عمليات الاقتراع

Topic Indexخطة العمل التنفيذية

من الممارسات الجيدة العمل على استخلاص خطة العمل التنفيذية الخاصة بعمليات الاقتراع من الخطة الاستراتيجية لإدارة الانتخابات. حيث أن خطط العمل الخاصة بعمليات الاقتراع تبقى عرضة للتأثر بطبيعة الإدارة الانتخابية ودورية الانتخابات إلى حد بعيد.

الإدارة المؤقتة للانتخابات

في ظل غياب إدارة دائمة للانتخابات، فمن المؤكد بأن كافة فعاليات الاقتراع، بما في ذلك إعداد خطط العمل التنفيذية، ستنحصر في فترة الانتخابات. وذلك يتطلب قيام الدعوة للانتخابات بوقت كافي قبل موعد الاقتراع، وذلك للتمكن من إعداد التركيبات الإدارية وتنفيذها وتنفيذ كافة العمليات قبل حلول ذلك الموعد.

وللمدة الفاصلة بين موعد الدعوة للانتخابات وموعد الاقتراع أهمية خاصة في الانتخابات الانتقالية، حيث قد تكون إدارة الانتخابات حديثة العهد، وحيث من الممكن أن تكون الأطر القانونية والإجرائية قد تغيرت كلياً، ويمكن أن تخضع لمزيد من التغييرات أثناء الانتخابات.

وفي هذه الحالة فقد لا يكون من الممكن تنظيم انتخابات مقبولة بدون أن تتوفر لدينا مدة ستة أشهر تفصل بين الانتهاء من إعداد الإطار الانتخابي وتعيين الإدارة الانتخابية ويوم الانتخابات.

الإدارة الدائمة للانتخابات

للإدارة الدائمة للانتخابات ميزات محددة، بما في ذلك:

· يمكن تطوير نظم الاقتراع واقتناء وتوريد الموارد المطلوبة لإدارة الانتخابات في الفترات الواقعة بين العمليات الانتخابية، بما يضمن الحفاظ على حالة من الجاهزية المتطورة. فخطط العمل التي تمتد على امتداد الدورة الانتخابية، من انتخابات إلى أخرى، لا شك بأنها تؤدي إلى نتائج أكثر فاعلية ونجاعة وجودة.

· الإدارات الانتخابية التي تحتفظ بوجود مركزي أساسي لها في الفترات بين الانتخابات تمكن خطط العمل المتعلقة بالدورة الانتخابية ككل من التركيز بسهولة أكبر على تطوير النظم والإجراءات، والتخطيط للاحتياجات المادية واقتنائها، ولتنفيذ عمليات الاقتراع محلياً.

· الإدارة الانتخابية التي تحتفظ بوجود مستمر على بعض المستويات المحلية (والتي يمكن تحقيق نجاعتها والتوفير في تكاليفها من خلال الاستعانة بإحدى الوكالات الحكومية القائمة) تتمتع بقدرة أفضل على إعداد خطط عمل تغطي مجمل الدورة الانتخابية. وهو ما يمكنها من الحفاظ على جاهزية محلية فيما يتعلق بالعديد من الجوانب، مثل:

o تحديد المواقع المحتملة لمقرات الاقتراع.

o تحضير وبرمجة المواد والتجهيزات الأولية وتقييم الاحتياجات لها.

o تحديد احتياجاتها المحتملة من الموظفين.

o الحفاظ على تواصل مع كبار موظفي الاقتراع المحتملين.

o تجميع وتجهيز المواد المتوفرة الخاصة بمحطات الاقتراع.

o تنفيذ برامج التوعية الانتخابية محلياً وبشكل مستمر.

