بصرف
النظر عن الاحتياطي الرئيسي من العاملين اللازمين في محطات اقتراع يوم الاقتراع
ومن أجل العد، سيكون هناك حاجة بشكل عام لتشغيل كادر لمهام دعم عمليات اقتراع
أخرى. وتتضمن هذه العمليات:
·
حيث لا وجود لهيئة إدارة انتخابات دائمة على مستوى
محلي، مدراء دوائر انتخابية مؤقتة، لجان انتخابية محلية، أو عاملين مماثلين
(اعتمادا على كيفية تحديد المسؤوليات في إطار العمل القانوني) مسؤولين عن
الانتخابات في كل دائرة انتخابية.
حيث لا تنتخب الانتخابات ممثلين أفراد عن دوائر انتخابية
متعددة، قد تكون هذه مناطق إدارة جغرافية مبنية على حدود إدارية أخرى، مثل دوائر
حكومية محلية.
·
عاملين لمرافق اقتراع خاصة، مثل التصويت المبكر،
التصويت عبر البريد، الاقتراع في أماكن خارج البلاد، مرافق اقتراع الغائبين،
ومحطات الاقتراع المتنقلة.
·
دعم إداري لمهام الاستعداد
للانتخابات، مثل تنظيم التجهيزات واللوجستيات، التعيينات وأمور
تشغيل عاملين أخرى، رزم مواد لإرسالها لمحطات اقتراع، وإعادة مواد من العد.
·
عندما تسمح الموارد والظروف الجغرافية، شبكة من المشرفين
الميدانيين الجوالين لمساعدة مدراء محطات الاقتراع ومراقبة أداء محطات
الاقتراع يوم الاقتراع.
الدعم الإداري
للمحافظة
على تقديم خدمة ناجعة الكلفة، لن يتم حتى تشغيل عاملين لهيئات إدارة انتخابية
دائمة بشكل دائم بالمستوى المطلوب لتقديم جميع الخدمات اللازمة خلال فترة
الانتخابات. حلول ناجعة الكلفة لحاجات إنتاجية إضافية خلال هذه الفترة قد تشمل
تشغيل كادر مؤقت من أجل:
·
الدعم الإداري، أو
·
تلزيم عقود (مع ضمانات أداء صارمة بما يكفي) بعض
الوظائف الإدارية واسعة النطاق، مثل إدارة جدول الرواتب ورزم مواد محطة الاقتراع،
لمنظمات أخرى.
يجب
وضع ضوابط صارمة على نفقات كادر الدعم الإداري الإضافي. فبما أن معظم المهام على
الأرجح تزداد وتنخفض وتيرة عملها بطريقة غير منتظمة، سيكون أمرا أكثر نجاعة في
الكلفة أن يتم تشغيل كادر مساعد إداري مؤقت على أساس ساعي بدلا من التكفل بعملهم
على أساس يومي، أسبوعي، أو أطول من ذلك.
سيكون
الكادر المساعد الإداري المؤقت بشكل عام أكثر فائدة إذا تم توظيفه في مهام لتسيير
عمليات مكثفة واسعة النطاق، مثل:
·
الاحتفاظ بسجلات تشغيل العاملين وجدول الرواتب،
·
تحضير وثائق طلبات الشراء لتصديقها ومراقبة تزويد
الطلبات،
·
تفحص تجهيزات المواد والمعدات وإعادة رزمها
لتوصيلها لمحطات اقتراع،
·
تفحص وتصنيف من أجل تخزين آمن، إعادة الاستخدام،
أو الإتلاف المواد المعادة من محطات الاقتراع وعمليات العد،
·
المساعدة في أي من وظائف التصويت عبر البريد
المنفذة من قبل مكاتب هيئة الإدارة الانتخابية،
·
تقديم مساعدة إدارية ولوجستية عامة لكادر هيئة
إدارة الانتخابات، بما فيهم العاملين في مكاتب مدراء الدوائر الانتخابية،
·
الإجابة عن تساؤلات الناخبين الأقل تعقيدا.
المحافظة
على بيانات تاريخية شاملة حول فترات العمل وأعباء العمل ستساعد في تطوير أطر عمل
لتحسين استخدام ناجع لكادر إداري مؤقت. ما عدا المهام التي تتطلب مدخل بيانات متخصصة
أو مهارات مماثلة، سيكون بشكل عام أكثر فعالية استخدام قاعدة بيانات العاملين
نفسها لهذه الحاجات بدلا من تشغيل عاملين لوظائف محددة.
