·
يجب ممارسة ضوابط صارمة على تنفيذ خطط توصيل مواد
وتجهيزات محطات الاقتراع لضمان وصول المواد والتجهيزات لكل موقع
·
في الوقت المحدد،
·
وفقا لجداول التسليم المخطط لها،
·
بالكميات الصحيحة،
·
المحافظة على الأمن طوال الوقت.
يمكن
للتوصيل لمحطات الاقتراع أن يُنفذ بفعالية أكبر إذا تم من مراكز رزم مركزية أو
إقليمية بدلا من مكاتب محلية.
طرق
التوصيل ستختلف وفقا للموارد المتوفرة والبيئة الأمنية. ففي مناطق متمدنة ذات
مخاطر أمنية قليلة، يمكن أن يكون ذو كلفة ناجعة بالنسبة لمدراء محطات الاقتراع أن
يختاروا مواد محطة الاقتراع التابعة لهم، بصرف النظر عن التجهيزات الضخمة، من مكتب
إدارة الدائرة الانتخابية.
يمكن
لهذا أن يُدمج مع جلسة موجزة منعشة للذاكرة للمدراء في الأيام ما قبل يوم
الانتخاب. إذ يمكن للمواد المعرضة بشكل كبير للمساءلة القانونية أن تخزن في مخزن
آمن محلي حتى يوم الانتخاب. من ناحية ثانية، هذه الطريقة تعد مناسبة فقط في بيئات
ذات مخاطر أمنية قليلة وثقة شعبية كبيرة.
سيكون
أمرا أكثر اعتيادية وحكمة أن يتم الترتيب لتوصيل آمن لجميع مواد محطات الاقتراع من
خلال تعاقدات نقل. ففي بعض الظروف، مساعدة من المؤسسة العسكرية أو وكالات حكومية
أخرى ذات موارد نقل متوفرة وواسعة الانتشار يمكن أن تشكل وسائل توصيل ناجعة
الكلفة. من ناحية ثانية، سيكون هذا مناسبا فقط حيث تكون وكالات مماثلة مقبولة
علانية على أنها غير متحيزة.
توقيت التسليم
يفضل
أن تكون جميع المعدات والمواد موجودة في محطة الاقتراع أو مع مدير محطة الاقتراع
في موعد أقصاه اليوم السابق ليوم الانتخاب. وفي المناطق الريفية، توصيل أبكر بقليل
قد يكون ضروريا لضمان فترة كافية لإعادة تزويد أي نواقص.
من
ناحية ثانية، التسليم المبكر جدا لمحطات الاقتراع، خاصة في مناطق ذات مخاطر أمنية
أكثر، يزيد من إمكانية فقدان أو التلاعب بالتجهيزات. وقد تتضرر المفاهيم العامة المتعلقة
بنزاهة الانتخابات أيضا إذا خُزنت مواد الاقتراع الحساسة لفترات أطول خارج المخازن
الرئيسية التي تكون احترازات الأمن فيها مشددة.
ترتيبات
تسليم محطات الاقتراع ستكون أكثر تعقيدا وكلفة حين يكون هناك تأخير في تزويد
المواد، أو حيث لا يمكن إنتاج مواد ضرورية حتى ما قبل يوم الانتخاب مباشرة (مثلا،
في الأنظمة حيث لا تُفتح سجلات الناخبين المصدقة حتى اليوم ما قبل يوم الانتخاب).
التأثيرات
على فاعلية توصيل المواد والتكاليف يجب أن تُقيم عند تحديد أطر العمل الإجرائية
والقانونية ووضع جداول زمنية لتحضير مواد الاقتراع.
توثيق التسليم والاستلام
توصيلات
المواد لمحطات الاقتراع يجب أن تُرفق دائما بوثيقة توصيل تفصل أنواع وكميات المواد
المسلمة. ويفضل لهذه أن تكون نسخة كاملة/جزئية (اعتمادا على طريقة التوصيل
المعتمدة) عن قائمة محتويات "رزمة المواد" القياسية أو قائمة جرد
المواد/التجهيزات المعدة لكل محطة اقتراع.
من
الأفضل أن يكون مدراء محطات الاقتراع حاضرين لاستلام مواد محطات الاقتراع التابعة
لهم. ويجب تحرير إيصالات استلام بجميع المواد المسلمة.
هذا
الإشعار بالاستلام يجب أن يُعاد لمكتب إدارة الدائرة الانتخابية. إذ أن إيصالات
الاستلام المعادة لهيئة إدارة الانتخابات قد تحتاج لأن تُنجز على مرحلتين:
·
إشعار استلام أولي باستلام التوصيل.
