تتضمن
القواعد الأساسية لإدارة كادر محطة اقتراع يوم الاقتراع:
·
الإشراف، لضمان الدقة وتقديم الخدمات في أداء
الكادر،
·
تعهد برفاهية الكادر، لحث الكادر خلال هذا اليوم
الطويل.
المهنية في الإدارة
يوم
الاقتراع يوم طويل وشاق بشكل عام بالنسبة لكادر محطة الاقتراع، غالبا تحت الضغط،
حيث يؤدون مهام تلقوا من أجلها بعض التدريب لكن ربما لم يكن عليهم تنفيذها أبدا في
بيئة فعلية من قبل. فبدون التزام بالمهنية في إدارة كادر محطة اقتراع، خدمة الناخب
والدقة الإجرائية على الأرجح ستنخفض لما هو أقل من المستويات المقبولة.
يشكل
إنشاء علاقة ألفة جيدة مع كادر محطة الاقتراع، دعم جهودهم في الظروف المرهقة،
وتقديم التشجيع جوانب هامة ليتذكرها مدراء محطات الاقتراع إن كانوا يرغبون بالحصول
على أفضل ما لدى كادرهم.
إدارة دائرة انتخابية
مسؤوليات
إدارة نشاط محطة اقتراع لا تقتصر على محطة الاقتراع نفسها.
يجب
على مدراء الدوائر الانتخابية أيضا أن يؤدوا دورهم في الإشراف على عمليات ساعات
الاقتراع. إذ يعد العمل من خلال بنية مركز عمليات وسيلة فعالة في توحيد الاستجابات
الإدارية.
سيكون
هناك متطلبات محددة لضمان إدارة ناجعة لمحطات الاقتراع من قبل مكاتب مدراء الدوائر
الانتخابية، وتتضمن:
·
وضع جدول زمني لتقديم تقارير عبر اتصال صوتي مع
محطات اقتراع في فواصل زمنية محددة يوم الاقتراع، منظمة بالتعاقب بحيث لا تحمل
مقدرات اتصالات الإدارة فوق طاقتها (الفترات الحرجة، مثل بدء وإغلاق الاقتراع، يجب
تغطيتها في هذا الجدول الزمني)،
·
ضمان اتصال مفتوح وسريع مع مدراء محطات الاقتراع،
خاصة للإجابة عن أي تساؤل،
·
توفير دعم موثوق لمواد إصلاحية أو نقص في العاملين
أو مشاكل أمنية،
·
معاينة محطات الاقتراع أثناء ساعات الاقتراع
للتأكد من أن مدراء محطات الاقتراع يطبقون بالشكل الصحيح الإجراءات المطلوبة
والممارسات الإدارية.
زيارات لمحطات الاقتراع
من
المهم عند وضع جدول زمني لزيارات إشرافية محاولة تغطية جميع محطات الاقتراع ضمن
أول ساعتين من الاقتراع:
·
حتى زيارة وجيزة يمكنها تحديد وتدارك مواطن الضعف
في تجهيز محطة اقتراع، إساءة فهم الإجراءات، أو مشاكل تسليم المواد.
·
زيارة مبكرة في اليوم ستسمح أيضا بتحديد مبكر
لمدراء محطات الاقتراع الأضعف، الذين قد يحتاجون لزيارات متكررة ومساندة إدارية.
·
الانتظار حتى وقت متأخر من النهار لمعاينة أي محطة
اقتراع من شأنه أن يخلق مخاطر الخطأ في التعامل مع أعداد كبيرة من الناخبين، أو
تشكل صفوف ناخبين طويلة وبطيئة بسبب تطبيق غير فعال للإجراءات.
جدولة
زيارات مماثلة يجب أيضا أن تعمل على زيادة الدعم لمدراء محطات الاقتراع الأقل خبرة
أو الأقل إنجازا طوال يوم الاقتراع.
استخدام
موظفي محطة اقتراع جوالين ذوي رتبة أعلى لمعاينات محطات الاقتراع وتزويد مواد
الطوارئ سيعزز الطاقات الإشرافية للإدارة ضمن الدوائر الانتخابية. يمكن تنفيذ هذا
بشكل أسهل في مناطق ذات كثافة سكانية أعلى. ففي المناطق الريفية، قد تجعل المسافات
بين محطات الاقتراع هذه القدرة الإشرافية الميدانية المفيدة غير قابلة للتطبيق.
