Importancia de la asignación de
responsabilidad en las tareas
Al desarrollar el plan de trabajo de la logística
electoral, es importante que:
- Se
identifiquen todas las tareas necesarias.
- Se
especifique el plazo en el cual debe ser completada cada tarea.
- Se
indiquen claramente las relaciones e interdependencia entre las distintas
tareas.
- A las
personas o equipos les sea asignada una responsabilidad para cada
componente de la tarea.
Si las responsabilidades no se asignan de
manera que permitan un monitoreo efectivo del desempeño, los mecanismos
de responsabilidad y rendición de cuentas podrían fallar. Bajo el clima de
presión que caracteriza a la logística electoral, es muy fácil que se olviden
tareas que en aparencia podrían parecer irrelevantes, pero que podrían ser
importantes.
Es importante que se tengan identificados a todos
los individuos responsables de tareas y que estos estén conscientes de que es
su responsabilidad completarla exitosamente. Muchas de las tareas que forman
parte de la logística electoral conllevan también una responsabilidad legal
para que se realicen adecuadamente.
También es importante que las personas a quienes
se asigne una responsabilidad estén plenamente conscientes de ella, y que conozca
la relación que tiene con otras actividades de la logística electoral. Por
ello, sería muy útil que se le suministren no solamente la legislación,
los reglamentos y los ordenamientos aplicables, sino que también se preparen y
distribuyan manuales y listas de verificación de las diferentes actividades.
Enfatizar el aspecto personal de la asignación de
responsabilidades de manera positiva puede ayudar a mejorar el desempeño. De la
misma forma, el identificar y promover la rendición de cuentas individual
podría fomentar la superación personal, mejorando el desempeño general.
Asignación de tareas y estructura del
organismo electoral
La dinámica de asignación de responsabilidades
dependerá de la estructura administrativa que tenga el organismo electoral y de
todas sus responsabilidades que estén estipuladas legalmente.
Cuando se asignan demasiadas responsabilidades a
los niveles centrales de autoridad, se desperdician las habilidades
disponibles, limitando su futuro desarrollo en cualquier oficina o campo local
. También existe la necesidad de asegurar que el personal encargado de
supervisar el suministro total, la calidad, la coherencia y la integridad, no
esté sobrecargado con tareas operativas de niveles locales.
La votación es una función localizada. Sin
embargo, el desarrollo y la producción del material, las normas, los
procedimientos y el control de calidad, generalmente son más consistentes si
están centralizados. Las funciones específicas –tales como el reclutamiento de
personal, la capacitación y la determinación de los centros de votación-son más
eficaces cuando la responsabilidad de su desarrollo se ubica en el ámbito
regional o local.
Asegurar la rendición de cuentas para el
suministro de los servicios
Muchas funciones que están incluidas en los
planes de trabajo de la logística electoral requieren la contribución de
diferentes áreas del organismo electoral y/o una relación entre éste y otras
organizaciones. Cuando se requieren ese tipo de vinculaciones, los planes de
trabajo deben tener identificado al personal del organismo electoral encargado
de rendir cuentas sobre la finalización de las tareas y de los canales de
comunicación.
Cuando ciertas funciones de la logística se
contraten con otras organizaciones, será de vital importancia que la responsabilidad
de rendir cuentas sobre el desarrollo correcto de las actividades, también sea
asignada a personas que formen parte del organismo electoral. Estas
responsabilidades deben llevar consigo la tarea de desarrollar medidas para el
control de la calidad a fin de asegurarse de que los productos o servicios
alcanzan por lo menos el nivel estipulado en el contrato.
Asignación de tareas en los centros de
votación
Desarrollar un plan de trabajo que haga
responsables de tareas específicas a determinados miembros del personal u
oficiales de los centros de votación, puede incrementar la eficiencia de la
capacitación, ayudando a que los electores reciban mejores servicios, mientras
se mantiene cierto grado de flexibilidad.