موظفو/مسؤولو الاتصال والتنسيق مع محطات الاقتراع الجوالون
يحتاج
مدراء عمليات الاقتراع غالبا أن يلتزموا بالعمل داخل مكاتبهم يوم الاقتراع، خاصة
إذا كانوا يديرون دائرة انتخابية أو عمليات إقليمية ومراكز أمنية.
يمكن
تعزيز نجاعة الإدارة بشكل كبير إذا تم تعيين عاملي محطة اقتراع أعلى رتبة (ويفضل
أن يتمتعوا بالقليل من خبرة سابقة كمدراء محطات اقتراع) كمسؤولي اتصال جوالين أو
مفتشين لمجموعة من محطات الاقتراع. القدرة على القيام بهذا سيحددها توفر عاملين
مناسبين، المسافة بين محطات الاقتراع، والمناخ الأمني. ففي المناطق الريفية، على
وجه التحديد، قد لا يكون هذا قابلا للتنفيذ.
عدد الموظفين
الجوالين الذي يجب تعيينهم سيتفاوت وفقا للحجم الجغرافي لدائرة الإدارة الانتخابية
وعدد محطات الاقتراع. ويجب توظيف عدد كاف للسماح بحد أدنى يقدر بزيارة واحدة خلال
ساعات الاقتراع لكل محطة اقتراع في مناطقهم، ويفضل اثنتين، واحدة في الساعات
القليلة الأولى للاقتراع وأخرى لاحقا في اليوم أو قريبا من إغلاق الاقتراع. محطات
الاقتراع التي تخضع لتحكم مدراء أقل خبرة (خلال التدريب) يجب أن تكون هدفا لزيارات
متكررة أكثر.
يجب أن
يكون هؤلاء الموظفين الجوالين بشكل عام قادرين على توفير إشراف ميداني فعال لثمان
أو عشر أماكن اقتراع. موظفين مماثلين يمكنهم أن يكونوا بمثابة "أعين
وآذان" فعالة لإدارة الانتخابات وأن يؤمنوا الدعم لمدراء محطات الاقتراع في
مهامهم. وتتضمن المهام الملائمة لمثل هؤلاء الموظفين:
·
التأكد من أن إجراءات الاقتراع تُتبع بشكل صحيح في
محطات الاقتراع وتقديم إرشادات لمدراء محطات الاقتراع والكادر حول الإجراءات
الصحيحة،
·
معاينة لوائح التفقد والأعمال المنجزة من قبل
مدراء محطات الاقتراع وضمان أن جميع المهام المطلوبة قد تم إنجازها،
·
التأكد من تصاميم محطات الاقتراع تتبع الخطة
الصحيحة، أو في حال أنها معدلة فهي تشكل استجابة ناجعة للعقبات التي تمت مواجهتها
مع المكان قيد الاستخدام،
·
أن يحملوا معهم مخزون احتياطي من مواد اقتراع
لاستخدامه لإعادة تزويد طارئة لمحطات اقتراع،
·
مساعدة مدراء محطات الاقتراع بأي مسائل تخطيط لما
تبقى من يوم الاقتراع،
·
التأكد من تنفيذ أعمال إغلاق الاقتراع بشكل صحيح
وتزويد أي إرشادات لازمة حول رزم المواد،
·
مراقبة التطبيق الصحيح لإجراءات العد في حال كانت
عمليات العد ستنفذ في محطات اقتراع،
·
إكمال لوائح تفقد نوعية الأداء لكل محطة اقتراع
تمت زيارتها وتقديم تقارير متتابعة لمدير الدائرة الانتخابية حول الحالة الميدانية
ككل خلال يوم الاقتراع،
·
بعد ختام الاقتراع، تقديم تقرير لمدير الدائرة
الانتخابية حول أداء مدراء محطات الاقتراع وتقييم للعمليات في كل محطة اقتراع.
وليكونوا فعالين، سيحتاج هؤلاء الموظفين الجوالين:
·
وسيلة نقل موثوقة تتسع لنقل مخزون احتياطي من
المواد،
·
سلطة تفويض واضحة من مدراء عمليات الاقتراع لتوجيه
كادر محطات الاقتراع،
·
وسيلة اتصال لا سلكية أو هاتف متنقل من مركبتهم
لمحطات الاقتراع ولمركز عمليات الاقتراع التابعين له.
في حين
أن تشغيل هذا الكادر الإضافي قد يُعتبر تبذيرا، إلا أن في السلطات القضائية حيث
يتم استخدامها يكون لها تأثير إيجابي ملحوظ على نوعية أداء محطات الاقتراع.
