron en la mesa de votación;
- Las solicitudes para votar que llenaron los electores (excepto las que se adjuntan a la papeleta y se introducen en la urna);
- Cualquier registro recopilado en la mesa de votación sorbe los electores que recibieron papeleta;
- Detalles o formatos para el día de la votación sobre los electores a los que se entregó papeleta o algún certificado de las autoridades, que señale que los electores fueron omitidos de la lista por un error;
- Lecturas y reportes de las máquinas de votación o computadoras sobre la cantidad de electores que votó;
- Los formatos que se llenaron para impugnar electores.
- Reportes y registros de votación de los presidentes de mesa. Esta categoría incluye todos los datos referentes a la administración de las actividades en la mesa de votación, sobre los nombres, encuestas, reportes, registros de votación o cualquier formato que este integrado en una carpeta o en series. Incluyendo:
- Los recibos por entrega de materiales;
- Los registros del conteo de papeletas y sus reconciliaciones;
- Los registros por expedición de cualquier papeleta especial;
- Registros al sellar las urnas;
- Reportes sobre cualquier impugnación, incidente y disputa sobre la votación;
- Registros sobre la asistencia del personal, sus pagos, gastos y evaluación;
- Reportes sobre el servicio al electorado y lo adecuadas que resultaron las instalaciones.
- Registros sobre cualquier voto especial que fue emitido.
- Información de los electores, representantes de partidos y candidatos y sobre los observadores. Dependiendo del sistema electoral, los contenidos importantes varían ampliamente. Podría incluir datos como documentos de acreditación que los representantes y observadores deben entregar, o información sobre el registro de electores.
Al empacar estos materiales, los materiales importantes para las elecciones de distintos órganos representativos o de varios distritos electorales que se realizan en la misma mesa de votación deberían mantenerse por separado, mediante etiquetas con colores codificados o sobres, por ejemplo, de acuerdo a los colores que usen las papeletas. Los materiales se deberían disponer de forma segura para transportarlos y se debería llenar cualquier documentación para controlar su traslado.
De ser posible, todos los paquetes provenientes de una mesa deberían asegurarse en un solo contenedor (las urnas tendrían que manejarse por separado). A su vez, los contenedores sólo deberían incluir el material de una mesa de votación. Cada contenedor debería marcarse por fuera con la identidad de la mesa de votación de donde proviene (nombre o número) y con el distrito electoral a donde pertenece. Se necesitan precauciones especiales cuando más de una mes a de votación ocupe las mismas instalaciones.
Almacenaje de los materiales de la mesa de votación
Después de terminar el escrutinio de votos, se deberían realizar los acuerdos pertinentes para clasificar los materiales y el equipo entre los que se van a almacenar y los que serán destruidos.
Generalmente, el marco legal especifica el período durante el que se deben almacenar los materiales, la forma de hacerlo y la responsabilidad para mantenerlos o destruirlos.