تكامل المهام

خطط العمل المتكاملة الخاصة بعمليات الاقتراع والتي تضم فعاليات ومهام كافة المشاركين الرئيسيين فيها، توفر تركيبة تدريجية للمهام، ومواعيد التنفيذ أو الأطر الزمنية والمسؤوليات الفردية عن مختلف المهام، وكذلك مسؤوليات مختلف المكاتب والمسستويات التابعة لإدارة الانتخابيات، وذلك بشكل متكامل ومنهجي.

فعمليات الاقتراع الفعالة تشتمل على فعاليات ومهام العديد من الأفراد العاملين للعديد من المؤسسات، بمن فيهم الموردين، وقوى الأمن، بالإضافة طبعاً إلى طواقم الإدارة الانتخابية. كما وتعمل على إعداد خطط عمل تستند إلى مبادئ التخطيط العملي التي تمكننا من متابعة الجاهزية للانتخابات والتحقق منها في أي وقت.

أما المركبات الرئيسية لخطة العمل فتشتمل على ما يلي:

· تحديد كافة المهام المتعلقة بتنفيذ عمليات الاقتراع

· تحديد الأولويات التي يجب تعاطي تلك المهام من خلالها، بحيث يتم تحديد المهام الرئيسية أو الضرورية لتنظيم عمليات الاقتراع، وتلك الإضافية التي تهدف إلى تحسين جودة الانتخابات، والتي يمكن الاستغناء عنها دون التأثير على نزاهة الانتخابات عند الحاجة أو إذا لم يتوفر الوقت الكافي لتنفيذها.

· تحديد العلاقة المتبادلة بين مختلف المهام، وكيف ترتبط ببعضها البعض وما هي المهام التي يجب العمل على تنفيذها أو إتمامها قبل الشروع بمهام أخرى.

· إعداد أطر زمنية متكاملة لتنفيذ تلك المهام، والتي تحقق لنا الجاهزية المطلوبة للقيام بكافة العمليات كل في موعدها بحسب الجدول الزمني للانتخابات.

· تحديد المسؤوليات المتعلقة بتنفيذ مختلف المهام الفردية والتنسيق المطلوب فيما بينها (راجع توزيع المسؤوليات).

· على الرغم من أن عمليات المتابعة للتحقق من التنفيذ فيما يتعلق بالخطوات المفصلية من الجدول الزمني للانتخابات، إلا أن الإشراف والمتابعة المستمرة والدائمة تعتبر هامة كذلك من أجل التمكن من تصحيح أي اعوجاج أو تأخير في الوقت المناسب.

ومن الممارسات الجيدة استخدام طرق المتابعة الذاتية وقوائم جرد المهام والفعاليات (راجع قوائم الجرد الخاصة بعمليات التخطيط). وللتحقق من فاعلية التجهيزات والإجراءات، يجب الاعتناء بتوفير كل ما يلزم لتنظيم أية عمليات اقتراع تسبق يوم الانتخابات، كعمليات الاقتراع المبكر، من خلال التحقق من التطرق لها بشكل لائق في الأطر الزمنية التابعة للخطط التنفيذية. (للمزيد حول الجداول الزمنية والأطر الزمنية للخطط التنفيذية، راجع الجداول والأطر الزمنية).

إعداد خطط العمل

يجب أخذ الاعتبارات التالية بعين الاعتبار عند إعداد ووضع خطط العمل الخاصة بعمليات الاقتراع:

خطط عمل تهدف إلى توفير مستويات واقعية من الخدمات الانتخابية: حيث أن الهدف الأخير لأي خطة هو أنها يجب أن تعمل (أن يكون بالإمكان تنفيذها). فقد تكون هناك العديد من الطرق الراقية أو المعقدة لتنظيم عمليات الاقتراع لكنها قد تكون غير فعالة أو عملية بالضرورة. لذلك يجب العمل على وضع خطة عمل فعالة بأكبر قدر ممكن، حيث أنها لن تتمتع بأكثر من فرصة واحدة للتنفيذ. لذلك يجب التركيز على التخطيط لأكثر الحلول عملية من أجل توفير مستويات مقبولة من النزاهة في الانتخابات.

