Aspectos básicos
Los planes de trabajo de la logística electoral
deben derivarse del plan estratégico del organismo electoral. Es probable que
esos planes de trabajo sean influenciados por la naturaleza del organismo
electoral y lo predecible que sea el ciclo electoral.
Organismos electorales temporales
En sistemas que no tienen un organismo electoral
permanente, todas las actividades relacionadas con la logística electoral,
incluyendo el desarrollo de los planes de trabajo, se condensarán en el periodo
de elecciones. Esto requiere que la elección sea notificada con suficiente
anticipación a fin de que permita establecer las estructuras administrativas,
para que todos los procesos estén listos para el día de la elección.
La duración de este periodo puede ser
particularmente importante en elecciones de transición, cuando los marcos
legales y de procedimientos hayan cambiado o puedan volver a cambiar durante el
periodo de elecciones, o cuando los organismos electorales estén recién
constituidos.
En estos casos, sería muy poco factible que una
elección de calidad aceptable sea organizada sin contar, por lo menos, con un
periodo de seis meses en relación a la fecha de la elección entre el
establecimiento del marco legal de la elección y la designación del organismo
electoral.
Organismos electorales permanentes
Los organismos electorales de carácter permanente
cuentan con ciertas ventajas como:
- El
desarrollo de los sistemas de logística electoral y la adquisición de los
recursos necesarios, puede mejorar elecciones, conservando un estatus de
mejora y disponibilidad continua. Los planes de trabajo que incluyan el
ciclo entero que va de una elección a otra, producirán casi
invariablemente, resultados de mejor calidad y a un costo más bajo.
- En los
lugares donde los organismos electorales mantienen una estructura
permanente sólo a nivel central, los planes de trabajo del ciclo electoral
pueden concentrarse más fácilmente en el desarrollo de sistemas y
procedimientos, en la planeación de cómo satisfacer las necesidades
de suministro y en el desarrollo de una logística electoral en el ámbito
local.
- En los
lugares en donde los organismos electorales mantengan algún tipo de
presencia a nivel local ( que puede ser mantenida, generalmente, de mejor
manera en términos de costo-efectividad, si se maneja como una agencia
utilizando otros recursos estatales), los planes de trabajo que incluyan
el ciclo electoral completo entre una elección y otra, podrán ser
fácilmente extendidos para permitir que siempre esté lista, en términos de
asuntos tales como:
- La
identificación de los centros de votación potenciales.
- La
preparación de calendarios preliminares para las necesidades de equipo y
materiales.
- La
identificación de necesidades potenciales de personal.
- Mantener
contacto con personal experimentado que pudiera dirigir los centros de
votación.
- Contar
con material pre-empacado para los centros de votación.
- Mantener
al día los programas de información para el electorado.
Integración de las tareas
Los planes de trabajo de la logística electoral
deben integrar las actividades de todos los participantes clave, suministrando
una estructura que defina las tareas, los tiempos y las responsabilidades de
cada uno de los miembros del personal, así como de cada oficina del organismo
electoral, desde un punto de vista global.
Debido a que la logística electoral integra las
actividades de un amplio número de personas de diferentes entidades
organizativas -incluyendo contratistas de suministros, fuerzas de seguridad y
personal electoral--, los planes de trabajo deben basarse en principios de
planeación para negocios ya probados, que permitan que todo esté listo para las
elecciones.
Un plan de trabajo debe incluir los siguientes
elementos esenciales:
- La
identificación de las tareas relevantes para el desarrollo de la logística
electoral.
- La
asignación de prioridades de estas tareas, para identificar las que son
vitales para la conducción de la votación, así como aquellas que mejorarán
la calidad del servicio pero que, en caso de falta de tiempo para su
aplicación, pueden ser dejadas de lado sin que afecten la integridad del
proceso.
- El
establecimiento de interrelaciones entre todas las tareas: cómo embonan y
cuáles tienen que comenzar o concluir antes de que el trabajo de otras
pueda empezar.
