في الأنظمة
حيث مراقبة أوراق الاقتراع الموزعة هي آلية الأمانة الرئيسية، عدد أوراق الاقتراع
الموزعة، مع الأخذ بالحسبان أي اقتراعات تالفة (تلك المسلمة من قبل الناخب واستلام
اقتراع جديد بدله)، يجب أن يساوي عدد الناخبين المسجلين على أنهم قاموا بالاقتراع.
في تلك
الأنظمة استخدام مراقبة توزيع مغلفات الاقتراع كآلية أمانة رئيسية، المغلفات
الموزعة على الناخبين يجب أن تساوي عدد الناخبين المسجل على أنهم قاموا بالاقتراع.
يفضل
أن تُجرى هذه المطابقة في محطة الاقتراع وأن تُسجل رسميا من قبل مدير محطة
الاقتراع وأن توثق بإمضاء من ممثلي أحزاب/مرشحين حاضرين.
غالبا،
نظرا للضغوط في الوقت، يتم القيام بهذا على قاعدة وطنية بعد إعادة المواد من العد.
تؤدي
هذه الطريقة غالبا لمشاحنات حول أعداد الناخبين المؤهلين والفعليين، والتي يصعب
حلها دون حضور أولئك المسؤولين عن توزيع مواد الاقتراع.
في حال
إمكانية استخدام طرق مؤتمتة لحساب أعداد الناخبين، كحين يكون الاقتراع بواسطة
الحاسوب، أو تستخدم سجلات ناخبين قابلة للمسح البصري، قد يكون من الأكثر فعالية أن
تنفذ في مكان مركزي.
مصادر البيانات
الأرقام
الخاصة بعدد أوراق الاقتراع الموزعة، أو مغلفات الاقتراع الموزعة، يجب أن يتم
الحصول عليها مسبقا من سجلات حساب أوراق الاقتراع أو المغلفات.
السجلات
الخاصة بالعدد الظاهري للناخبين الذين تلقوا مواد اقتراع قد يتم الحصول عليها من
عدة مصادر، اعتمادا على طرق التسجيل المستخدمة، على سبيل المثال:
·
بحساب عدد الناخبين المعلمين على أنهم قاموا
بالاقتراع في سجل (سجلات) الناخبين مضافا إليه سجلات عدد الناخبين غير المدرجين في
سجل (سجلات) الناخبين والذين أثبتوا أهليتهم للاقتراع وقد تم إعطائهم أوراق اقتراع
في محطة الاقتراع،
·
بحساب القيود في أي سجلات منفصلة لناخبين تلقوا
أوراق اقتراع، أو أوراق تفقد/بطاقات شطب لأعداد الناخبين الذين تلقوا أوراق
اقتراع، في حال أنه قد تم الاحتفاظ بها من قبل المسؤولين عن توزيع أوراق الاقتراع
خلال الاقتراع،
·
بحساب عدد الطلبات المقدمة من الناخبين من أجل
الحصول على أوراق اقتراع، في حال استخدامها،
·
بحساب عدد بطاقات تعريف الناخب المسلمة، في حال
استخدام هذا الضابط.
بشكل
عام، المصدر الأكثر نجاعة لعدد أوراق الاقتراع (أو المغلفات) الموزعة هو حساب عدد
أولئك الناخبين المعلمين في سجل الناخبين المصدق على أنهم قاموا بالاقتراع، مع
التعديلات الخاصة باقتراع أي ناخبين من لائحة تكميلية مؤلفة من:
·
تسجيلات يوم الاقتراع، أو
·
عن طريق أوراق اقتراع شرطية/معلقة، أو
·
استخدام شهادات توزع عندما يتم إثبات أن الناخبين
قد حذفوا بالخطأ من سجل الناخبين.
حيث
يتوجب على الناخبين تقديم طلبات للحصول على أوراق اقتراع، قد يشكل حساب عدد
الطلبات مصدر رئيسي مفضل لأرقام المطابقة.
في حال
عدم استخدام سجلات ناخبين، أو طلبات لازمة، هناك طرق أخرى، مثل الاحتفاظ بلائحة
بالناخبين الذين تلقوا أوراق اقتراع، ستحتاج لأن تُنفذ.
مصادر بيانات متعددة
الاحتفاظ
بمصادر متعددة لمعلومات مماثلة يخلق مسؤولية أكبر عن الأخطاء وبالتالي
مفاهيم/ادعاءات بسوء الممارسة. موظفي محطات الاقتراع ليسوا مثاليين. فإذا تم طلب
الاحتفاظ بنفس المعلومات بطريقتين مختلفتين أو أكثر، من المرجح بشكل كبير أنه سيكون
هناك تناقضات في نهاية يوم عمل طويل.
على
سبيل المثال، في حال استخدام وتعليم سجلات ناخبين، القيام أيضا بالاحتفاظ يدويا
بلائحة منفصلة بالناخبين الذين تلقوا أوراق اقتراع يمثل استخداما غير فعال للمصادر
ومن شأنه أن يخلق مشاكل أثناء عمليات المطابقة في محطة الاقتراع أو في عمليات تفقد
لاحقة عندما يختلف السجلين.
حتى
حين يتم الاحتفاظ بأوراق تفقد أو بطاقات شطب معلمة للإشارة لسياق حركة الناخب
ومستويات الخدمة في أوقات مختلفة من يوم الاقتراع، يجب الاحتفاظ بشكل واضح بسجلات
غير رسمية بعدد الناخبين الذين اقترعوا.
التناقضات أو الفروقات
أي
تناقض بين أرقام أوراق الاقتراع الموزعة (أو، عندما تكون ذات صلة، مغلفات الاقتراع
الموزعة) والناخبين المسجلين على أنهم قاموا بالاقتراع يتطلب تحقيق فوري والتماس
حل من مدير محطة الاقتراع (أو موظفي هيئة إدارة الانتخابات، إذا نفذت عملية التفقد
هذه بعد يوم الاقتراع).
·
في حال اكتشاف أن التناقضات نتيجة خطأ، يُفضل
توثيق اكتشاف مماثل بتوقيع ممثلي أحزاب/مرشحين.
·
في حال أن التناقضات كبيرة ويتعذر تفسيرها، يتطلب
الأمر تحريات إضافية قبل الانتهاء من أي عملية عد.
عمليات
مطابقة لاحقة خلال حساب عدد أوراق الاقتراع الفعلية في صندوق الاقتراع مضافا إليها
عدد أوراق الاقتراع المرمية/المرفوضة إن وُجدت بالمقارنة مع العدد الإجمالي
للناخبين المسجلين على أنهم قاموا بالاقتراع ستحسن عملية تفقد الأمانة هذه.