الإشراف على الكادر ضمن محطات الاقتراع
أحد
المهام الرئيسية لمدراء محطات الاقتراع هو إدارة أداء كادر محطة الاقتراع لضمان
المحافظة على الخدمة، النزاهة، ودقة الإجراءات بمعدل عال طوال يوم الاقتراع.
في
محطات اقتراع ذات أعداد أكبر من العاملين، هذا قد يتطلب كادر إشراف إضافي، مع
مساعد مدير أو نائب مدير، من أجل مراقبة فعالة لأداء الكادر.
تعيين
كادر مدراء محطات اقتراع لا يتمتعون بخبرات إشرافية، مهما كانت معرفتهم التقنية
جيدة، سيخلق مشكلات يوم الاقتراع. ففي إدارة الكادر والإشراف عليه بفعالية، يحتاج
مدراء محطات الاقتراع القيام بدور استباقي بدلا من الانتظار حتى تنشأ مشاكل. وتتضمن
العناصر الأساسية لكادر الإشراف ضمن محطات الاقتراع:
·
مراقبة أداء الكادر باستمرار طوال ساعات الاقتراع
(راجع مراقبة
أداء كادر محطة الاقتراع)،
·
إعارة الانتباه لمسائل رفاهية الكادر (راجع رفاهية الكادر يوم الاقتراع).
فهم المهام
يجب
على جميع عاملي محطة الاقتراع أن يفهموا بوضوح المهام المكلفين بها. هذا يتطلب أن
يقوم مدير محطة الاقتراع بتعيين مهام محددة لجميع العاملين قبل المباشرة
بالاقتراع، وفي جميع الأوقات التي يتناوب فيها العاملين على وظائف مختلفة في محطة
الاقتراع.
قبل
المباشرة بالاقتراع، على مدير محطة الاقتراع أيضا أن يعطي تعليمات نهائية للعاملين
كمجموعة و، عند الضرورة، بشكل فردي، لتذكير كادر محطة الاقتراع بالإجراءات
وإخطارهم بأي خدمة أو أمور إجرائية مخصصة لمحطة الاقتراع تلك وأسباب الراحة المتوفرة
(راجع الاستعدادات
للمباشرة بالاقتراع). تعليمات نهائية مشابهة يجب تقديمها لكادر عد الأصوات
قبل المباشرة بالعد.
تسوية النزاعات
يجب أن
يكون مدراء محطات الاقتراع في حالة تأهب لأي مؤشرات لنشوب نزاعات بين ناخبين أو
مراقبين وموظفي محطة الاقتراع، وأن يتدخلوا بسرعة، بهدوء، وبدماثة لحل خلافات
مماثلة.
دعم الإدارة لموظفي محطة الاقتراع
موقف
موضوعي وغير متحيز يجب أن يُتخذ من قبل مدراء محطات الاقتراع والمدراء الانتخابيون
تجاه أي شكاوى حول الإجراءات، الخدمة، وسلوكيات عاملي محطة الاقتراع.
في
الانفعالات المتأججة لبعض أوقات الاقتراع، يمكن فهم أخطاء بريئة من قبل مشاركين
سياسيين على أنها انحياز والتطبيق الصارم الضروري لمتطلبات النزاهة في إجراءات
الاقتراع قد يبدو للناخبين كبلادة بيروقراطية.
يعمل
موظفي محطة الاقتراع غالبا لساعات طويلة تحت ظروف مرهقة والتي من شأنها أن تستنفذ
قدرة أي شخص على الصبر.
حين
يتبع موظفي محطة الاقتراع إجراءاتهم ويسعون لخدمة الناخبين بأفضل ما تسمح به
الظروف، يستحقون دعم المدراء في مواجهة الشكاوى. وحيث انحرافهم عن الإجراءات
النظامية قد يهدد نزاهة الاقتراع، يجب أن تتوفر قدرات واضحة على الانضباط وأن
تستخدم من قبل مدير محطة الاقتراع.
