Sería preferible que los acuerdos con los proveedores de materiales y equipo se realicen sobre la base de un programa de almacenamiento libre (Free Into Store FIS), que incluya especificaciones para su transporte a las locaciones centrales o regionales que el organismo electoral dispuso para almacenarlos o empacarlos. Generalmente, esto será más adecuado para las consideraciones de costo-efectividad, que si el organismo electoral se encarga de los acuerdos de transporte por separado.
Esto no sería apropiado en contextos en donde existen grandes riesgos para la seguridad. En este caso, lo más indicado es que la autoridad electoral se encargue de transportar el material a los centros de almacenamiento y empaquetado bajo estrictas normas de seguridad.
Las entregas escalonadas pueden ser más adecuadas cuando se tienen grandes volúmenes de material. Cuando se utiliza el transporte de los proveedores, es esencial que la revisión detallada de los materiales se lleve a cabo antes de que salgan de su lugar de origen; garantizando que los documentos de transferencia (inventarios de entrega del proveedor y archivos de la autoridad electoral sobre el control de materiales) señalen cualquier diferencia entre la entrega esperada y la que fue entregada. Este es un componente muy importante del registro para auditorias y para la rendición de cuentas sobre los mecanismos para suministrar materiales.
También es importante garantizar que el tipo de transporte que utilizarán los proveedores sea el más adecuado y que no se realice como resultado de una negociación para tratar de disminuir los costos del contrato. Se deben especificar los tipos de vehículos que serán utilizados (por ejemplo, con protectores para el clima y para descarga rápida en las locaciones de almacenamiento electoral).
