عند إعداد خطط
العمل الخاصة بعمليات الاقتراع، فمن المهم بمكان التحقق مما يلي:
·
تحديد كل مهمة مطلوبة لتنفيذ العملية.
·
تحديد الإطار الزمني الذي يجب تنفيذ كل واحدة من المهام خلاله.
·
إيضاح العلاقات المتبادلة بين مختلف المهام، وأيها يرتبط
بأيها، إلخ.
·
توزيع المسؤوليات الفردية أو لكل فريق بحسب كل واحدة من المهام.
فالتوزيع الواضح
للمسؤوليات يمكننا من تنفيذ متابعة وإشراف فعالين على مستويات الأداء، وتفادي حالات
التهرب من المسؤولية والمساءلة. فأثناء فترة عمليات الاقتراع التي تتسم عادةً بكثير
من الضغط يسهل نسيان أو إهمال مهام قد تكون مفصلية على الرغم من كونها تبدو أقل أهمية
لكونها من مهام المستويات الدنيى في السلم الوظيفي.
لذلك يجب العمل
على تحديد الأفراد المسؤولين عن كل واحدة من المهام بكل وضوح، والتحقق من معرفة أولئك
الأفراد لذلك وفهمهم لمسؤوليتهم المتعلقة بإتمام تلك المهام. كما وأن العديد من المهام
المتعلقة بعمليات الاقتراع تصاحبها مسؤولية قانونية تتعلق باستيفائها.
ومن المهم جداً
التحقق من قيام الوعي التام لدى المسؤولين عن كل واحدة من المهام لمسؤولياتهم الفردية،
وكذلك للعلاقة التي تربط تلك المسؤوليات بباقي مهام وفعاليات عمليات الاقتراع. ومما
يساعد الموظفين في ذلك تزويدهم بنسخ من القوانين، والأنظمة، والإجراءات والتعليمات
الواضحة، والأدلة الإرشادية وقوائم الجرد.
ومما يسهم في تحسين
مستويات الأداء التركيز على الأوجه الشخصية والإيجابية لعملية توزيع المسؤوليات. حيث
أن تعزيز روح المسؤولية والمسائلة لدة الموظفين يرفع من إحساسهم بضرورة المثابرة على
الإنجاز، وتطوير أدائهم تلقائياً.
توزيع المهام والتركيبة الهيكلية للإدارة
الانتخابية
تعتمد طرق توزيع المسؤوليات والمهام
على طبيعة التركيبة الهيكلية الإدارية للإدارة الانتخابية، بالإضافة إلى أية شروط تفرضها
النصوص القانونية بطبيعة الحال.
فتخصيص الكثير من المسؤوليات لمستويات
السلطة الإدارية المركزية من شأنه هدر الخبرات والحد من تطورها في المستويات المحلية
أو اللامركزية لتلك الإدارة. إذ يجب التحقق من أن الموظفين المسؤولين عن الإشراف العام
على عمليات التوريد، والجودة، والنزاهة لا يتم إثقال كاهلهم بمهام تنفيذية تشغلهم عن
مهامهم الرئيسية.
الاقتراع هو مهمة محددة، بينما إعداد
المواد وإنتاجها، والمواصفات، والإجراءات ومتابعة مستويات الجودة والنوعية، فهي كلها
مهام عامة تكون أكثر نجاحاً وفاعلية عندما يتم تنفيذها مركزياً. أما المهام والفعاليات
المحلية، كتوظيف موظفي الاقتراع وتدريبهم، أو تحديد مواقع مقرات الاقتراع، أو تنفيذ
الفعاليات اللوجستية على أرض الواثع، فتحقق مستويات أعلى من الفاعلية والنجاعة عندما
تلقى مسؤولية تنفيذها على عاتق المستويات الإقليمية المحلية.
التحقق من تحمل المسؤولية عن توفير الخدمات
تحتاج الكثير من الفعاليات التي تشتمل
عليها خطط العمل الخاصة بعمليات الاقتراع إلى مساهمات من قبل جهات عدة ضمن الإدارة
الانتخابية لتنفيذها، أو للتنسيق بين الإدارة الانتخابية ومؤسسات أو جهات أخرى. وفي
تلك الحالات يجب تحديد الموظف أو الموظفين المسؤولين عن التحقق من تنفيذ واستكمال تلك
الفعاليات، وكذلك هيكليات التنسيق المطلوبة لذلك.
وحتى عندما يتم التعاقد مع مؤسسات أخرى
لتنفيذ فعاليات تتعلق بعمليات الاقتراع، فمن الضروري كذلك تحديد من هم المسؤولين، ضمن
الإدارة الانتخابية، عن المتابعة والتحقق من تنفيذ واستكمال تلك الفعاليات والمهام.
ويجب أن تشتمل تلك المسؤولية على ضرورة قيام المسؤولين من قبل الإدارة الانتخابية بتطبيق
وسائل المتابعة والإشراف على جودة الخدمات، وذلك للتحقق من توفير الخدمات أو المواد
من قبل المتعاقد معهم بما يتماشى مع المعايير المتفق عليها في العقود ذات العلاقة على
الأقل.
توزيع
المهام في محطة الاقتراع
عندما نقوم بوضع خطط عمل على مستوى محطة
الاقتراع يتم من خلالها توزيع وتخصيص المسؤوليات المتعلقة بمهام محددة لكل واحد من
طواقم أو موظفي المحطة، يسهم ذلك في رفع مستويات الأداء والنجاعة في تنفيذ المهام،
وفي توفير خدمات ذات جودة أعلى لصالح الناخبين.