- Fijar
plazos para llevar a cabo estas tareas para que todos los procesos estén
listos en el momento en que lo indique el calendario electoral.
- Las
responsabilidades y la rendición de cuentas deben ser respetadas, para que
se cumpla con las tareas y la relación entre los diferentes proveedores de
servicios.
- Revisiones
de avances --así como son vitales en relación con los puntos críticos del
calendario de la elección, también lo es el monitoreo continuo y el
reporte para rectificar a tiempo cualquier deficiencia.
El monitoreo y las listas de verificación pueden
ser utilizados para revisar los progresos o avances. Es necesario tener
especial cuidado al verificar que los servicios de votación estén listos antes
del día de la elección, revisando que mecanismos como la votación anticipada en
cualquier modalidad, estén adecuadamente considerados en el plan de trabajo y en
el calendario (para mayor información sobre estos temas.
Desarrollo de los planes de trabajo
Al desarrollar un plan de trabajo para la
logística electoral, es necesario considerar lo siguiente:
Los
planes de trabajo deben estar orientados para ofrecer un nivel de servicio
realmente asequible. Aunque hay muchas formas elegantes y sofisticadas
de organizar y desarrollar la votación, lo primordial es que funcione, ya que
sólo existe una oportunidad para lograrlo. Se debe poner énfasis en la
planeación a fin de encontrar las soluciones más prácticas para alcanzar
niveles aceptables de integridad en la elección.
Los
tiempos para llevar a cabo las diferentes tareas también deben ser realistas
y suficientes para
- Que los
administradores puedan llevarlas a cabo en términos de costo-efectividad;
- Que
permitan la participación de los electores y de los contendientes
políticos;
- Que
ayuden a la integración efectiva de los servicios suministrados por
proveedores externos como contratistas, agencias gubernamentales y/o
organizaciones internacionales.
Se
requiere cierta flexibilidad para permitir la adaptación a cualquier cambio en
el entorno, ya sea por la imposibilidad de alcanzar algún objetivo, o
por los cambios en el marco electoral.
- Las
medidas de contingencia son una parte esencial de los planes de trabajo de
la logística electoral. Esto se vuelve particularmente importante en donde
las elecciones no son a intervalos fijos, y en donde una elección
anunciada con poca anticipación puede interrumpir el desarrollo de una
estrategia a mediano o a largo plazo, o donde la elección se lleva a cabo
bajo un nuevo sistema.
- Se
necesita flexibilidad porque los planes de trabajo de la logística
electoral deben lidiar con ajustes por retrasos o extensiones en
otras partes del proceso, tales como el registro de electores.
Particularmente en situaciones de post-conflicto, se necesitará lidiar con
negociaciones continuas dentro del marco electoral.
Garantizar
que todo "esté listo" implica algo más allá de que los procedimientos
y los materiales estén en su lugar en el momento en que se necesiten.
El calendario del plan de trabajo debe permitir
que todas las facilidades que se necesiten, no solo estén en su lugar
sino también que funcionen adecuadamente. Para algunas tareas, tales como el
desarrollo de nuevos sistemas y de procedimientos, esto podría requerir un
periodo de capacitación de algunas semanas. Hay que tener cuidado para no
saturar de actividades la semana previa a la jornada electoral. Durante este
periodo, la presión del personal por la cercanía del día de la elección, puede
provocar una crisis en lugar del escenario administrativo que se tenía
previsto.
Plan de administración de la información
Una parte importante y a menudo ignorada del plan
de trabajo de la logística electoral, es el desarrollo de un plan de
gestión interno de la información por parte del organismo electoral. La
logística electoral necesita la transferencia de grandes cantidades de
información referente a los procedimientos, a su contexto en cuanto a las
condiciones y a los posibles incidentes, desde las oficinas administrativas
centrales hacia las regionales o locales y de ahí a los sitios de votación y
viceversa.
El método y la calendarización para difundir y
recibir la información, es un punto indispensable para asegurar la
consistencia, competencia y flexibilidad del servicio.
