Además del contingente de personal necesario para las mesas de votación durante la jornada electoral y para el escrutinio, es común que se presente la necesidad de contratar personal adicional para apoyar en otras tareas de la logística electoral. Que incluyen:
- Oficiales de distrito temporales, o personal semejante para que sea responsable de la elección en cada distrito (dependiendo de cómo esté definida la rendición de cuentas en la legislación), cuando el organismo electoral carezca de presencia local.
Cuando el proceso no elija representantes individuales para varios distritos electorales, esto se podría realizar mediante áreas geográficas administrativas basadas en otras divisiones, como los distritos gubernamentales.
- Personal para las facilidades de votación especial, como el voto anticipado, el postal, en el extranjero, el ausente y en mesas de votación móviles.
- De apoyo administrativo para tareas previas a la votación, tales como la organización de los suministros y de la logística, el reclutamiento y otras cuestiones del personal, así como para el empaque de materiales para su entrega a las mesas y para después del escrutinio.
- Supervisores itinerantes que ayuden a los oficiales de mesa y que monitoreen su desempeño durante la jornada electoral, siempre que los recursos y las condiciones geográficas lo permitan.
Apoyo administrativo
Aún para los organismos electorales permanentes, resulta poco efectivo solventar el contrato permanente de todo el personal necesario para suministrar los servicios que requieren las elecciones. Una solución sustentable en términos de costo-efectividad, es la de contratar personal provisional para:
- Apoyo administrativo, o
- Contratar los servicios de otras organizaciones para realizar el pago de nómina, o para empacar los materiales de las mesas de votación.
Se deben instrumentar controles rigurosos sobre los costos del personal adicional. Es preferible que éste personal se contrate por hora, en lugar de garantizarles días, semanas o bases más largas de trabajo, ya que las tareas que desempeñarán son irregulares y algunas tienden a presentar horas pico.
Se le podría sacar mayor beneficio a la asistencia de personal temporal, cuando se utiliza en procesos intensivos o a larga escala:
- Para mantener registros del personal y de nómina;
- Preparar la documentación para aprobación de compras y monitorear el suministro de las solicitudes;
- Verificar el suministro de materiales y equipo, volviendo a empacarlo para su envío a las mesas de votación;
- Verificar y separar el material reenviado desde las mesas y centros de escrutinio, para almacenarlo de forma segura;
- Apoyar en cualquier programa de votación postal que realice el organismo electoral;
- Dar asistencia administrativa y logística al personal del organismo electoral, incluyendo las oficinas de los oficiales de distrito;
- Contestar las dudas menos complejas que presenten los electores;
Mantener un registro de datos históricos, referentes al tiempo de procesamiento de los electores y de la carga de trabajo, contribuirá a desarrollar esquemas para mejorar el uso del personal provisional. Será más conveniente incluir a este personal en la misma base de datos del personal fijo, exceptuando las tareas que necesiten de datos o de habilidades especiales.
Oficiales itinerantes y de enlace
Es común que los administradores de la logística electoral estén obligados a permanecer en su oficina durante la jornada electoral, especialmente cuando se encargan de centros distritales, regionales o de seguridad.
Se puede mejorar la efectividad de la administración, cuando se designan oficiales de mesa de votación experimentados para que funjan como inspectores itinerantes que supervisen un grupo de mesas. La capacidad de llevar a cabo este ejercicio estará limitada por la disponibilidad de personal, por la distancia entre las mesas de votación y por la seguridad que tenga el contexto. Es poco probable que se pueda instrumentar esta actividad en áreas rurales.
La cantidad de oficiales itinerantes que sería conveniente utilizar, se determina de acuerdo al tamaño del área geográfica del distrito electoral y por la cantidad de mesas que contenga. La cantidad ideal de oficiales debería permitir que realicen por lo menos una visita a cada mesa de votación durante la jornada electoral, sin embargo, sería preferible que pudieran realizar dos, una en las primeras horas de apertura de la mesa y otra cercana al término de la actividad. Las mesas que se encuentren administradas por oficiales con menor experiencia, deberían recibir visitas más frecuentes.
Los oficiales itinerantes deberían ser capaces de supervisar entre ocho y diez mesas de votación. Estos oficiales pueden ser los ojos y los oídos del organismo electoral, proporcionando a su vez asistencia a los oficiales en las mesas. Los deberes adecuados de este tipo de oficiales pueden incluir:
- Asegurarse de que las mesas de votación usen los procedimientos adecuados y en caso contrario, instruir al personal de las mesas sobre los métodos correctos;
- Verificar los registros de actividades elaborados por los oficiales de mesa, para asegurarse de que hayan llenado todos los puntos necesarios;
- Garantizar que los diseños de las mesas obedezcan a la planeación, y si fueron modificados, que respondan efectivamente a las dificultades de las instalaciones;
- Portar materiales electorales de reserva para usarlos en caso de que se necesite un reabastecimiento de emergencia en las mesas;
- Apoyar a los oficiales de mesa en cualquier aspecto de planeación durante la jornada electoral;
- Verificar que el cierre de la votación se haya realizado correctamente, suministrando orientación para el empaque de los materiales;
- Monitorear que se apliquen los procedimientos indicados para el escrutinio, cuando se realice en las mesas de votación;
- Elaborar listas sobre la calidad del desempeño de las mesas de votación y proporcionar al oficial de distrito reportes progresivos sobre la situación general de la votación;
- Al cierre de la votación, proporcionar un reporte al oficial de distrito sobre el desempeño de los oficiales de mesa, junto con una evaluación sobre las actividades de cada mesa. Para que los oficiales itinerantes sean efectivos necesitarán:
- Transporte confiable que tenga capacidad para transportar materiales de reserva;
- Que el organismo electoral le conceda la autoridad para dirigir al personal de las mesas de votación;
- Que su automóvil cuente con comunicación por radio o por teléfono móvil, para contactar con las mesas de votación y con los centros de logística.
Aunque el uso de este personal adicional podría considerarse un lujo, las jurisdicciones que lo han utilizado registraron un efecto positivo en la calidad del desempeño de sus mesas de votación.