·
إخطار رسمي بأن جميع المواد قد تم تزويدها بالشكل
الصحيح، بعد تفحصها من قبل مدير محطة الاقتراع.
هذا
الإخطار المفصل يعد جزء جوهري في المحافظة على آلية تدقيق يمكن التحقق منها
بالنسبة لجميع المواد والتجهيزات المسؤولة قانونيا.
تفحص المواد عند الاستلام
من
الهام جدا أن يتفحص مدراء محطات الاقتراع المواد بشكل كامل بالمقارنة مع قائمة
الجرد بالتجهيزات المتوقعة لمحطات الاقتراع التابعة لهم حالما يتم تلقي المواد،
وأن يخطروا على الفور مدير دائرتهم الانتخابية بالتوصيل الصحيح أو بالتعارض في حال
وجوده. وعلى مدراء الدوائر الانتخابية رصد تلقي هذه التقارير.
ستتطلب
النواقص تنفيذ فوري لخطط الطوارئ لإعادة تزويد المواد (راجع خطط الطوارئ). فحتى المواد المسلمة
على شكل "رزمة" مسبقة التجميع يمكن أن تحتوي على خطأ في الكميات أو نقص
في المواد عند التوصيل. اهتمام خاص يجب أن يولى لما يلي:
·
صناديق الاقتراع، للتأكد من أنه قد تم
تسليم العدد والنوع الصحيح، وأن أرقام تسلسل صندوق الاقتراع أو الشفرات الأخرى
صحيحة بالنسبة لمحطة الاقتراع تلك،
·
سجلات الناخبين، للتأكد من أن القائمة أو
القوائم الصحيحة قد سُلمت لمحطة الاقتراع تلك وأنها كاملة، بدون صفحات مفقودة أو
ذات أخطاء مطبعية،
·
أوراق الاقتراع، لضمان تزويد كامل وأنه
لا يوجد نقص في أوراق الاقتراع المرقمة أو كتيبات الاقتراع،
·
أختام أو أقفال صناديق
الاقتراع، خاصة أن تكون الأقفال معها المفاتيح الصحيحة،
·
مواد أخرى عرضة للمساءلة
القانونية، مثل أختام محطات الاقتراع أو أدوات الثقب للأصوات
الصحيحة، والحبر والمعدات المرافقة لتعليم الناخبين، في حال استخدامها،
·
مقصورات الاقتراع، لضمان أدائها وظيفتها
وتواجدها بالكمية المناسبة،
·
تجهيزات عامة ضرورية، مثل أقلام الحبر
وأقلام الرصاص، في حال أنه سيتم استخدامها لتعليم الأصوات، تعليمات يوجبها القانون
على الناخبين، وعمليات رزم لمواد الاقتراع العرضة للمحاسبة قانونا المستخدمة وغير
المستخدمة.
حتى دفاتر
أوراق الاقتراع ذات القسائم المرقمة يمكن أن يكون فيها أوراق اقتراع مفقودة. فالأوراق
التي لم يتم رزمها بإحكام أو مغلفات الاقتراع، خاصة تلك التي ليس لها قسائم مرقمة،
تكون حتى أكثر عرضة للخطأ في الرزم ما بعد الإنتاج في رزم قياسية. فمن الضروري عد أوراق
الاقتراع، أو مغلفات الاقتراع المتلقاة في كل محطة اقتراع لدى تسلمها وأي تعارض ما
بين بيانات التسليم والمواد الفعلية المستلمة يتم ذكره رسميا في سجلات أوراق
الاقتراع.
هذه
الأرقام ستستخدم من ثم كنقطة انطلاق لجميع حسابات أعداد أوراق الاقتراع/مغلفات
الاقتراع اللاحقة. وبالنسبة للمواد غير الحساسة ومواد الأغراض العامة، عد تفقدي
دقيق سيكون ضروريا.
من
الضروري أيضا وضع التجهيزات الضرورية لعمليات محطة الاقتراع، مثل آلات الاقتراع أو
الحواسيب، مصابيح لكشف علامات الحبر الخفي على الناخبين، حاجز قارئات شيفرة
لبطاقات تعريف الناخبين، أو مولدات طاقة للطوارئ واختبارها بأسرع وقت ممكن بعد
الاستلام. فترك هذا الاختبار في الموقع حتى صباح يوم الانتخاب قد لا يتيح وقتا
كافيا للتبديل أو الإصلاح.