يجب أن تتسم الأطر الزمنية بالواقعية، وأن توفر وقتاً كافياً من أجل:

· قيام المسؤولين بتنفيذ المهام المطلوبة بنجاعة وتوفير في التكلفة.

· السماح للناخبين والشركاء السياسيين بالمشاركة الفعلية.

· السماح لاستيعاب الخدمات التي يوفرها الموردون الخارجيون، بفاعلية، بمن فيهم المتعاقدين، والوكالات الحكومية المختلفة، والمنظمات الدولية، إلخ.

يجب الحفاظ على مستوى من المرونة في الخطة، للسماح للتأقلم مع أية متغيرات قد تحصل في السياق أو المحيط: بغض النظر عن كون تلك التغييرات تتعلق بإخفاقات في تحقيق الأهداف المنشودة، أو بتغييرات في الأطر الانتخابية ككل.

· تعتبر الوسائل الاحتياطية أو خطط الطوارئ جزءً أساسياً من خطط العمل الخاصة بعمليات الاقتراع، وخاصةً في الحالات التي لا تتم فيها الانتخابات في مواعيد ثابتة، حيث يمكن للدعوة لانتخابات مبكرة مثلاً أن توقف العمل على تنفيذ الاستراتيجيات التطويرية طويلة أو متوسطة الأمد، أو في الحالات التي يتم فيها تنظيم الانتخابات بموجب نظم مستحدثة وجديدة.

· كما وأن المرونة مطلوبة لأن خطط العمل الخاصة بعمليات الاقتراع قد تحتاج لتلائم برامجها مع أي تأخير أو تمديد في عمليات انتخابية اخرى، كعمليات تسجيل الناخبين. وفي حالات ما بعد الصراع بشكل خاص، يمكن أن تضطر خطط العمل للتلائم مع المباحثات المستمرة بين مختلف الأطراف حول الأطر العامة للانتخابات.

الجاهزية لا تنحصر فقط في التحقق من قيام الإجراءات وتوافر المواد المطلوبة في المواعيد المحددة.

يجب أن تعطي الأطر الزمنية المعتمدة في خطط العمل فرصة لتقييم ما إذا كانت كافة التسهيلات القائمة تعمل بالشكل المطلوب أم لا. فبالنسبة لبعض المهام، كتطوير نظم وإجراءات جديدة، فقد يجب أن توفر الخطة فترة زمنية للتدريب قد تمتد لأسابيع. أما تفادي تركيز الكثير من المهام والفعاليات في الأسبوع الأخير قبل يوم الانتخابات فهو أمر منصوح به، حيث يعمل الموظفون خلال هذه الفترة تحت مزيد من الضغط للتحضير ليوم الانتخابات، وأي ضغط إضافي عليهم من شأنه أن يؤدي إلى حدوث أزمات إضافية.

خطة إدارة المعلومات

إعداد خطة داخلية لإدارة المعلومات من قبل إدارة الانتخابات يعتبر جزءً هاماً من خطط العمل المتعلقة بعمليات الاقتراع، والذي كثيراً ما يتم تجاهله. حيث أن عمليات الاقتراع تتطلب نقل كميات هائلة من المعلومات، من الإدارة المركزية إلى المكاتب الإقليمية والمحلية، ومنها إلى محطات الاقتراع، حول كل ما يتعلق بإجراءات وسياق الاقتراع، ومنها بالعودة إلى المركز حول ظروف وأحداث عمليات الاقتراع.

لذلك فإن وجود طرق معتمدة لتوزيع المعلومات والتأكيد على استلامها، وكذلك جداول زمنية مخطط لها مسبقاً لتوزيع المعلومات تعتبر شروطاً أساسية للتحقق من جودة، ومهنية ومرونة العملية. (للمزيد حول ذلك راجع نظم الاتصال).

الأدوات الشخصية

عمليات الاقتراع